Външната бизнес кореспонденция като компонент на имиджа на успешна компания, Стойността на външния бизнес
Значението на външната бизнес кореспонденция за формирането на имиджа на компанията
В света на бизнеса документите са много важни: договори, разписки, разписки и много други. И това не е почит към бюрокрацията, а реална необходимост. Как например да се извика недобросъвестен партньор на сметка, без да има подписан договор с него. Или, да речем, сте на сто процента уверени в партньора си, устно сте се договорили за каквито и да било задължения с него, но не сте се разбрали в няколко точки. Или дори забравих някои от тях. Написано с химикал, не можете да го изрежете с брадва, както всички знаят.
Служебното писмо е специален вид документ, който е по-малко строго регламентиран от договор или указ, но има правно значение. Бизнес кореспонденцията се записва и съхранява в двете организации, като изходяща и входяща документация.
Съвременните форми на кореспонденция, които се приемат в международната комуникация, се развиха преди около 150 години в Англия.
Трябва да се помни, че повече внимание се отделя на официалните аспекти на кореспонденцията в чужбина, отколкото тук.
Обичайно е да се пише писмо на бланката на организацията, което вече съдържа данните за институцията или изпращащата компания. Външният вид на бланката е вид визитна картичка, така че трябва да се приема сериозно.
Адресът на получателя се изписва два пъти: върху плика от долната дясна страна и в горния ляв ъгъл на писмото.
Учтивостта изисква поставяне пред инициалите на едно от съкращенията „Господин“ („Господ“), „Госпожа“ („Господарка“) или „G-дама“ („Господ“).
В страните от арабския Изток са изброени дълга поредица от имена на предци - Ахмед ибн (син) Мохамед ибн Хасан ибн Хюсеин или Фатима бинт (дъщеря) Хасан и др.
В повечето страни е обичайно да се пише първо име, после фамилия. Има обаче и изключения. В Китай например фамилията е на първо място, следвана от първото име - Дън Сяопин.
Думите „Господин“ и „Господарка“ винаги са съкратени на „Господин“ и „Госпожа“. Те никога не се използват самостоятелно, без фамилно име. Заглавията и титлите като генерал, полковник, професор или президент за предпочитане трябва да бъдат изписани изцяло, особено върху плика на писмото.
В Англия често се използва вежливият адрес "Esq.", Съкратено "Esq." ("Esquier - Esq."). Думата "Esquire" никога не се използва заедно с думата "Master".
Ако искате да изпратите писмо лично до кореспондента, в този случай след фамилното име трябва да поставите „лично“ („Частно“ - Англия, „Лично“ - САЩ, „Поверително“ - Англия, САЩ).
Когато изпращат малки брошури, брошури в плик, те пишат „Отпечатано“.
Трябва да се отбележи, че всички служители на компанията трябва да се придържат към един корпоративен стил на писане на бизнес писмо. За да демонстрираме ясно значението на този фактор за формирането на положителен имидж на компанията, разгледайте следния илюстративен пример.