Внимание при изтегляне на методи за управление, документи и типове
Управлението е един от най-важните работни процеси в рамките на една компания, особено защото неговата добра организация зависи по същество от целия оперативен поток на компанията.
Наскоро ви показахме какво означава получаване на управление на запасите, когато използваме приложение за управление на облак, като например решението за фактуриране и управление, предлагано от Smart Bill (вижте тук как и къде можете да запазите облачното управление >>)
Ако в тази ситуация нещата са по-прости, освобождаването от отговорност е по-сложен процес, който може да има фискални и счетоводни последици. Очевидно този момент носи със себе си използването на няколко вида документи.
Ето как действително управляваме изтеглянето в случая с приложението Smart Bill, обяснено стъпка по стъпка.
Метод за излизане от управление
В случай на извеждане от експлоатация на запаси и други заменими активи (такива, които могат да бъдат заменени един с друг за изпълнение на определени задължения), те трябва да бъдат оценени и отразени в счетоводството чрез прилагане на един от следните методи:
Зелената книга на счетоводството 2020 печатна версия
CECCAR 2020 Изпит 100 на решени предмети
Счетоводство HORECA Счетоводни монографии и практически казуси
- FIFO
- LIFO
- Средно претеглена цена
Методът FIFO е един от най-използваните от повечето компании, особено защото е логичен вариант. LIFO е осъществимо само в определени отрасли (като петролната индустрия) и не се приема от Международните стандарти за финансово отчитане, а CMP обикновено се използва в случаите, когато запасите са силно смесени и еднородни, като е почти невъзможно да се припише цена на а именно артикул на склад.
В приложението за управление на Smart Bill ще използваме метода FIFO като метод за изтегляне на управление на запасите (щракнете тук, за да тествате приложението Smart Bill >>). Ето как изглежда извадка от приложението за складов лист на продукт на склад:
Документи за освобождаване от отговорност
Изчерпаните документи са:
- Ваучер
- Постъпления от данъци
- Известие, придружаващо стоките
- Фактура
- Ваучер за трансфер
- Инвентаризация (по-точно отчетът с резултата от инвентаризацията)
Ето как можем да генерираме тези документи в приложението Smart Bill:
Ваучер
Използва се, когато консумираме материали от склада (с други думи ги приспадаме от управлението). Въз основа на него ще отчитаме в счетоводството потреблението на материали (бележка 6xx = 3xx).
За целта ще получим достъп до раздела Транзакции на склад - Потребление:
Внимание: когато изберем продукта, който ще се консумира от склад, приложението ще ни предупреди за оставащото количество.
Известие, придружаващо стоките
За да генерираме известието, ще трябва да изберем раздела Продажби и придобивания - Продажби - Известие
По-долу е действителното въвеждане на данните, присъстващи в известието:
Не забравяй: Можем да изберем да изберем или не да изтеглим ръководството в края на становището. Това ни дава гъвкавост в случай на различни конкретни ситуации в ежедневната дейност. Тази опция е валидна на ниво документ.
Както знаете, фактурата отразява излизане от управлението на стоките. Той трябва да отговаря на поредица от задължителни изисквания за съдържание, изрично установени от действащия Фискален кодекс. (вижте тук как правим фактурата в тази програма >>)
Ваучер за трансфер
Квитанцията за прехвърляне е документ, с който се предават различни запаси между различни ръководства. Smart Bill ни предлага много полезна опция, която ви съветваме да използвате:
- В прозореца за въвеждане на данни за прехвърляне имаме възможност да изберем: Генериране на известие от хищническото управление и NIR в получаващото управление. Ако изберем тази опция, автоматично ще генерираме двата споменати документа. Ако не, ще генерираме само разписката за превода.
По-долу ще намерите някои конкретни подробности относно начина на извършване на превода:
и) ако имаме прехвърляния между количествено управление на стойността:
- приложението Smart Bill имплицитно ще предложи генерирането на ваучер за трансфер. Той изтегля едното управление и автоматично ще зареди другото; (... прочетете тук подробности за Smart Bill >>)
- можем да проверим опцията за генериране на известие и NIR. Много е полезно, когато двете ръководства са на различни места (и обикновена разписка за превод не ни е достатъчна);
- ако не проверим опцията за генериране на известие и NIR, но 2-те процедури имат различни адреси в номенклатурата, тогава приложението ще уведоми потребителя и ще му предложи да избере опцията с известие и NIR;
ii) ако поне един от трансферите е от глобална стойност, приложението ще предложи издаването на трансфер въз основа на одобрение и NIR .
iii) когато генерираме превод въз основа на известие + NIR, се генерира друг документ (отчет за прехвърляне), който централизира информацията от двата документа.
Като важно предимство трябва да се спомене, че всички действия могат да се управляват с един прозорец.
За него приложението, предлагано от Smart Bill, ни предлага и опцията f) Корекция на запасите, която позволява въвеждането на такива нетипични транзакции. (. щракнете тук, за да видите как работи приложението >>)
Не забравяй че Инвентаризацията е операцията, която осигурява изхвърлянето. Той е задължителен поне веднъж годишно, като се има предвид, че той съчетава писмените отчети с конкретната ситуация, така че да представлява отправна точка за изготвяне на финансовите отчети.
Предимството на използването на приложението Smart Bill е, че Инвентаризацията е проектирана така, че да може лесно и бързо да се използва, адаптирана към потока на всяка компания.
Ето няколко примера:
· Можем да отпечатаме инвентарен списък направо от приложението. Той може да бъде попълнен с действителния запас и след това да бъде регистриран в Smart Bill;
· Можем да използваме скенер за баркод, свързан към лаптоп (дори безжичен) и да сканираме всеки продукт поотделно (с възможност за определяне на сканираното количество, по подразбиране е 1)
· Можем да попълним инвентара, докато намираме съответните продукти.
Какво се случва, когато възникнат непредвидени ситуации в някой от представените по-горе случаи?
Решаването на тази ситуация също е възможно най-просто: можем да приложим корекции или корекции от предишни периоди, които могат да бъдат оформени във всеки от горните модели.
За да направите това, в Smart Bill има опция f) Корекция на запасите. Позволява ни да въвеждаме нетипични транзакции.
По-долу можете да видите как добавяме причината за корекцията и различни наблюдения, които имат дарбата да ни помогнат, ако искаме да си спомним кои са причините и ситуациите, довели до корекциите. Това е за евентуалността, в която искаме да се върнем към тези записи в даден момент в бъдеще.
За управлението на всеки икономически субект е много важно да се установи от самото начало вид управление: ще бъде на едро или на дребно. Очевидно се прилагат различни методи за аналитично регистриране на инвентара.
По този начин може да се води аналитичен отчет на запасите: количествен и стойностен или само стойностен, като се използват два инструмента: постоянен инвентар или периодичен инвентар.
Изборът на един или друг метод зависи от конкретната ситуация на компанията.
Как да направим това в управлението на Smart Bill ?
Тогава в Номенклатурата дефинираме ръководствата, трябва да изберем вида на управлението. Той допълнително ще определи оценката или на покупната цена, или на продажната цена.
Това са едни от най-важните неща, които трябва да знаем, когато организираме управлението си. В зависимост от това, което искаме, начините на работа могат да бъдат различни: можем да работим ръчно или да използваме приложение като Smart Bill, което автоматизира всичко.
Изборът зависи от всеки от нас, но трябва да се вземат предвид най-важните фактори: време, разходи, ефективност и възможности.