Различна дата на обслужване във фактурите - за какво да внимавате тук HS - Hamburger Software
Често датата на услугата или датата на доставка и датата на фактурата във фактурите се различават една от друга. Тук можете да разберете за какво става въпрос и как счетоводителите в компаниите могат да улеснят работата си.
„Датата на услугата съответства на датата на фактурата“ - ако фактура съдържа тази информация, публикуването на съответния артикул е лесно. Въпросът е малко по-сложен, ако датата на фактурата и датата на услугата или датата на доставка са различни. В този случай счетоводният отдел трябва да гарантира, че услугата/доставката и данъкът върху продажбите са осчетоводени в подходящия период. Това е свързано с допълнителна работа за счетоводителя. Но нека първо разгледаме най-важните условия и изисквания.
Каква е датата на услугата или датата на доставка ?
Заради формата трябва да се прави разлика между датата на услугата и датата на доставка:
- The Дата на изпълнение е моментът, в който платецът е предоставил изцяло услугата на клиента. Съгласно раздел 3 (9) от Закона за данъка върху продажбите услугите са „други услуги“ - тоест услуги, които не са доставки. Ето защо те се декларират във фактури с дата на изпълнение.
- При предаване на стоки или продукти обаче се говори за дата на доставка. В случай на покупка в магазин за търговия на дребно, датата на доставка е датата, на която клиентът получава стоката или продукта и по този начин получава правото на разпореждане (раздел 3 (1) от Закона за данък върху продажбите). При поръчка през интернет моментът, в който продавачът или доставчикът на услуги изпраща стоките, се отчита като дата на доставка.
Защо датата на доставка или датата на услугата е задължително изискване във фактурите?
Съгласно § 14, ал. 4, клауза 1 № 6 от Закона за данък върху добавената стойност, времето за доставка или друга услуга е задължителна част от всяка фактура. Следователно датата на доставка или датата на услугата трябва винаги да бъдат посочени във фактура. С това изискване законодателят иска да гарантира, че клиентите могат ясно да видят времето за доставка или услуга във фактурата. Това важи и ако датата на доставка/услуга съответства на датата на фактурата.
По отношение на GoBD (принципите за правилното управление и съхранение на книги, записи и документи в електронна форма, както и за достъп до данни), посочването на времето на доставка/услуга е важно, тъй като съгласно глава 3.1, параграф 32 GoBD, компаниите трябва да имат бизнес транзакции в техния произход и безпроблемна обработка (прогресивна и ретроградна проверимост) - и това е възможно само с помощта на датата на доставка/датата на изпълнение.
Освен това данните за фактури за финансовата администрация трябва да бъдат лесно проверими и разбираеми. Ако датата на доставка или услуга не е видима, властите не могат да разберат кога е дължим данъкът върху продажбите и е възникнало свързаното с него право на приспадане на данъка върху входящия данък. В резултат на това тя може да откаже да приспадне данък върху вноските.
Какви трудности могат да възникнат при бизнес транзакции с различна дата на доставка/дата на услугата?
В много случаи датата на фактурата за входящи или изходящи фактури се различава от датата на услугата.
Пример: На 5 март клиент получава фактура за доставка, която е получил през февруари. Следователно входният данък може да бъде приспаднат само през периода за предварителна регистрация през март. Предоставяната услуга обаче трябва да се включи в оценките за февруари, така че да се извърши ясно разпределение въз основа на периода.
На практика подобни случаи са по ред и всеки път предизвикват огромни усилия за координация и контрол в счетоводните отдели.
Направете, както следва в примера по-горе:
- Получателят на фактурата осчетоводява нетната сума на фактурата през февруари отделно като задължение. Това означава, че съответната доставка се показва и в отчетите през февруари.
- Тогава действителното осчетоводяване на фактурата се извършва през март. След това нетната сума на фактурата от февруари трябва да бъде резервирана отново.
Докато има само няколко документа за обработка, това не е проблем. Ако обаче има голям брой бизнес транзакции с различни дати на обслужване и дати на доставка, това струва на усилията на счетоводния персонал - при условие, че те публикуват съответните транзакции напълно ръчно.
До каква степен софтуерът може да помогне за намаляване на разходите за резервация?
Съвременните системи за финансово счетоводство предлагат решения, с които можете лесно и сигурно да осчетоводявате фактури с различни дати на доставка/услуга. Такива системи са от голяма полза, тъй като съответните процеси могат да бъдат обработвани едновременно с другите бизнес транзакции - и без предварителна координация и контрол. Освен това гореспоменатите междинни резервации са пропуснати.
В счетоводния софтуер HS Finanzwesen можете да тествате функцията „дата на услугата“ безплатно, като използвате примерни данни и да преминете през съответните сценарии (демо изтегляне). Освен това датата на изпълнение се архивира там в съответствие с данъчния кодекс (AO) и се изброява в отчетите.