Поставете приоритети според спешността и важността

Спешността и важността определят приоритетите

Поставянето на приоритети означава първо да направите най-важните неща. Този съвет обаче е от много малка полза, когато наводнение на пръв поглед неизпълними задачи се излива всеки ден над нас. Статията показва защо спешните задачи могат да бъдат предупредителен сигнал и как можете да получите повече време за наистина важните неща. В допълнение е представен методът на Айзенхауер, който има за цел да улесни приоритизирането въз основа на критериите за спешност и важност.

Спешност и значение:
Критериите за приоритет par excellence!

За да подредите правилно приоритетите, трябва да оцените предстоящите задачи, като използвате критерии. Спешност и значение не са единствените характеристики за изпълнение на задачите, които трябва да се изпълняват в оптимален ред. Но те са толкова важни, че трябва да бъдат отправна точка за всички усилия за приоритизиране. Нека първо разгледаме по-отблизо термините и след това да тестваме използването им с конкретни примери.

Спешност:

Критерият за неотложност е всичко за времеви аспект. По-конкретно: Има краен срок за задача, която приключва в ясно определен момент от времето. Данъчните декларации, крайните срокове за кандидатстване, изпитите и много от ежедневните задачи в работата имат такива „срокове“.

Винаги, когато има все още достатъчно време, въпросът не е спешен. Но е ясно, че дори най-дългият наличен период от време непрекъснато се свива - и неотложността постепенно се увеличава съответно.

Примери:

Данъчната декларация трябва да бъде подадена след три дни; в противен случай съществува риск от оценка на доходите/данъците, които трябва да бъдат платени.

Зъбобол е забележим; последното посещение при зъболекаря беше преди две години.

Избухнала водопроводна тръба превърна апартамента във влажна зона снощи.

Двугодишният син изведнъж има висока температура.

Значение:

Що се отнася до важността, нещата стават малко по-сложни. Причините за това са няколко. Важността винаги е свързана с размера на ефектите, които могат да се очакват от определено действие. Бъдещите ефекти обаче винаги са изпълнени с определена степен на несигурност - в много случаи не е възможно да се предскаже как точно ще се получи.

Независимо от това, полезни изводи могат да бъдат направени от комбинация от опит и здрав разум. Важността може да означава две неща: От една страна, под формата на „подобряване“. Спортът и доброто хранене подобряват здравето и представянето. Тези, които вършат добра работа, могат да подобрят възможностите си за кариерно развитие.

От друга страна, важността може да бъде изразена и във факта, че се предотвратяват негативните развития - и свързаните с тях разходи. Затегнете се в колата, за да избегнете проблеми с полицията и сериозни наранявания. Трябва да се спазват срокове, за да се избегнат договорни санкции или други избягвани разходи.

Примери:

Всички документи и разписки за данъчната декларация бяха подадени в папка през цялата година; Традиционно данъчните декларации се подават през уикенда през януари.

В случай на рутинно посещение на зъболекар ще бъде уговорена следващата среща за преглед.

Човек планира изненадващ уикенд за партньора. Поводът е сватбеният ден.

Регионален лидер ще присъства на презентацията, която ще се проведе следващия месец.

Важно, спешно или и двете?!

Винаги, когато всичко е спешно, човек трябва да бъде внимателен

Трябваше да забележите, че горните примери за спешност също са важни. Във всеки случай забавената обработка би имала (потенциално) сериозни последици. Също така става ясно, че нито данъчната декларация, нито стоматологичните проблеми трябва да са станали спешни! Небрежността при планирането и отлагането вероятно са били причините. Какво може да се изведе от това?

Важното трябва да бъде възможно най-рядко спешно!

Важните задачи са по дефиниция на голяма тежест в техните ефекти. Съответно, към тях трябва да се отнасят с необходимото внимание и добросъвестност. Не е препоръчително да се пренебрегвате с данъчната декларация! "Малките неща" могат лесно да се превърнат в сериозни проблеми.

Назначението за преглед при зъболекар е забравено или просто игнорирано. Ако имате лек зъбобол, пийте хапчета за болка в продължение на една седмица. В края има лечение на коренови канали или дори скъпи протези. Всички неприятности лесно биха могли да бъдат избегнати. Дори когато подава данъчна декларация, никой не може да се оправдае от изненада от назначаването. Първоначално имаше цялото време на света.

