Работа в офиса - общи правила за организиране на работата в офиса
В съответствие с националния стандарт GOST R ISO 15489-1-2007 „Управление на документи. Общи изисквания ”организациите трябва да дефинират и документират своята политика за управление на записите. Целта на тази политика трябва да бъде създаването и управлението на автентични, надеждни и използваеми документи, способни да подкрепят бизнес дейности за определен (необходим) период от време.
Комуникацията на тази политика и нейното прилагане на всички организационни нива се осигурява чрез създаването на Инструкция за управление на записите или управленска документация. Инструкцията се разработва от службата за управление на офиса или служител, който отговаря за управлението на управлението на офиса в тази организация. Тя трябва да бъде приета и одобрена на най-високо ниво на вземане на управленски решения и разпространена в цялата организация.
Той също така трябва да предвижда разпределение на отговорността за спазване на тези инструкции. Инструкцията трябва да бъде разработена въз основа на бизнес анализ. Той трябва да идентифицира областите, в които законите, подзаконовите актове, стандартите и най-добрите практики са най-приложими за изготвянето на бизнес документи. По този начин предприятията трябва да вземат предвид своята организационна среда, както и икономическите аспекти. Инструкциите за управление на записи, които отразяват политиката за управление на документите, трябва редовно да се преглеждат, за да отразят действителните нужди на бизнеса.
Новият национален стандарт уточнява: „За да се гарантира автентичността на документите, организациите трябва да прилагат и документират политики и процедури за контрол на създаването, получаването, прехвърлянето, защитата и подбора на документи и по този начин да гарантират, че създателите на документи са упълномощени и идентифицирани и че документите са защитени от неразрешено добавяне, изтриване, модифициране, използване и прикриване (класификация) ". По този начин Инструкцията е необходима на организацията да рационализира подготовката и изпълнението на документи, да установи единна процедура за регистрация и контрол върху изпълнението на документите. Отделен раздел от Инструкциите е посветен на всяка от тези области на работа с документи. Като прикачен файл към Инструкциите се разработва график за работа и албум с формуляри на документи, създадени в тази организация. Всъщност разработването на график за работа и албум от формуляри за документи, както и номенклатура на делата, е изпълнението на препоръките, съдържащи се в националния стандарт GOST R 15489-1-2007 „Управление на документи.
Общи изисквания". С цел поддържане на непрекъснатост на бизнеса, спазване на регулаторната среда и осигуряване на необходимата отчетност, тези насоки изискват от организациите да създават и поддържат автентични, надеждни и използваеми документи и да защитават целостта на тези документи за необходимото време. За целта организациите трябва да приемат и внедрят цялостна програма за управление на документи, която включва списък с документи за всеки бизнес процес и изисквания за информация, която трябва да бъде включена в документите; каква форма и структура трябва да бъдат създадени и включени в системните документи и какви технологии за тяхното създаване и обработка трябва да се използват; състав на метаданните, тяхната структура и управление; изисквания за търсене, използване и прехвърляне на документи, срокове за съхранение и методи на организация, които правят възможно използването им; оценка на рисковете, свързани с отсъствието на официални документи, отразяващи дейността на организацията; осигуряване на безопасността на документите и достъпа до тях, за да се отговори на изискванията на бизнес дейностите и обществените очаквания; спазване на законовите изисквания, регулаторната среда, стандартите и организационните политики; осигуряване на съхранение на документи в безопасна и сигурна среда; осигуряване на съхранение на документи за необходимия или необходимия период; идентифициране и оценка на възможностите за подобряване на ефективността, ефективността или качеството на организационните процеси, решения и действия в резултат на доброто управление на документи.