Счетоводно отчитане на професионални разходи и счетоводни записи
Знаете наизуст отчетите за разходите, но много от вас не ги знаят зад кулисите. След като служителят попълни отчета си за разходите, задължително условие за възстановяване на разходите, направени по време на упражняването на професионалната му дейност (пътни разходи, закупуване на офис консумативи, бизнес обяд и др.), Последният се връща към финансите отдел. Одисеята на отчета за разходите може да свърши там. Всъщност те са обект на дълго специфично третиране в счетоводството. Освен това създаването на последния е предназначено само за изготвяне на счетоводния отчет. Нека дешифрираме този процес заедно: отчитане на отчети за разходите.
Бележка: отчет за разходите е месечен документ, в който служителят изброява всички разходи, направени през месеца, придружаващ всеки от тях с оригиналната версия на подкрепящия документ (фактура, билети), за да бъде възстановен за авансовите разходи за месец. “бизнес от лични средства и в разумен срок.
Внимание, не всички разходи са веднага допустими за възстановяване от компанията! За целта се обърнете към правилата на вашата компания.
Какви са различните възстановявания, на които имате право като служител ?
Има два вида възстановяване на професионални разходи, избраният от вашата фирма трябва да бъде посочен във вашия трудов договор.
- The възстановяване на действителни разходи: дружеството се задължава да възстанови общия размер на разходите, направени от служителя като част от професионалната му дейност при представяне на фактура, удостоверяваща възникването на разходите, за съставяне на отчет за разходите
- The възстановяване на еднократна сума: компанията се задължава да изплаща фиксирана фиксирана надбавка, която покрива през повечето време разходите за настаняване, хранене и пътуване. За да се установи сумата, се дава скала от URSSAF. В замяна служителят поема всички професионални разходи. В този случай отчетът за разходите вече не е задължителен. Моля, имайте предвид, че дружеството не може да надвишава определената сума, в противен случай подлежи на санкция от URSSAF, който счита, че разликата между това, което законно се дължи на служителя, и сумата, възстановена му е обезщетение в натура, предмет на социални вноски.
Когато отчетите за разходите се получават от финансовия или HR сектор на компанията, те се групират в така нареченото дневник за пазаруване. По принцип счетоводните дневници трябва да следват изключително строги счетоводни правила. За да се улесни управлението на отчетите за разходите, доколкото е възможно, те трябва да бъдат възможно най-четливи, т.е. с възможно най-много информация:
- Идентификация на обекта и естеството на разходите, за да му се присвои счетоводно записване: понякога се иска да се обясни контекстът на направените разходи
- Датата и мястото на записаните разходи
- Сумата без данък и с включен данък, свързан с разходите
- ДДС, ако е посочен във фактурата на 10% и 20%
За бизнес хранене не забравяйте да напишете на гърба на фактурите си имената на гостите, техния статус и причината за поканата. В случай на контрол на URSSAF тези елементи ще бъдат поискани. Моля, имайте предвид, че отчетите за разходите и билетите за ресторанта не могат да се комбинират.: служителят не може да поиска възстановяване на храна, платена с билети за хранене. И обратно, невъзможно е да се възстанови на служител по причини, свързани с храненето, с билети за ресторант. Не забравяйте, че ваучерите за ресторанти трябва да се използват само за кетъринг на служителите - бизнес храненията вече са изключени. В случай, че това се случи, компанията ще трябва да изтегли общото количество ваучери за храна, използвани от служителя за директно плащане на храната през следващия месец. В случай на неприлагане на това правило за диска, компанията и съответният служител се излагат на риск от възстановяване от URSSAF.
За командировките отчетът за разходите трябва да съдържа броя на изминатите километри, трябва да обяснява причината за пътуването, извършеното пътуване и броя на фискалните коне на превозното средство.
За разходи за настаняване служителят може да поиска възстановяване на разходите само ако не е в състояние да се върне в дома си. Смята се, че е невъзможно да се върнете, когато заданието се извършва на разстояние повече от 50 км от дома на служителя. Следователно отчетът за разходите трябва да посочва причината и мястото на пътуването.
Как да попълните дневника за покупки ?
След идентифициране на дневника на сметките, в който трябва да бъде записан отчетът за разходите, има няколко информация, които да се извлекат от документа: