Управлявайте добре имейлите за по-добра професионална ефективност

Актуализация 23/06/2020 от екипа на Manager GO!

имейлите

Лошо управляваните имейли стават контрапродуктивни и стресиращи, когато основната им функция е да ви помогнат да бъдете по-ефективни. Тази страница прави преглед на най-добрите практики, които да следвате, за да не бъдете претоварени с имейла си.

Не позволявайте броят на „непрочетените“ имейли да ви надвишава

Служител или на свободна практика, стресиран или спокоен на работа, свръх свързан или не: независимо от профила, по-голямата част от работниците не са имунизирани срещу натиска на "непрочетените" имейли. Съзнателно или не, тези чакащи съобщения се вписват като толкова много задачи, които да бъдат обработени в ъгъла на мозъка ви, и упражняват силен психологически натиск.

Златното правило за ефективно управление на бизнес имейли: не бъдете претоварени от броя на непрочетените имейли. По този начин намалявате натиска и работите в по-добри условия. Някои съвети да не се претоварвате:

  • Незабавно обработвайте имейли, които изискват намалено време за обработка. Когато отворите входящата си поща, идентифицирайте съобщенията, които изискват кратък отговор, и го напишете незабавно. Файлът е затворен, можете да проверите със задоволство елемент от вашия списък със задачи и да продължите напред. Използвайте директории. Някои имейли изискват повече време за обработка. Други включват събеседници от трети страни или елементи, независими от вашата работна сила: отговорът непременно се забавя. Класифицирайте тези съобщения в директории. Например можете да създадете директория „да бъде обработена“: това ви позволява да четете имейла, който вече не изглежда „непрочетен“, докато го архивирате в папка, за да бъде прегледана, когато сте в състояние да обработвате имейл. Забележка: можете да организирате етикетите си според нивото на спешност или крайните срокове - „да бъдат обработени в рамките на 24 часа“, „да бъдат обработени в рамките на 7 дни“ ...

Изтеглете нашия практически лист в pdf

    Лесни обяснения за лесно изпълнение Илюстрирано с примери Приятен и ефективен pdf файл

Планирайте автоматични отговори

По време на ваканцията си програмирайте автоматично съобщение за отсъствие. Освен надлежно информиране на събеседника ви помага да облекчите ума си - и да се възползвате максимално от ваканцията си! „Роботът“ отговори вместо вас, подателят на съобщението е наясно, че ще отговорите на тях на посочената дата. Без стрес, комуникацията е запазена.

Превърнете входящата си поща в истински работен инструмент

Професионалните пощенски кутии са оборудвани с мощни функции, които имате всички интереси да използвате. Сред тези характеристики: директории. Те ви позволяват не само да намалите броя на непрочетените имейли, но и да класифицирате и архивирате вашите съобщения стратегически, като физически органайзер.

Мислете за имейла си за сортиране. Тази платформа се превръща в ценен инструмент за оптимизиране на вашата организация по време на работа. Ако всяко съобщение е поставено на мястото си, идеите ви са по-ясни: можете да се концентрирате на 100% върху основния си бизнес. Създаването на тази организация изисква малко време отпред, но спестявате много в дългосрочен план.

Забележка: някои практикуват политиката "нулево съобщение". Въпросът е да напуснете офиса без никакво съобщение във входящата си поща: имейлите, обработени или не, незабавно се архивират в съответната директория. В зависимост от вашата степен на устойчивост на професионален натиск, можете да тествате тази политика.

Установяване на „имейл времена“

Ефективното управление на професионалните имейли също означава да не се оставяте да се разсейвате от ненавременното им пристигане през целия ден - и през нощта! Печелите производителност на работа, като задавате „имейл времена“.