Работни записи, служебни автомобили и пътни разходи - KPS Consulting Group

Работни записи

Работодателят е длъжен да води отчет за отработеното време във всяка компания и за всеки служител. Началото и краят на ежедневното работно време, както и местоположението на ежедневните работни почивки (например обедни почивки) трябва да бъдат записани.

работни

Освен това трябва да бъдат записани следните дати и часове:

  • Начало и продължителност на изчислителния период (гъвкаво време)
  • Баланси на работния час
  • Нощна работа
  • извънреден труд
  • Празнични часове
  • Периоди на почивка
  • ваканции
  • Отпуск по болест
  • Почивни дни (напр. Компенсация за време, дни за преместване)

Ако времето се отчита от служителите, работодателят е длъжен да наблюдава и контролира. Работодателят е отговорен и за спазването на законовите разпоредби за работното време (напр. Спазването на максималните ограничения на работното време и периодите на почивка)

Плановете за дежурство и разполагане не са достатъчни записи за работното време, тъй като те показват само планираното, но не и действителното работно време.

Инспекция по труда и наказателни разпоредби

В случай на нарушения на закона (напр. Липса на записи на работното време и надвишаване на максималните граници за ежедневно или седмично работно време), обхватът на наказанията на служител е между 72 EUR и 1815 EUR.

Ако данните за работното време са недостатъчни, данъчните ревизии могат да доведат до последващи данъчни задължения за общо необлагаеми такси като елате за извънреден труд и нощна работа. Одиторът може също да използва процедура за оценка.

Срок на годност и изисквания за задържане

Ако е неразумно да се определи действителното работно време поради липса на записи за работно време или липса на записи, срока на годност ще бъде спрян. Конфискацията означава, че правото (например на компенсация за извънреден труд) загива и изтича напълно. Сроковете за изтичане обикновено са кратки периоди, регламентирани в колективния договор (обикновено от 3 до 6 месеца).

Отчетите за работното време трябва да се съхраняват 7 години и да се представят на инспекцията по труда, както и за данъчни ревизии.

За целите на доказателствата е от съществено значение служителят да подпише документите за работното време и отпуските.

2. Частно ползване на служебни автомобили

Половин плащане в натура

Ако служебно превозно средство се предоставя на служител за лична употреба, тогава има предимство от трудовото правоотношение и трябва да се определи обезщетение в натура.

  • Не повече от 6000 частни километра годишно
  • Водене на подходящ дневник

Пътуванията между дома и работата са частни пътувания! Данъчните ревизори заплащат много внимателно дневниците на водача и ги съгласуват с пробега в сметките за услуги.

Обратните плащания, дължащи се на превръщането в пълно обезщетение в натура, водят до значителни връщания в областта на социалното осигуряване, данъка върху заплатите и допълнителните разходи за заплати (вноска на работодателя, надбавка към вноската на работодателя и общински данък).

Изключване на частна употреба

Ако има писмено споразумение за частна забрана за шофиране, спазването трябва да бъде проверено и документирано от работодателя (по-специално чрез дневник на водача).

За да се избегнат отрицателни изненади по време на данъчна проверка, дневниците трябва да се проверяват редовно. Ако годишният лимит за частни километри бъде надвишен, трябва да се приложи пълната обезщетение в натура. В съответствие с раздел 240 (3) от Федералния данъчен кодекс, служителят може да подаде заявление до данъчната служба за възстановяване на прекомерния данък върху заплатите, ако не е съгласен с облагането на пълното обезщетение в натура.

Диети и надбавки за пробег

Първата стъпка е да се провери дали са спазени изискванията за освобождаване от данъци в съответствие с регламента за структуриране на заплатите (обикновено колективния трудов договор).

Друга предпоставка за освобождаване от данъци на диети за по-дълъг период е, че служителят трябва да извършва определена дейност, която е окончателно изброена в Закона за данъка върху доходите (напр. Полеви услуги, шофьорска дейност, строителна площадка и монтажни работи).

Нито може да е отложена заплата.

Водене на записи за пътни разходи

Записите за пътни разходи и дневниците трябва да бъдат създадени правилно и незабавно след командировката. Ще намерите шаблон за отчети за пътни разходи на нашия уебсайт.

Подробности за записа на пътните разходи

  • Име на служителя
  • Дата на заминаване и пристигане
  • Точни подробности за часа на заминаване и пристигане (час)
  • Точно време на граничните пунктове за командировки в чужбина, време на заминаване и кацане за въздушно пътуване
  • Цел на командировката
  • Посочване на маршрута
  • Други коментари (намаляване на дневните диети поради платено работно хранене) Платеното работно хранене намалява правото на ежедневни диети (в Германия намаление от 13,20 евро на платено хранене).

Документи като Сметките за хотели трябва да бъдат приложени в оригинал с отчета за пътните разходи (също и поради приспадане на данъка върху входящия данък).

Надбавка за пробег

Когато плащате надбавки за пробег, е важно да се отбележи, наред с други неща, че надбавката за пробег покрива всички разходи за превозно средство, като например паркинг и пътни такси. Ако тези суми бъдат изплатени в допълнение към официалната надбавка за километър, това е облагаемо теглене.

Ако командировките се предприемат само за всеки отделен случай, дневникът не трябва да се води непрекъснато, а само по повод командировка.