Потокът на документи е
Финансовите и счетоводните документи са своеобразна основа за целия набор от работни процеси в предприятието. Документирането е набор от такива хартии, сред които лъвският дял е определен за първична документация. Ето защо много компании работят за подобряване на работните процеси, свързани с финансовата документация, за намаляване на времето, материалите и финансовите разходи на всеки обект и за премахване на човешкия фактор. Има няколко начина за постигане на желания ефект. Един от тях и най-ефективен е организацията на работния процес с използване на електронни технологии.
Такава система ви позволява да оптимизирате всички процеси, свързани с финансовите документи на предприятието, правейки такъв документооборот безхартиен. За начало обаче си струва да се реши, че работният процес е сложна система за взаимодействие във всяко предприятие, чиято работа трябва да бъде добре запозната. Това е единственият начин да се гарантира качествено изпълнение на получените задачи и команди.
Основни функции
Работният процес е жизненият цикъл на финансов документ от момента, в който е създаден до момента, когато е завършено неговото функционално предназначение. Този термин може да се отнася не само до счетоводно взаимодействие, но и до производство, персонал, склад, търговия, офис, търговски.
Организацията на документооборота е свързана с определени проблеми:
- загуба на документи по пътя;
- подаване на отчети в грешен момент;
- хартиените архиви далеч не са перфектни.
Решение на проблема
Горните трудности могат да бъдат решени по няколко начина. Всички те са свързани с реорганизацията и преструктурирането на всички процеси, с които се занимава работният процес. Пример за такова решение е готова програма за използване в предприятие. По-специално такива решения се предлагат от 1С.
За компании от всякакъв мащаб организирането на такова събитие е сложен, многоетапен и доста скъп процес. Това изисква доста време и ресурси. Възможно е да се реорганизира офисната работа и работния процес чрез изключително висококласни професионалисти. И тук възникват много въпроси, свързани с това чии сили е да се провеждат подобни събития в мащаба на цялото предприятие.
Нуждата от допълнителен персонал
Организацията на работния процес може да изисква включването на специален отдел в предприятието, който ще извършва не само работа със създаването на цялата система, но и ще отговаря за крайния резултат. Естествено, качеството на работа само печели от такова решение, но този метод се е доказал добре при решаването на отделни проблеми и това няма да е достатъчно, за да промени цялата структура на взаимодействие в предприятието. И това решение има недостатъци и доста значителни.
Доста е трудно да се намерят служители с необходимата квалификация и ниво на компетентност по този въпрос. Организационната структура и персоналът на компанията ще трябва да направят цял набор от промени. Предприятието ще понесе допълнителни разходи за фонда на заплатите и оборудването на допълнителни работни места. И най-важният момент се отнася до факта, че без премахването на ръчния труд смисълът на подобна реорганизация напълно изчезва. Човешкият фактор е свързан с появата на механични грешки, които могат да доведат до нарушаване на работните процеси с документи.
Ангажиране на външна организация
За да организирате електронния документооборот, можете да се обърнете към услугите на организация на трета страна, която ще отговаря за събирането и пълнотата на цялата информация, последващата й обработка, правилното архивиране и съхранение на цялата документация. В този случай обаче има някои недостатъци. Работата в офиса и документацията, организирани от такива организации, може да струва доста значителна сума. Наблюдението на работата на такива трети страни ще бъде непълно, което понякога носи нови проблеми. Няма гаранция за пълна конфиденциалност, тоест нямате гаранция, че ценна информация няма да изтече. Ако процесът не загуби ръчен труд, тогава подобна реорганизация ще стане като смяна на шило за сапун, тъй като разходите ще нараснат, но нищо няма да се промени. Неправилно обмисленият график на работния процес може да доведе до нови трудности в работата.
Автоматизация
Компромис и правилното решение би било да се използва потенциалът на вашите собствени служители, като същевременно се използва допълнителен разработчик на трета страна за внедряване на автоматизирана система за електронно управление на документи. Автоматизацията на всеки производствен процес се изплаща напълно. Този случай не е изключение. Системата за електронно управление на документи оптимизира и подобрява работните процеси, свързани с финансови, счетоводни и други документи, благодарение на което работата на цялото предприятие ще бъде още по-ефективна. Този метод трябва да бъде разгледан по-подробно.