Система за междуведомствено електронно управление на документи на органите
Взаимодействието се осъществява в рамките на:
междуведомствени електронни системи за управление на документи (MEDO),
единна система за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEV) за предоставяне на държавни и общински услуги в електронна форма.
Какво е MEDO и за какво е то?
Междуведомствена система за електронно управление на документи (MEDO) 1 - федерална информационна система, предназначена да организира взаимодействието на електронните системи за управление на документи (EDMS) на участниците в междуведомственото управление на електронни документи.
Участниците в междуведомственото електронно управление на документи (участници в MEDO) са Администрацията на президента на Руската федерация, Службата на правителството на Руската федерация, федерални изпълнителни органи, изпълнителни органи на съставните образувания на Руската федерация, както и като други държавни органи и държавни организации.
Взаимодействието на EDMS се разбира като обмен на електронни съобщения, съдържащи:
документи - метаданни (подробности) на документи и техните файлове,
известия - информация за хода на разглеждане и изпълнение на документи от получателите.
Целта на създаването и използването на MEDO е да се повиши ефективността на управлението в публичните органи чрез намаляване на времето, необходимо за преминаване на документи между организации и отдели, минимизиране на разходите за обработка и изпращане на документи, наблюдение на хода на разглеждане и изпълнение на документи.
Принцип и технически решения на MEDO
Основният принцип на MEDO е интегрирането на съществуващите EDMS на участниците в MEDO и транспортната система (пощенска услуга), която осигурява в автоматизиран режим сигурен обмен на електронни съобщения.
Следните принципи формират основата за прилагането на MEDO:
всички членове на MEDO използват единен формат за обмен на електронни съобщения, одобрен от FSO на Русия и Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Русия;
всеки участник в MEDO използва софтуерен и хардуерен комплекс (шлюз), който осигурява обмен на електронни съобщения между неговата EDMS и MEDO (реализиране на временно съхранение на съобщения, разтоварване на получените съобщения от транспортната система MEDO и зареждане на изходящи съобщения в транспортната система MEDO);
всеки участник в MEDO използва софтуерен комплекс за взаимодействие (адаптер) на неговия EDMS с MEDO, който осигурява:
за съобщения, получени чрез MEDO - приемане и преобразуване от един обменен формат в EDMS формат за по-нататъшна обработка;
за изходящи съобщения чрез MEDO - тяхното формиране, трансформиране от EDMS формата в единен формат за обмен и подготовка за предаване чрез транспортната система MEDO.
Архитектура на MEDO
Състояние и перспективи за развитие на MEDO
Преходът към електронен документооборот между участниците в MEDO се осъществява поетапно.
В момента MEDO преминава към качествено ново ниво на развитие - преминава към обмен на документи в електронен вид от MEDO 2 .
Разработени и одобрени са следните документи:
Тези документи определят, че в процеса на информационно взаимодействие участниците в MEDO ще обменят документи в електронна форма с електронен подпис. Тип електронен подпис - подобрен квалифициран електронен подпис.
Взаимодействието се извършва, както следва:
Документът е изготвен в електронен вид в EDMS на подателя;
Авторът на документа подписва файла с документи във формат PDF/A-1 с електронен подпис (файлът с документи може да бъде подписан от един или повече длъжностни лица);
Подателят на документа генерира графични елементи за визуализация на регистрационните данни на изпратения документ и неговия електронен подпис (един или повече) и ги изпраща под формата на графични файлове като част от електронно съобщение чрез MEDO заедно с координатите, които определят местоположението на тези графични елементи, когато документът се показва (визуализира) от получателя;
Получателят на документа проверява получения документ за съответствие с Изискванията, вкл. проверява електронния (ите) подпис (и) и или отказва да регистрира документа, като посочва причината за отказа, или регистрира документа в своя EDMS. Документът може да бъде показан от получателя с помощта на графични елементи за визуализация (или получени от подателя на документа, или генерирани независимо въз основа на получените данни) и техните координати.