Планът за партито от десет точки Как да организирам събитие, тематично ПУЛС
Било то рок парти, дипломиране или благотворително четене - ако искате да организирате публично събитие с много посетители, трябва да обмислите много предварително. Отговорихме на десетте най-важни въпроса за успешно събитие.
От: Каролайн фон Айххорн
Състояние: 15.06.2011 | архив
1. Как да започна?
Всяко начало е трудно. Или: Двата най-важни въпроса, които трябва да си зададете в началото. Кога и къде трябва да се вдигне вестта?
Във всеки случай избягвайте противоречиви срещи. Издига ли се фестивалът на силната бира в същия ден, към който се втурва цялото ви село? Или някой прави парти, подобно на вашето? Започнете да планирате половин година предварително и се придържайте към график.
Второ: къде искате да купонясвате? Изберете място, което е твърде малко, отколкото твърде голямо. Няма нищо по-лошо от купон с прозяваща се празнота. Стаята е добре запълнена с около двама души на квадратен метър.
Разбира се, отдалечената горска хижа също е готина. Трябва обаче да можете да прецените колко хора искат да предприемат по-дългото пътуване. Има ли достатъчно място за паркиране или трябва да организирате трансфер? Дори и на открито, трябва да направите по-сложни съображения: Къде е следващият източник на енергия? Какви предпазни мерки трябва да се спазват? Има ли тоалетни или трябва да поставя тоалетни Dixie?
2. Кои органи трябва да информирам?
Веднага след като определите часа и мястото, трябва да регистрирате вашата партия в общината.
Съгласно член 19 от Закона за държавните наказания и наредби това е задължително за публични събития. Трябва да се регистрирате поне два месеца предварително и да сте навършили пълнолетие.
За всяко събитие има различни изисквания, в зависимост от това колко хора идват и колко голям е фестивалът. Колкото по-обширно е вашето събитие и колкото повече се отклонява от обичайното използване на дадено място, толкова повече изисквания трябва да отговорите. Например, ако искате да проведете концерт с 500 гости в празна офис сграда, включително светлинно шоу, танц и бюфет, изпитът в общината е по-сложен от класическия концерт в концертна зала. Не забравяйте, че има такса за регистрация. Колкото по-сложно е вашето заявление, толкова по-висока е таксата. Не забравяйте да потърсите съвет от местните власти. Най-доброто нещо, което трябва да направите, е да се отбиете там лично.
Не се смущавайте, ако офицерите разширят очите си от вашата луда идея. Колкото по-организирани им предавате събитието си, толкова по-малко те имат оплаквания.
Когато общината провери вашето заявление, в него ще бъдат включени и други институции като полицията, пожарната, строителния отдел или екологичния отдел. Сега тя ще се изправи пред вас с изискванията: от шумозащита до пожарна защита, аварийни изходи, спасителен персонал до защита на младежта, трябва да отговаряте на законовите изисквания на Наредбата на Баварското събрание. Няма да го заобиколите, ако искате да проведете безопасно и законно събитие.
Властта - която често се забравя от начинаещите - е на върха: колекторското общество GEMA. Трябва да платите за всяко публично събитие с музика, която е предмет на GEMA. И така: Регистрирайте се предварително по имейл или онлайн формуляр на www.gema.de.
Ако GEMA открие събитие, което не е регистрирано, вие ще платите поне двойна действителна тарифа като неустойка. Можете да намерите тарифите на уебсайта на GEMA. Те са обвързани с размера на мястото на провеждане и цената на приема. Ако се съмнявате, можете да позвъните на вратата в районния офис на GEMA. Те могат да ви дадат съвети как да поддържате ниски разходи.
3. Ами храната и напитките?
Ако празнувате в бар или кафене, където всеки ден се сервира храна, не е необходимо да се регистрирате. Изглежда различно с топлите ястия.
Веднага щом искате да предложите топли ястия, трябва да се придържате към разпоредбите за ресторантите и хотелите, които можете да намерите на www.haccp.de. Правилата варират от здравни сертификати на служителите до зони за подготовка. Например морковите не могат да се режат на дървени маси, а само на пластмасови повърхности. Ако искате да предложите гореща храна на открито, свържете се със собственик на щанд за чипове или подобен, който може да продаде храната му срещу заплащане.
Най-лесният начин да вземете бира и сода е от местната пивоварна. Попитайте какво още може да ви осигури пивоварната. От дозатори до пейки за бира до чаши, те обикновено имат много материали с тяхното лого върху тях, които обичат да заемат. Най-много пари могат да се изкарат с коктейли, но тогава се нуждаете и от обучени бармани и можете да обслужвате само хора на 18 и повече години. Бирата и виното са разрешени за 16-годишни. Не забравяйте, че трябва да предлагате и безалкохолни напитки. Най-евтината напитка в менюто трябва да е безалкохолна.
4. Как да предотвратя финансовия срив?
Още в началото трябва да си дадете ясно да се разбере: Искате ли да инвестирате във вашата партия, да печелите пари или да работите, за да постигнете равновесие?
