Пътни разходи за самостоятелно заети лица и на свободна практика; как правилно да се отправят бизнес пътувания; Кухнята на основателя

Пътуване, спонсорирано от данъчната служба? Внимание! Пътните разходи са една от най-честите причини за проблеми с данъчната служба. За разлика от служителите, отмяната на командировки за предприемачи и на свободна практика понякога е доста трудна и изисква малко опит. За вас обобщихме основните точки, които винаги са важни и какво определено трябва да знаете за счетоводството на пътните разходи.

лица

Пътните разходи са бизнес пътни разходи? Така го вижда данъчната служба

Служителят просто пази разписките си и след това получава пълно възстановяване на действителните разходи, направени за командировката от работодателя. За съжаление не е толкова лесно за предприемачите и на свободна практика. А реформата за пътни разходи за 2014 г., с многобройните си промени, за съжаление също не улесни нещата.

На първо място, важен е следният момент: В случай на пътни разходи действителните разходи за пътуването не винаги и навсякъде се приспадат като бизнес разходи, но в някои случаи могат да се искат само определени фиксирани ставки като бизнес разходи. В момента се прави разлика между еднодневни и многодневни (бизнес) пътувания (реформа на пътните разходи 2014 г.). Еднократните суми се променят в началото на всяка година.

По принцип данъчната служба прави разлика Пътни разходи четири различни вида разходи, всеки от които трябва да се твърди по различен начин:

  • разходи за каране
  • Разходи за хранене
  • Разходи за настаняване
  • Пътни разходи

Уверете се, че има доказателства, че пътуването е действително причинено и необходимо за работа. Тук данъчната служба често е много критична, особено когато пътувате в чужбина.

Друг важен момент: Като управляващ директор на GmbH вие не уреждате пътните разходи като предприемач, а като служител! Така че нещата, посочени тук, не се отнасят за вас!

Така приспадате пътните си разходи във вашата данъчна декларация

Всички пътни разходи се записват като Бизнес разходи посочени в EÜR или в отчета за приходите и разходите в баланса.

Така че можете да докажете пътни разходи за данъчната декларация

На първо място, трябва да докажете, че пътните разходи се дължат на работа. Командировката е например семинар или посещение на клиент или панаир. Доказателства могат да бъдат предоставени и чрез записване на поетия маршрут, чрез кореспонденция, свързана с пътуването, и чрез прилагане на подходящи документи (например хотелски сметки или разписки за гориво). Записите в дневника понякога също могат да бъдат полезни, за да се докаже, че пътуването се дължи на работа.

Пътни разходи: Видовете разходи в детайли

Всички следващи изявления предполагат, че това е командировка („външна дейност“), която всъщност се признава от данъчната служба: тоест по професионални причини сте един или повече дни извън „първото място на работа“ (мястото, където работите поне една трета от седмицата - т.е. престой два дни).

1. Пътни разходи - така се изчисляват и приспадат

Винаги могат да се искат пътни разходи, ако не шофирате служебната си кола. Така че винаги можете да поискате пътни разноски, ако сте

  • или използва обществен транспорт
  • или с частно превозно средство
  • или нает автомобил е на път.

Всеки километър се претендира за пътни разходи.

Това е относително лесно, когато пътувате с градски транспорт - тук получавате разписка със сумата, която сте платили (билет). Тогава се получават и съответните разписки за наето превозно средство.

Със собственото си превозно средство можете да водите дневник, в който да документирате разходите за командировки, или да изчислите разходите по метода на фиксирана ставка и да поискате тези разходи (предварително определени от данъчната служба).

След това тук се прилагат следните изречения:

  • 30 цента на изминат километър - вече нищо не може да бъде приспаднато за хората, взети с тях при шофиране на превозно средство
  • За други транспортни средства (мотоциклет, скутер, мотопед) - а отскоро и за всички електронни велосипеди, на които е разрешено да се движат по-бързо от 25 км/ч - важат 20 цента на изминат километър, но това на практика едва ли е от значение.
  • Междувременно количеството километри за пътувания с велосипеди също е премахнато.

2. Разходи за хранене - Ето как се изчисляват и приспадат

Тук не се искат действителните разходи, а определени фиксирани ставки. Размерът на фиксираната ставка (а понякога и условията) винаги се променя в началото на годината, така че винаги трябва да бъдете внимателни тук.

Разходи за хранене

По отношение на данъчното законодателство тук се говори за така наречените „допълнителни разходи за хранене“. Фиксираните ставки („фиксирани ставки“) са различни за Германия и в чужбина. Разходите за вашето собствено хранене могат да бъдат поискани само от тези фиксирани ястия.

