Управление на времето: съвети за личен живот и работа

За много хора стресът, натискът и преумората са част от ежедневната им работа и често се прокрадват в личния им живот. Обикновено е възможно да се предотврати - с правилното управление на времето.

Управление на времето: съвети за.
Съвет 1: Елиминирайте крадците на времето
Съвет 2: справете се с натиска във времето
Съвет 3: самодисциплина
Съвет 4: кратки почивки
Съвет 5: подобрете усещането си за време
Съвет 6: използвайте свободното си време

Въпреки че сте в офиса сутрин, преди да започнете работа, не можете ли да изчистите планината от работа? Вместо това, попада ли повече на бюрото ви? Въпреки че работите през него, продължавате ли с времето си? Тогава съветите за по-добро управление на времето могат да помогнат.

Съвет за управление на времето 1: премахнете крадците на време

Много крадци време дебнат във всекидневието, за да ни отклонят от най-важното. Не е задължително да са хора. Това са предимно дейности, които отнемат много време, но не са много полезни. Вие сте отговорни за известно време крадци, например ако се оставите да се разсейвате от заветните навици, докато работите.

Крадците на работно време включват например:

претрупано бюро с лошо сортирана картотека

твърде дълги срещи или телефонни разговори

не мога да кажа не"

Време за изчакване за срещи

За да спечелите повече време, предварително се изискват известни усилия. Последователно записвайте всяка дейност и нейната продължителност за една седмица. След тази седмица анализирайте графика си. За какви дейности отделихте особено много време, без да получите никаква полза? Рафтът ли е? След това въвеждате ред в хаоса на бюрото си. Или милият колега, който идва във вашия офис за малък разговор? В бъдеще отложете подобни разговори за обедната си почивка. Защото петминутен разговор бързо се превръща в половин час.

Между другото, "изправените срещи", в които участниците говорят, докато стоят, са по-спестяващи време и по-ефективни от традиционните срещи. Такива срещи не трябва да продължават повече от 30 минути и да бъдат ограничени до максимум десет участници.

Съсредоточете се върху изключването на трите най-лоши време крадци от вашия списък за постоянно. Бъдете последователни в това. Ще видите, че имате значително повече време да си вършите работата.

Съвет за управление на времето 2: Справете се правилно с натиска върху времето

За да си вършите работата ефективно и най-вече правилно, не просто трябва да разпознавате какво ви отнема времето. Важно е да структурирате деня си разумно. Не става въпрос само за записване на това, което трябва да направите. Важно е да си поставите приоритети. Напишете списъка си със задачи на ръка. Писмен документ на компютъра бързо изчезва зад други прозорци или е сведен до минимум в лентата на задачите - изгубили сте от поглед задачите си в истинския смисъл на думата. Запишете вашите дейности, както и кога ще ги правите.

Буферните зони предотвратяват натиска във времето

Независимо дали става въпрос за личен разговор, телефонно обаждане или имейл - планирайте в буферни зони за всички задачи, които трябва да направите. Това ви пречи да влезете в басейна, ако разговорът продължи неочаквано по-дълго.

Като правило, десет до 15 минути са достатъчни като буферна зона. В отделни случаи дори повече. Доброто управление на времето не означава само да направите това, което сте си поставили за цел, но също така да признаете и класифицирате важността на собствените си задачи.

Приоритизиране: задачи с тежести

Поставете приоритети и оценете задачите според тяхната важност. Тук може да помогне така нареченият принцип на Айзенхауер или ABC. Според този метод задачите са разделени в четири категории:

A = спешни и важни (кризи, текущи проблеми, работни места с ограничение във времето)

Б = важно, но не спешно (планиране, подготовка, изясняване на ценностите, работа в отношенията и т.н.)

C = спешно, но не важно (прекъсвания, определени срещи, телефонни обаждания, имейли и т.н.)

Кошче = за всички неспешни и маловажни задачи

Нивото на ефективност варира в зависимост от времето на деня в зависимост от вида на съня. Бухалите могат да се концентрират най-добре между 8:00 и 11:00 и след 16:00. Определете личния си период на изпълнение и правете нещата, които са особено взискателни към вас.

Съвет за управление на времето 3: развийте самодисциплина

Имате ли добър график и усъвършенствано управление на времето - и все още не постигате това, което сте си поставили за цел? Тогава може да е, защото прекалено често се разсейвате, отлагате нещата въпреки графика и по този начин получавате усещането, че все още нямате достатъчно време.

В този случай трябва да работите върху вашата дисциплина. Като първа стъпка към по-голяма самодисциплина трябва да осъзнаете колко самите вие сте в ситуацията. Само тогава можете да работите специално за повишаване на вашата дисциплина.

