Услуги за създаване на електронен архив
Целта на електронния архив е да осигури дългосрочно съхранение на документи, без да губи ефективност по време на работа. Предимството на този подход към архива е относително ниските финансови разходи, като същевременно се гарантира достатъчна надеждност и бърз достъп до данни.
Проблеми със съхранението в архива:
- наличие на помещения;
- възможността за възстановяване в случай на повреда на документи;
- входящи документи.
Етапи на създаване на електронен архив
- работен план за създаване на електронен архив;
- избор на хардуерен и софтуерен комплекс за съхранение на документи;
- работа.
Събиране и анализ на информация
За да изберете оборудване и софтуер, първо е необходимо да се съберат данни за броя на документите в архива на институцията, средния брой страници по делото, както и средния ръст на делата за месец. Въз основа на условието размерът на сканираната страница да е средно 150 KB (JPG формат), можете да направите приблизително изчисление на размера на архивите на институцията към настоящия момент и да прогнозирате нейния растеж за 10 години. Ако знаете средното увеличение на документите на месец, тогава можете да изчислите месечното увеличение на размера на електронния архив. Данни за размера на електронния архив ще са необходими при избора на оборудване за създаване на електронно хранилище.