Ако искате да стигнете до нула, направете просто бизнес изчисление: разходите са равни на доходите. На купон печелите по-голямата част от парите си от напитки. Цените за прием обикновено се добавят за такси и наеми. Но така или иначе хората предпочитат да платят за бира, отколкото за марка. Така че, ако поддържате ниските цени за вход и оскъпите бирата с 50 цента, в крайна сметка получавате повече от нея.
Ако не организирате бара сами, но го управлявате от дискотека, например: Не позволявайте на собственика да ви откъсне, но настоявайте за дял от оборота. Важно: Не гарантирайте минимален доход на никого, като външни доставчици или оператор на нощния клуб.
Най-голямата финансова опасност: Като организатор вие носите отговорност за инциденти с вашите частни активи. Много може да се случи: някой се е спънал в кабел или лампа пада от тавана и удря някого в главата. Във всеки случай сключете застраховка "Гражданска отговорност", вашата частна не носи отговорност за нея. Има достатъчно оферти като краткосрочни договори за еднодневно събитие, които струват между 75 и 300 евро в зависимост от броя на посетителите. Ако организирате парти с приятели, вие носите отговорност, както сте уговорили по договор: заедно, сами или в други съзвездия. Ако никой от вас няма пари, родителите ви трябва да служат.
5. Как да получа правилния звук?
Независимо дали сте регионален техно диджей или международно известна рок група: Бъдете мили с изпълнителите си, защото те организират партито.
След като сте договорили такса, трябва да подпишете договор, в който всичко е регламентирано: от кетъринг в зоната зад кулисите до необходимото огледало за грим в гардероба до стаята в хотела. Също така трябва да се съгласите с вашите артисти, че те сами ще се погрижат за заместител в случай на заболяване.
Уточнете с бандата или диджея си възможно най-рано от кое оборудване се нуждаят или ги предоставете сами. Много диджеи предпочитат да внесат свой собствен звук, включително осветление.
Обърнете внимание на условията на място. Имате нужда от различни кутии в остъклен павилион, отколкото в бетонен бункер. Сравнете цените на различните компании за отдаване под наем, защото има големи разлики. Кредиторите също са щастливи да преговарят с тях. Може би фирма за отдаване под наем ще ви отведе до мястото безплатно, ако ги предпочитате пред конкурента им.
6. Как да намеря спонсори?
Добрата партия често се проваля заради парите. Но това може да се организира. Събрали сме няколко съвета за вас какво да обмислите, кого да попитате и как работят преговорите за договори.
Всъщност можете да търсите спонсори за всички области на вашето парти: от местоположението до напитките, храната, музикалните системи до печатните материали. Едва ли има финансови критерии, но всичко е въпрос на преговори. Парите рядко минават през масата. Спонсорите предпочитат да допринасят в натура.
Правилото е: колкото по-местно, толкова по-добре! Попитайте магазина за ъгли или дървената компания на чичо ви. Предложете да закачите банер, да покажете флаери или да споменете компанията в реч.
Ако търсите компании, с които можете да установите референтни точки, те са особено отворени. Например, когато правите коктейл, единият или другият производител на алкохол може да изпусне няколко бутилки. Студентските туристически агенти със сигурност биха искали да рекламират на летен фестивал за студенти.
Помислете добре: какви са моите козове? Как мога да продам целевата група на потенциални спонсори? Създайте папка за спонсор, в която спонсорът може да види какво има на вашето парти. Бъдете смели и креативни. Маркетинговите отдели също трябва да предават своите материали.
Пазете се от грабежи. Когато компаниите усетят, че начинаещ е на работа, те обичат да пробват криви сделки. Не продавайте стойността на вашата партия твърде евтино.
7. Кой може да ми попречи на пътя?
Всяка кавга обърква парти. Не трябва да се стига до това. Точно както гневът към съседите и службата за обществен ред не създават точно добра атмосфера. Така че ето няколко съвета как ще бъде успешно събитие.
Най-големите партийни убийци са местните жители, които се чувстват раздразнени от шума и се обаждат в полицията. Във всеки случай, предварително попитайте общината за мястото на вашето място и предупредете съседите си.
Пазете се и от малки братя и сестри. Под 16-годишните не е позволено да ходят на „танцово събитие“ без придружител, на 16- и 17-годишните са разрешени до полунощ. От съществено значение е личните документи да се проверяват от персонала на охраната и бара. Никога обаче не правете сами услугата за сигурност, дори ако искате да си спестите разходите. Нека го правят хората, които имат опит с това и които не искат да празнуват. Мъж/жена от охраната струва около десет или дванадесет евро на час.
Колкото повече хора участват в дадено събитие, толкова по-важно е не просто да се договарят нещата устно. Където играят пари, споразуменията трябва да бъдат сключени в писмена форма, имейлите са достатъчни.
Дори и да звучи тъжно, за организатора: никога не пийте с вас. Трябва да държите главата си чиста и да поддържате нещата да работят. Вашите служители в касата и в бара също не трябва да се напиват.
8. Зависи и от декорацията
Класиката все още е диско топката. Но правилно ли е поставено? Какви алтернативи има и какво ще струва всичко?
