Ревизионни сблъсъци

Ревизионни сблъсъци. Списание за методи за управление на качеството, 2008, № 3

По време на сертификационния одит на СУК на нашата организация в административно-кадровия отдел бяха съставени два протокола за регистриране на несъответствия:

1) липсата на личен подпис на служителя в списъка за запознаване с длъжностната характеристика;

2) невписване на данни за професионалното развитие на служителите в техните лични сметки.

В първия случай одиторите квалифицираха несъответствието като забележка, която не изисква документ­ментално потвърждение за неговото премахване директно на този одитен екип. Във втория - като несъответствие, отстраняването на което одиторите поискаха да им докажат с документи. Освен това вие­изпълнението на последното изискване трябва да бъде изпълнено от нас в близко бъдеще, тъй като това беше наречено необходимо условие за издаване на сертификат.

КОЛКОТО РАЗУМНО ОДИТОРИТЕ ПОВЕРЯХА НА ТЕЗИ НЕСОКОНОМИЧНОСТИ НА РАЗЛИЧНИ НИВА И ИМА ЛИ ОФИЦИАЛНА КЛАСАЦИЯ ИЛИ КЛАСИФИКАЦИЯ НА НЕСЪОТВЕТСТВИЯТА СТЕПЕН, СЕРИОЗНИ И ТЕЖКИ­ОТГОВОРНО към механизмите за доказване на тяхното елиминиране?

Въз основа на типични одиторски ситуации, нека се опитаме да възстановим одиторски доказателства, които по-късно бяха класифицирани като несъответствия. Това е необходимо, за да се разбере отговорът на зададените въпроси.

Най-вероятните обстоятелства при записването на одиторски доказателства

В отговор на искането на одиторите им беше дадена възможност да изберат например няколко длъжностни характеристики и листове за запознаване, по време на анализа на които се оказа, че в един случай списъкът не съдържа списък на служителя в момента заема съответната позиция.

Второ доказателство. В ACO, по време на анализа на механизма за изпълнение на изискванията на параграфи. 6.2.2 от ISO 9001: 2000, одиторите са установили, че сред установените записи за образование, обучение, умения и опит на персонала, регистрирането на информация по тези въпроси в личните картони, включително информация за подобряване на квалификацията на служителя. Личните регистрационни карти се съхраняват в ACO, процедурата за поддържане на записите също е установена в съответната процедура.

В отговор на искането на одиторите им беше дадена възможност да избират например няколко лични регистрационни карти, по време на анализа на които се оказа, че повечето от тях не включват данни за повишаване на квалификацията от съответните служители.

Всичко това са изходни одиторски доказателства.

За да ги оценят, одиторите трябва да извършат допълнителен анализ, който, оказва се, може да доведе до напълно РАЗЛИЧНИ резултати. Нека покажем това по отношение на всяко от доказателствата поотделно.

Липса на подписи в листа за запознанства

Първи възможен случай. Всъщност служителят е бил запознат с длъжностната му характеристика (което може да бъде доказано, например, по време на лична среща с него и в разговор със служители на AKO), но по някаква причина той не се е подписал в листа за запознанства. Тогава удостоверението трябва да бъде признато за еднократно нарушение на установената процедура за поддържане на записите и посочено в параграфи. 4 от стандарта ISO 9001: 2000. В същото време е очевидно, че по същество това нарушение не е и не може да доведе до сериозно отрицателно въздействие върху ефективността и ефективността на сертифицираната СУК. Тази ситуация не е опасна или незначителна за сертифицираната СУК.

Втори възможен случай. Служителят наистина не е бил запознат с длъжностната си характеристика, което може да бъде потвърдено например по време на лична среща с него и по време на разговор със служители на AKO. В този случай сертификатът също трябва да бъде признат за единично нарушение, но вече изискванията на параграфи. 5.5.1 ISO 9001: 2000.

В същото време тежестта на това нарушение зависи от степента, до която неправилното изпълнение на задълженията на служителя и упражняването на правомощия засяга ефективността и ефективността на СУК (забележка: тук не става въпрос за бизнеса като такъв, а само относно СУК).

За някои позиции това въздействие е незначително или дори косвено, например за инженер-икономист или за инспектор за работа с пенсионери. В този случай имаме ситуация, която е опасна за функционирането на СУК, но поради своята единствена същност тя не е критична.

За други позиции такова въздействие се оказва значително (например за дежурния диспечер на отдела за планиране и експедиция) и дори критично (например за майстор на цех, производствен инженер на основното производство или контрол на качеството началник отдел). Тази ситуация е неприемлива за сертифицирана СУК, тъй като липсата на гаранции за пълно изпълнение на задълженията, възложени на такива служители поради тяхното невежество, очевидно поставя под съмнение надеждността на сертифицираната СУК, нейната работоспособност и ефективност.