Ако сте от хората, които лесно могат да бъдат отвлечени от това, което правите, трябва да тренирате способността си да се концентрирате. Когато правите задача, фокусирайте се само върху това. Кажете на колегите, че не искате да ви безпокоят за ограничен период от време. Не проверявайте имейлите си между тях, не отговаряйте на телефона и не яжте отстрани.

Не си позволявайте да се разочаровате

Подобряването на вашата самодисциплина изисква много търпение. Ще изпитате и неуспехи. Въпреки най-голямата концентрация и позитивно отношение (което също е важна част от самодисциплината) може да се случи нещо да не се получи както сте планирали. Разбира се, това е разочароващо и изкушаващо да се откажете. Не попадайте в този капан.

Вместо това, работете върху вашата толерантност към разочарование. Запитайте се защо точно сте разочаровани. Защото вашият проект не работи или защото сте избрали грешния път? Познаването на причините ще улесни справянето с чувството на разочарование.

Тогава не проверявайте неуспешната си задача, а измислете нов начин за това как можете да постигнете целта си. Това е единственият начин да подобрите самодисциплината си в дългосрочен план. И ако работите дисциплинирано, ще откриете, че имате достатъчно време да свършите и нещата.

Доброто често е достатъчно добро

Не се спирайте на перфекционизма и напрежението, което идва с него. Малко хора разпознават разликата между „добър“ и „много добър“. Но за да превърнете нещо добро в нещо много добро, обикновено ви е необходимо непропорционално много време. По-добре да се придържате към италианския икономист и социолог Вилфредо Парето, който постави правилото 20:80: С 20 процента усилия обикновено могат да бъдат постигнати 80 процента от резултата. За да се постигнат останалите 20 процента, сега ще трябва да се използват 80 процента енергия. Струва ли си?

Съвет за управление на времето 4: Кратките почивки са по-ефективни

Трябва да се правят почивки, когато все още не сте уморени. Ако напрежението е твърде голямо и "батерията" е празна, отнема много повече време, за да я презаредите. Преждевременните почивки поддържат концентрация и предотвратяват напрежението. По-ефективно е да правите много кратки почивки от работа, отколкото няколко дълги. Тъй като кратките прекъсвания работят по-добре срещу прогресивната умора.

Съвет за управление на времето 5: подобрете усещането си за време

Ако обикновено имате проблеми с разумно управление на времето си или ако не можете да прецените колко време ще ви е необходимо за определена работа, тогава ви липсва чувство за време. Вие не сте сами в това. Много хора нямат добро усещане за време. По изключение накарайте приятелите си да изчакат следващата среща и след това помолете всички да познаят колко минути сте закъснели. Без да гледате часовника, разбира се. Вероятно ще получите различни отговори. Всеки преживява времето по различен начин. Още по-важно е да развиете усещане за време за действителни периоди от време, за да можете да оцените продължителността на задачите си и по този начин да планирате по-добре.

Простите упражнения помагат на усещането за време при скокове

Вземете пример от деца, които тренират усещането си за време, като правят времето видимо, например с пясъчен часовник, докато мият зъбите си. Вземете си и пясъчни часовници, но с различни интервали от време, например три, пет и десет минути. Оставете пясъчния часовник да работи заедно с по-кратки дейности. Можете да видите как времето буквално лети и да се научите да преценявате колко време ви е необходимо за различни дейности. Ако се чувствате по-уверени, можете да сваляте часовника си от време на време - с редовна практика усещането ви за време също ще се подобри. Въпреки това, през първите няколко дни от упражнението, уверете се, че сте информирани за други срещи. „Тренирам чувството си за време“ не е добро оправдание за пропускане на среща.

Съвет за управление на времето 6: Избягвайте стреса в свободното време

Щом уикендът е тук, той отново свършва. Времето е минало светкавично с всички дейности. Ако бързате от среща към среща извън работата си - дори ако срещите са предназначени - в крайна сметка ще почувствате, че нямате време за себе си. Това явление се нарича стрес в свободното време.

За да предотвратите това да ви се случи, има смисъл да поддържате календар за срещи в личния си живот. Запишете какво сте планирали за свободното си време, но също така планирайте фазите на релаксация и място за спонтанни дейности. Фиксираният срок създава натиск да се запази. Колкото и да се радвате да отидете на риболов с приятеля си или да пазарувате с най-добрия си приятел - ако уговорената среща се окаже и нямате повече желание или енергия, това губи свободно време.

Ако управлявате добре времето си, трябва да можете да вземете един ден от седмицата и един час почивка през останалите дни. Защото можете да се представите добре в професионалния си живот само ако сте възстановени и презаредите батериите си навреме. Можете да намерите повече съвети по въпроса за баланса между професионалния и личния живот тук.