Телефониране Правилно отговаряне на обаждания в офиса -
Съвети за поздрав
За първото впечатление няма втори шанс. Фокусирайте цялото си внимание върху разговора и бъдете приятелски настроени.
Моля усмихнете се
Усмихнете се, преди да вдигнете телефона. Усмивката прави гласа ви по-приятен.
Оставете камбаната да звъни два пъти
Оставете телефона да звъни два пъти, преди да вземете слушалката. Повикващият не очаква да отговорите веднага.
Фирма, вашето име и фамилия, поздрав
Първо посочете името на вашата компания, след това собственото си име и фамилия. Повикващият често не разбира правилно първите няколко думи. Тъй като той се обажда специално на вашата компания, той очаква името на компанията да бъде споменато. Споменаването на собственото ви име е лично и приятно. Отваряте разговора с „Здравейте!“ Или обичайния поздрав.
Няма празни фрази
В края на поздрава не използвайте празни фрази като „Какво мога да направя за вас?“ Това е безсмислено и звучи като придружител.
Подобрете гласа и езика
- Седнете и се отпуснете, докато говорите. Това прави гласа да звучи по-пълно и по-дълбоко.
- Жестикувайте спокойно, докато говорите. Повикващият не може да ви види, но прави речта ви по-жива.
- Когато сте уморени, изправете се, за да говорите по телефона. Така гласът ви звучи оживено.
- Говорете на стандартен немски колкото можете по-добре. Диалектът не е проблем, ако можете да бъдете добре разбрани.
Съвети за разговора
Когато се представите, позволете на обаждащия се да каже думата си. Повикващият ще се представи и ще обясни причината за обаждането. Слушайте внимателно, задавайте въпроси, ако не разбирате нещо и повтаряйте важна информация.
водене на записки
Водете бележки по време на разговора. Бележките ви са създадени правилно, ако отговарят на следните въпроси: Кой се обади? За какво беше? Какво беше договорено?
Запомнете името на обаждащия се
Запишете както собственото, така и фамилното име на повикващия. Това работи добре в по-късна кореспонденция. Ако не сте разбрали името, използвайте сегашното време, когато питате: „Какво е вашето име?“ Помолете повикващия да го напише с име, което не е ежедневно.
Академична степен
Ако обаждащият се има академична степен, обърнете се към него с: "Herr Doktor Hinz", "Frau Professor Kunz".
Обърнете се към обаждащия се по име
Обърнете се към обаждащия се по име. Не използвайте името обаче твърде често, ще изглежда натрапчиво. Достатъчни са два пъти: в началото и при сбогуване. Поставете името в края на изречението: "Ще ви изпратя информационния материал утре, господин Шустер!"
Свържете
Когато се свързвате с колега, дайте на повикващия името и фамилията на колегата, на когото прехвърляте. „Сега ще ви свържа с Михаела Клайн, нашият HR мениджър“.
Формулирайте положително
Избягвайте отрицателните фрази и го казвайте положително. Вместо „За съжаление, не знам“, по-добре „ще разбера повече и ще ви се обадя“. Вместо „Вече не тази седмица“, по-добре „Вероятно следващата седмица“.
Прекратяване на разговора
След като съдържанието на телефонното обаждане приключи, можете учтиво да прекратите разговора. Имате няколко възможности за това:
Обобщавам
Обобщете отново съдържанието на разговора: „Мога ли да обобщя отново накратко: ...“
Да благодаря
Благодарете на човека, с когото разговаряхте, че се обади: „Благодаря, че разговаряхте с нас, отбелязах всичко“.
питам
Задайте затворен въпрос, на който повикващият може да отговори само с да или не: „Можем ли да останем така?“
Уверете се
Обещайте на обаждащия се, че ще се погрижите за неговото искане: "Добре, веднага ще се погрижа за него!"