Ако искате да свършите работата точно навреме, не е нужно много, за да влезете в сериозни проблеми във времето: проблеми с компютъра, болести и т.н. Това би било лесно да се предотврати. Срещите, списъците със задължения и адекватното планиране предотвратяват внезапното всичко да стане спешно и различни срокове предизвикват страх.

Разбира се, има и ситуации, в които важни неща също са спешни. Такива задачи винаги имат много висок приоритет. Не всичко може да бъде планирано и абсолютната сигурност е илюзия. Отново и отново се случва, че въпреки всички планиращи и предварителни съображения, трябва да се играе „пожарна команда“. Ако член на семейството или вие самите внезапно се разболеете, това би било такъв случай. Възможни са много ситуации по време на работа, които са били непредвидими и трябва да бъдат изяснени/отстранени незабавно.

Независимо от това, извънредното положение за такива „противопожарни задачи“ трябва да бъде изключение, а не правило! В противен случай ще има постоянен стрес и прегледът ще бъде загубен. В края на краищата се спъвате от бедствие на бедствие и реагирате само вместо да се справяте със структурните проблеми в техните корени.

Не важно, но спешно -въобще съществува ли?!

Да, има! Голяма част от ежедневните смущения ни се извеждат с голям акцент. Голяма част от него е напълно ненужно и без значение.

Примери:

Телемаркетинг разговори, които не представляват интерес за вас.

„Проблеми“ от колеги, за които не отговаряте и които биха могли да ги решат сами.

Трябва да се направи протокол от събрание (ясно е, че никой никога няма да го прочете).

Изключително излишен малък терор от съседи и други съвременници.

Винаги има някой, който очаква нещо от вас. Ползите обаче често се поддържат в много управляеми граници. Следователно трябва добре да помислите как да излезете от подобни ситуации, без да губите излишно време.

В най-добрия случай можете просто да пуснете такива губещи време под масата, защото така или иначе никой не го забелязва. В останалите случаи обаче трябва да ограничите времето, прекарано до минимум. Може би някои неща също могат да бъдат делегирани.

Липсва спешност и важност?Само w напр. с него!

За такива задачи трябва да се отделя възможно най-малко време. Разбира се, има рутини от раздела „Винаги сме го правили по този начин!“, Но и тук е лесно да ги игнорирате. Обикновено има нещо по-добро, което оправдава това да не се прави.

Преди втората част на статията да разглежда метода на Айзенхауер, който често се препоръчва при управлението на времето, искам да дам някои препоръки, които наистина улесняват живота и подкрепят усилията за приоритизиране.

Запишете всички задачи, които трябва да извършите в писмена форма (прогнозни разходи за време и краен срок). Времето, когато трябва да започне обработката, се отбелязва в календара с буферни времена.

В началото на деня а) погледнете в календара = какво трябва да се направи, за да не стане дори спешно и б) кое има най-големи (положителни) ефекти?

Стойте далеч от губещите време, които не носят нищо/малко! (Перфекционизъм, онлайн боклуци и др.)

Препоръка от Зак Дейвис трябва да завърши първата част на статията:

„Ако искате да увеличите производителността си, много пъти на ден си задавате въпроси като: Колко важна е тази задача? Какъв ефект имам с тази дейност? Какъв е резултатът? "

Спешност и важност с
овладейте матрицата на Айзенхауер?

В консултативната литература често се твърди, че така наречената матрица на Айзенхауер (известна още като принцип на Айзенхауер) би помогнала да се справят системно със задачите според техния приоритет. Но нека първо разгледаме структурата на матрицата.

Има две оси, всяка от които представлява степента на важност и спешност. Той е приблизително подразделен само на две нива, така че се създават четири сектора, които са обозначени с А до С. Между другото, има по-атрактивен шаблон, наличен за изтегляне тук.

Сектори на матрицата на Айзенхауер

Сектор А: важен и спешен

Разбира се, тези задачи трябва да се окажат на върха на дневния ред и следователно трябва да бъдат решени незабавно. Кризите от всякакъв вид тук не са необичайни.

Примери:

80 процента от колегите в отдела са се развили с хранително отравяне от хранене в столовата. Организирате екип за спешни случаи от други отдели, за да спазите крайния срок за важна поръчка.

Избухнала водопроводна тръба направи апартамента необитаем. Трябва да се организират дискусии със застрахователната компания, майсторите и алтернативен покрив над главата през следващите няколко седмици.

