Редът на движение на входящи, изходящи и вътрешни документи
Поток на документи -движение на документи в организацията от момента на тяхното създаване (получаване) до края на използването (изпращане).
Всички организации са изправени пред проблема за подобряване на документооборота, т.н. има постоянна възходяща тенденция.
- икономическо развитие, усложняване на управленските процеси
- неспазване на нормативни документи, създаване на дублирани документи;
- некомпетентност, публикуване на умишлено невъзможни документи.
Правила за управление на документи:
- бързо преминаване на документа по най-краткия път с най-малко време (необходимо е максимално да се намалят случаите на преминаване на документа);
- трябва максимално да уеднаквите реда на документооборота;
- максимално намаляване на връщането на документите.
Правилната организация на документооборота допринася за:
- Бързо преминаване на документа;
- Еднородна натовареност на звената и длъжностните лица;
- Подобряване на културата на работа;
- Оказва положително въздействие върху ефективността на процеса на управление
Отчитане на обема на работния процес - за изчисляване на броя на персонала, избора на тези. средства и др.
За оптимизиране на маршрутите на движение на различни документи се разработват схеми на маршрути, включени в инструкциите за d/p (3-4 схеми + схема на обжалвания на граждани).
- централизирано - всички официални документи се регистрират в един отдел;
-децентрализирани - документите се регистрират в отдела, който ги е издал;
- смесени - някои видове документи (най-важните) се регистрират в едно централизирано подразделение, други - в подразделението, което ги е издало (децентрализирано).
Предимството на централизираната система е ясен контрол върху работата на офиса от един отдел; минус - голямо натоварване на това устройство.
Децентрализирана система - улеснява управлението на офисната работа, но в същото време усложнява контрола.
Смесена система - съчетава предимствата на предишните две.
Редът на движение на входящи, изходящи и вътрешни документи
- входящи (документи на подчинени организации, документи на висши организации, документи на други организации (за координиране на действия), жалби на граждани);
- изходящи (документи на самата организация, изпратени извън нейните граници (инициатива, отговор);
-вътрешен (създаден в организацията и използван в нея, ORD, отчети, бележки за услуги).
Входящият и вътрешният документооборот има три посоки на движение:
За изходящ документооборот + отговори на заявки, клиенти и др.
Прием и обработка на входящи документи
при получаване на документа е необходимо да проверите:
- правилна доставка (грешно доставените се връщат);
- по време на обработката в документа в долния десен ъгъл се поставя бележка за получаване (въведете регистрационен номер и дата на получаване).
Прехвърляне между структурни единици
Ако е необходимо, служителят, който получава информационните знаци в книгата за разпространение, списанието за приемането на документи и отбелязва датата на тяхното получаване (понякога точния час на получаване).
Изпращане на документ за изпълнение
От 70-те години. XX век започва да се прилага методът за предварително разглеждане на документите, провеждан от опитен секретар или друг специалист.
- идентифицирани са документи, които трябва да бъдат представени на ръководителя;
- ---- ръководителят на едно от структурните подразделения
Особено подчертани документи, които изискват отговор (често поставени под контрол).
При разглеждане на получения документ се вземат предвид следното:
Значението на съдържанието му;
Сложността и новостта на поставените въпроси;
Реалната спешност на изпълнението на документа;
Службата за предучилищна образователна институция трябва да бъде уведомена за това на кого е възложен документът за изпълнение и какво решение е взето от ръководителя и записано в резолюцията.
Ред за движение изпратени (изходящи) документи
Изходящи документи - писма за отговор, инициативни писма от различни субекти.
Етапи: съставяне на проект на документ, отпечатване; одобрение на проекта, неговото одобрение, ако е необходимо; подписване (одобрение); регистрация и изпращане.
Движение на вътрешни документи: изготвяне на проект на документ, препечатка, одобрение, наблюдение, подписване, изпълнение. Маршрутите на преминаването им на етапите на подготовка и изпълнение са същите като на изходящите документи, а на етапа на изпълнение те съвпадат с маршрутите на входящите документи.
Това е запис на пълномощия за документ в предписаната форма, който фиксира факта на неговото създаване/изпращане/получаване.
За изпратени документи - последен етап.
За получено - едно от първоначалните.
- регистрация на документи;
- контрол върху изпълнението на документи;
- справочна работа по документи.
Процес на регистрация - прехвърляне на данните му от документ в специален регистрационен формуляр, попълнен чрез присвояване на регистрационен номер.
Почти всички документи подлежат на регистрация, независимо от формата на тяхното получаване.
НО! НЕ е регистриран (този списък е включен в инструкциите за d/n):
- поздравителни писма и телеграми;
- документи с надпис "лично"
. Документите трябва да бъдат регистрирани само веднъж (в деня на получаване/изпращане/създаване) - в три различни регистрационни форми (входящи, изходящи, вътрешни).