Дни на отсъствие и пътуване в Германия

Продължителността на престоя е определяща за евентуалното твърдение. Това означава:

  • За дни на пристигане и заминаване (за пътувания с продължителност няколко дни) се прилага фиксирана ставка от 12 евро (2016)
  • 8 до 24 часа път от първото място на работа 12 евро
  • Ако отсъствате повече от 24 часа, можете да поискате 24 евро

Дни на отсъствие и пътуване в чужбина

Това обаче се отнася само за вътрешни пътувания. В чужбина се определят специални ставки годишно за всяка държава, в много случаи дори за отделни градове. Следователно съответните таблици са необходими за правилното счетоводство. Към 1 януари 2018 г. има промени в над 50 различни държави.

Освен това трябва да уредите храненията

За да направим всичко малко по-сложно: Ако се сервират ястия, те трябва да се приспаднат от фиксираната ставка. Така че, ако е включена закуска, фиксираната ставка се намалява с 20 процента. На обяд и вечеря с по 40 процента. Между другото, това се отнася и за закуски, които се сервират по това време - те също трябва да бъдат приспаднати от фиксираната ставка съответно.

3. Разходи за настаняване - Ето как се изчисляват и приспадат

Претендирането на разходи за настаняване, от друга страна, е малко по-лесно. Можете да ги поискате като пълен бизнес разход, ако са заети. Разходите за настаняване също подлежат на приспадане, но за разходите за настаняване се прилага намалена ставка на ДДС от 7%.

За съжаление само за служители: За нощувки в чужбина се прилагат съответни еднократни суми, които също могат да се търсят в съответните таблици. През 2017 г. фиксираните ставки по-специално за САЩ бяха увеличени, докато ставките за Сърбия, Гърция, Украйна и Унгария бяха намалени.

През 2018 г. фиксираните ставки за Нова Зеландия и Австралия и градовете Канбера и Сидни, както и за Канада и много канадски градове ще се променят. Планират се промени и в Египет, много страни от Южна Америка, Доминиканската република и Джибути. Цените също ще бъдат коригирани за Гвинея и Хаити, за някои африкански страни, както и за Иран и Токио през 2018 г.

В европейското пространство има променени изречения за:

  • Белгия
  • Дания
  • Финландия
  • Норвегия и
  • Португалия

Внимание: Предприемачите нямат право да изискват фиксирани ставки за нощувки при пътуване в чужбина. Предприемачът може да приспадне действителните си разходи за настаняване само като бизнес разходи!

Също така имайте предвид, че включените ястия за нощувки влияят на надбавката за храна за съответния ден. Ако има посочена сума, фиксираната ставка на услугата трябва да бъде намалена с действителните разходи за хранене; ако разходите не могат да бъдат определени, се прави процентно намаление.

Разходи за услуги и допълнителни пътни разходи - по този начин те се изчисляват и приспадат

Разходите за обслужване на престоя в хотела (например разходи за храна, която сами плащате, транспорт на багаж, разходи за комуникация за телефон, WiFi, почистване на дрехи и др.) Трябва да бъдат посочени отделно; за тези разходи се прилага обичайната ставка на данъка върху продажбите от 19%.

Можете също така да обобщите тези разходи в колективна позиция. Ако нямате никакви разписки, трябва да създадете своя собствена разписка (вж. По-горе) и най-добре е да приложите ценоразпис за услугите като доказателство.

Разбира се, не могат да се искат частни услуги (като частни телефонни разговори). Ако има основателно подозрение, данъчната служба счита, че всички разходи са частно инициирани и отказва да ги признае.

Касови бележки - предпоставка за приспадане на пътните разходи

Разбира се, трябва да можете да докажете всичко, което искате да продадете. Така че фактурите и касовите бележки са необходими за всичко. Ако това не работи в отделни случаи, можете да се върнете към така наречената лична разписка.

Напишете собствена разписка - трябва да обърнете внимание на това

  • може да се създаде индивидуално
  • касаят оперативни разходи
  • да бъдат надеждни на данъчната служба по отношение на размера

Това може да се случи например, ако трябва да хвърлите монети в паркометър, да използвате фотокопирна машина или да дадете бакшиш. Не винаги получавате разписки за това и за да можете да поискате тези разходи, трябва да създадете своя собствена разписка.

Винаги трябва да посочвате следното в собствената си разписка

  • получателят (пълен адрес)
  • вида на разходите
  • датата
  • всички необходими данни за разходите (единична цена, ставка на ДДС)
  • причина, поради която се създава лична разписка
  • собствен подпис

Трябва да се приложат доказателства за реалистичното ниво на цената (като ценоразпис).

Съветът на основателя да притежава доказателства

Между другото, вашите собствени разписки не подлежат на приспадане (това е възможно само с подходяща фактура в съответствие с § 14 UStG). Що се отнася до всички други разписки за пътуване, задължението да съхранявате собствените си разписки е обичайните 10 години.