Сектор Б: важен, но не спешен

Всичко, което е важно, но трябва да се направи без натиск по отношение на времето, принадлежи в тази област. Действията, които ускоряват постигането на целите, са част от тази област - преди всичко тук трябва да се споменат дългосрочни (житейски) цели, тъй като те лесно могат да се загубят в забързания ежедневен бизнес.

Тъй като задачите от В са от решаващо значение за дългосрочния успех, определено трябва да ги обмислите по подходящ начин от гледна точка на времето! Но точно защото не са спешни, човек често се изкушава да ги сложи на заден план. Но точно това поведение рано или късно създава проблеми, които биха могли да бъдат избегнати.

Примери:

Презентация на работното място с присъстващи важни ръководители може да бъде важна стъпка в планираната промоция.

Редовното посещение на лекар предотвратява сериозни заболявания, които могат да бъдат открити по-рано.

Сектор В: спешен - но не важен

Тук трябва да делегирате, ако е възможно, или да кажете веднага не. Примери за този сектор вече са дадени по-горе. (Телефонен маркетинг, излишни протоколи от срещи и терор за малки разговори)

Сектор D: нито спешен, нито важен

Всъщност е толкова ясно, че такива „задачи“ най-добре се игнорират или трябва да отидат направо в кошчето.

Примери:

Имейл глупости (забавни видеоклипове, верижни писма)

Критика:
Наистина ли някой използва тази част?

Признавам: не съм наистина убеден от метода на Айзенхауер. Това няма нищо общо с факта, че няма никакви доказателства, че генерал и по-късно президент Дуайт Д. Айзенхауер има нещо общо с метода. Няколко други аспекта ме притесняват много повече.

Той е много грубо структуриран и формата му бързо става объркваща. Приносът също така показа, че рязкото разграничаване между спешно и важно (както трябва да се направи с принципа на Айзенхауер) не е безпроблемно. Само тези, които първо се занимават интензивно с целите си, всъщност са в състояние да осъзнаят тяхното значение.

Матрицата също е много малко полезна за конкретна работа по възникналите задачи. Тя ми се явява твърде абстрактно и статично. В творческата област и особено когато се работи в екип, методът вероятно е твърде твърд и нито обслужва сложността, нито динамиката на полето на работа.

Каква допълнителна употреба предлага, че разширен списък със задачи не ми носи? Ако въведа срокове и приблизително натоварване в такъв списък, имам конкретна информация за моя график. По-конкретна и по-добра за използване, отколкото с представяне, което е декоративно, но полезно само в ограничена степен с двете си измерения на спешност и важност.

Заключение:
Дайте шанс на метода така или иначе!

Разбира се, все пак трябва да дадете шанс на метода. Правилният метод е този, който работи индивидуално. И не на последно място, въпрос на вкус е и как изглежда графичната реализация. Една от силните страни на метода може например да бъде, че някои дефицити стават очевидни.

Някой, който хронично отлага и чийто А-сектор следователно се пръсва по шевовете, може ясно да види, че постоянните „операции на пожарната команда“ (спешността и важността често съвпадат) са до голяма степен самонанесени. С течение на времето методът трябва да помогне за изчистването на сектор А и по този начин да спечели повече време за важния сектор Б. Съществува и сенсибилизация за напълно излишни "губещи време".

Като цяло силно се препоръчва никога да не изпускате от поглед двете категории спешност и важност. С правилните методи (ключова дума: планиране) спешността е доста лесна за овладяване. По въпроса за важността - субективен и често трудно измерим термин - нещата изглеждат по-сложни.

Целите и ценностите трябва да бъдат предефинирани и поставяни под въпрос отново и отново. Способността да се приоритизират добре е в крайна сметка процес на учене през целия живот.

* Забележка за рекламите на Amazon

За пълнота и за информация: Рекламите или със звездички (*) маркираните продуктови връзки на тази страница принадлежат на партньорската програма на Amazon. Ако кликнете върху такава връзка и след това купите нещо, вероятно няма да ме обогатите - но ще получа малка комисионна;-Разбира се, нищо от това не оказва влияние върху покупната цена. Връзките са умишлено подбрани продукти, които аз често притежавам. Накратко: Интересни предложения за покупка с близки препратки към публикациите в блога.

---