На тематично парти декорацията е разбира се задължителна. В противен случай трябва добре да помислите за времето и парите, които са включени. Декорацията е скъпа и се забелязва само ако е наистина успешна и подходяща. И така: всичко или нищо.
Доброто осветление, от друга страна, е от съществено значение. Неоновите тръбички, които карат всяка пъпка да блести, развалят цялото парти. Малко затъмняване помага. Тъй като наистина сложното осветление за съжаление е наистина скъпо, с професионални наеми получавате само от 5000 евро. Ако искате да осветите фитнес с прожектори и да го изградите сами, можете да намерите осветление за 400 евро. Определено обаче трябва да потърсите съвет от специалист по осветление, защото когато става въпрос за светлина, има какво да се вземе предвид, от десния контакт до предпазните мерки.
Най-лесният начин да постигнете класическа диско атмосфера е с диско топката. Той трябва да свети от две страни. За целта ви трябват специални изкуствени прожектори със снопен лъч, които прикрепяте към голяма топка на четири метра разстояние. Балоните са евтина, но ефектна декорация. Често можете да поръчате декорация и от доставчика на напитки.
9. Как да информирам гостите си?
Няма празник без гости. Но моля, избягвайте и пренаселените входни зони. Тук можете да разберете кои канали промоцията работи най-добре.
Най-добрият рекламен носител все още е от уста на уста. Трудно е обаче да се разпространи това при събитие, което се случва за първи път. Ето защо трябва да създадете привличащ вниманието за вашето събитие.
Независимо дали са ръчно изработени или с гланц - с дизайна трябва да предадете ясно послание и да се обърнете към правилната целева група. В допълнение към флаерите, плакатите генерират още повече внимание. Ако върху него има наистина успешно произведение на изкуството, хората обичат да го закачат в стаята си, което дава на вашето събитие още един траен ефект. Когато са отпечатани плакати и флаери, мотото е: разбъркайте барабана. Започнете да обявявате вашето събитие поне три до четири седмици предварително.
Facebook и други портали за социални медии вече могат да бъдат използвани за привличане на голям брой хора към дадено събитие бързо и лесно - ако някой задейства вълната. Бутоните Like и Accept могат да се използват за приблизителна оценка на това колко хора се интересуват от вашето събитие. Ако онлайн стане очевидно, че твърде много хора искат да дойдат - подгответе се за спиране на приема.
10. Как възниква настроението?
Всичко на мястото си, отговаря ли рекламата, взети ли са всички мерки за безопасност? Дори тогава нещата пак могат да се объркат. Защото времето все още може да бъде неудобно, ако например наближи буря. Сега какво?
Както се казва? Диджеят прави партито! Или групата. Ако сте спазили всички предишни точки, нищо официално не пречи на настроението. Дали събитието ще бъде успешно или не, никога не може да бъде оценено на сто процента. Също така има много общо с инстинкта на червата дали правите музиката и атмосферата точно с вашата публика. Ако не се получи, може би трябва да преосмислите кариерата си като мениджър на събития.
. и ако все пак се обърка?
Без паника. Не винаги всичко може да се получи. Като доказателство: Попитахме професионалните организатори какви грешки за начинаещи са допуснали - и какво са научили от тях:
"По време на Световното първенство по футбол в Южна Корея и Япония през 2002 г. Tollwood беше доста празно, не мислехме, че хората ще се интересуват толкова много. Сега имаме публично гледане - пред фона на фестивала с многото мултикултурни трибуни добре приет от посетителите. "
Карен Маршолик, организатор на фестивала Tollwood в Мюнхен
"Времето е най-голямата злополука, която може да ви се случи на фестивал. Ясно е, че нямам нужда от под в моята задкулисна палатка, когато грее слънце. Но когато вали, инструментите са във водата. Подът за задкулисната палатка щеше да ми струва 80 евро, вместо това използвахме комплекти маси за бира като заместител. Почистването беше много по-скъпо. "
Йоханес Рийс, организатор на фестивала в кампуса в Регенсбург
"Почти го прецакахме веднъж със субсидията за града. Първо, закъсняхме и второ, нямахме сметки за разходите си, защото много се" подслушваха "чрез приятели. Така че: потвърдете всичко, дори и да го направиха най-добрият приятел е. "
Доминик Верен, организатор на фестивала Chip Hits The Fans край Нюрнберг
"Особено при младите хора, компаниите и ресторантьорите често мислят, че могат да правят каквото искат с вас. Това стига до съдебни спорове. Имахме случай, че продавач на храна отказа да плати таксата си на щанда, защото започна да вали . Отидохме чак до зашеметяващата процедура. Човекът просто си помисли, че са начинаещи, които така или иначе не смеят да направят нищо. "
Йоханес Рийс, организатор Campusfest Regensburg
"По време на първата плажна бомба поставихме примерни охранители - но само на входовете. Не очаквахме хората да се изкачват над оградите. Следващият път разпределихме охраната около зоната на фестивала."
Щефан Цайлер, организатор на фестивала Beachbomb във Вьорт ан дер Исар