Полезни съвети за организиране на офиса и архивиране на документи - 9 до 6

Производителността, ефективността и креативността в работата до голяма степен зависят от това как е организиран офисът. Средата, в която извършвате дейността си, определено отпечатва резултатите от вашата работа и ако искате да завършите всички проекти, организацията определено е от ключово значение.

В зависимост от работата, която имате, организирането може да бъде лесно за изпълнение или да включва по-сложни неща. Въпреки че нуждите се различават, принципите са приблизително еднакви, независимо от вашата дейност. Ще ви покажем какво да правите и какви неща са ви необходими за вашия офис, за да можете да се превърнете в истинска машина за ефективност.

Как успявате да поддържате чист и подреден офис?

Ако искате да имате чист и подреден офис, просто трябва да закупите канцеларски материали и канцеларски материали за организацията, но също така да имате някои правила и навици в това отношение. Организиран офис означава, че винаги имате място за всичко и връщате всеки обект на място, след като сте го използвали.

Първото нещо, което трябва да направите, е да изхвърлите всякакви предмети, които вече не ви използват и които заемат място ненужно. Не забравяйте, че не е достатъчно да поръчвате документи, файлове и офис артикули веднъж седмично или веднъж месечно. Това трябва да е ежедневен навик, от който никога не трябва да се отклонявате.

Друго важно нещо за подреден и чист офис е това, свързано с внимателно направените покупки. Помислете дали наистина имате нужда от определени неща, преди да ги купите, така че в крайна сметка да не заемат място на бюрото ви, без всъщност да ви донесат някакви ползи. Не всички джаджи за офис са наистина полезни, затова е най-добре да претегляте всяка покупка, по този начин ще спестите място, но и финансови ресурси.

Начинът на организиране на вашия офис диктува работния ви ден. Колкото по-чисто е, толкова по-бързо ще работите. Винаги ще имате под ръка нещата, от които се нуждаете, ще знаете точно къде се намират определени документи и няма да губите време в търсенето им и няма да почувствате ума си натоварен поради купищата хартии на масата.

Какви елементи не трябва да липсват на бюрото?

Оборудвайте офиса си с места за съхранение - rollbox с чекмеджета, рафтове за книги, папки, папки, но също и тави за организация. Това са само няколко от нещата, които трябва да направите, но всичко зависи от работата, която имате и от нещата, от които се нуждаете в момента. Докато лаптопът е достатъчен за програмист, архитектът например ще се нуждае от много повече обекти на работния плот.

Малко са заданията, които не изискват компютър, така че първото нещо, което не трябва да липсва на бюрото, е този обект - компютърът или лаптопът. Дневният ред също е абсолютно необходим, за да се запише какво трябва да се направи в определен ден и да се въведе ред в дейностите. Пост-неговите също са много полезни, за да ви напомнят подробности, които могат да ви избягат.

Офисът трябва да бъде подреден по такъв начин, че в него да се намират само нещата, които в момента използвате. Това, което използвате по-рядко, може да бъде в ролка или в килер, така че да не претрупва излишно вашата маса. Принципът, от който трябва да се ръководите, е, че на масата има само това, което е строго необходимо.

Как да организираме важни документи?

Строгата организация на документите ще ви помогне да ги намерите в рекордно кратко време, когато имате нужда от тях. Ето какво ви трябва и какви правила трябва да следвате:

Файлове с релси или пликове и пластмасови листове - за всяка категория документи използвайте файл, напишете върху него какви документи има - договор и допълнителни документи за клиенти, доставчици, фактури за различни услуги и др.
Рафтове за книги - изключително полезни, защото ви помагат да съхранявате и лесно да намирате важни документи. Например, ако имате документи в даден файл за една година, поставяте файловете в библиотеката и сте сигурни, че там ще намерите всички документи и информация за определен клиент, доставчик или друг тип партньор.
Места за съхранение - те трябва да бъдат включени в рафтовете с книги и са незаменими в добре организираното работно пространство.

За да организирате важните документи, имате нужда и от телбод, перфоратор, офис клипове, така че договорите, които включват повече от една страница, да бъдат телбодирани и едва след това поставени на тяхно място.

Друг аспект, който трябва да се вземе предвид, е изборът на място за всяка категория документи - на един рафт са договори с клиенти, на друг рафт са тези с доставчици, на друг рафт фактури и така нататък.

Как държим под внимание важните документи или нещата, които трябва да решим спешно?

Някои документи са необходими периодично, така че те трябва да бъдат на ръка, за да не губят време в търсенето им. Така че, преди да започнете да организирате, помислете какво ви е необходимо в момента, така че да ги държите възможно най-близо до себе си.

В този случай килер, разположен точно в близост до офиса, ще бъде много полезен. Също така тавите за документи са може би най-полезните, когато става въпрос за съхраняване на документите, с които трябва да се справим спешно. Полезни са и офисните подпори с чекмеджета, които не заемат твърде много място на бюрото, но ви помагат да имате под ръка документите, от които винаги се нуждаете.

Където съхраняваме документите, от които не се нуждаем през цялото време?

Във всеки офис има документи, които не винаги се използват. Те не трябва да се съхраняват в близост до работното пространство, за да не създават усещане за задръстване и натоварване. В идеалния случай трябва да има специална стая за такива неща, архив. В него шкафовете трябва да бъдат внимателно етикетирани, рафтовете да бъдат номерирани и документите там също да бъдат организирани, или по азбучен ред, или според друг определящ критерий - годината, от която датира договорното правоотношение, ако става дума за договори, отношенията между компании - клиенти/доставчици/служители и др.

Къде можем да отбележим важните неща?

Програмите, тетрадките, репертоарите и бележките след тях са незаменими на бюрото, така че можете да записвате важни неща, които не бива да забравяте. За заседателни зали флипчартовете и дъските също са много полезни за класиране, организиране на стратегии и очертаване на жизненоважни процеси за компанията.

Какви продукти използваме за ефективно архивиране на документи?

Ефективната организация включва и използването на продукти, специално проектирани за архивиране. Ето най-полезните продукти за ефективно архивиране на документи:

Правила за ефективно архивиране на документи

Във фирмата работят много хора и някои служители могат да се променят с течение на времето. Ето защо за безпроблемното протичане на нещата е важно да се познават правилата за ефективно архивиране на документи. Тези правила се използват в повечето компании и институции и се спазват именно защото улесняват организирането и намирането на документи. Ето тези правила:

Първата стъпка е да се класифицират документите чрез намиране на определящ елемент, след което да се поръчат документите:

името на издаващата организация
имена на отговорни лица и длъжности
дата (на издаване или разписка с елементите: година, месец, ден, регистрационен номер (при издателя или получателя)
населено място (издател или получател)
име или вид на документа (разписка, протокол, решение и т.н.)
проблеми или теми

Втората стъпка е да изберете типа на класификация - азбучен или хронологичен - тук има правило, което всеки трябва да следва - низходящ или възходящ хронологичен, азбучен в зависимост от инициала на фамилното име и т.н.

Всяка компания трябва да има ясно написани тези правила на панела точно в картотеката, така че да няма синкопи в дейността, когато пристигнат нови служители. Разбира се, всяка институция, в зависимост от нейния профил, може да има различни правила за архивиране, но е от съществено значение те да съществуват и да бъдат спазвани от всички, които имат достъп до архива.

Как организирате и архивирате документите си в офиса? Смятате, че организацията влияе върху вашата производителност?