План за развитие на информационната система - управление на проекти
Фигура 1. Методология за създаване на SDLC системи
План за проект за развитие на ИС
1. Иницииране на проект
Формулирането на стратегически план за развитие на информационна система, както и започване на действия за нейното прилагане, е прерогатива на топ мениджърите. Именно те трябва (под формата на одобрени документи) да формулират общите бизнес изисквания за бъдещата система. За да завършат успешно тази фаза, висшите мениджъри трябва да осигурят подходяща среда в организацията, която отговаря на следните условия:
- Ръководството трябва да бъде уверено, че инициираният проект е действително необходим, и ще отдели достатъчно средства и внимание за изпълнението му.
- Ръководителите на отдели се интересуват от изпълнението на проекта, разбирането им за целите и задачите на проекта съвпада с разбирането на топ мениджърите и се осигурява активното им участие в етапите на формиране на цели и стратегии (предимно организационно).
- Всички служители на организацията са информирани за целите и задачите на проекта и тяхната мотивация ще осигури успешното изпълнение на цялата работа, свързана с проекта.
1.1 Формулиране на целите на проекта
Формулираните цели на проекта не трябва да бъдат обвързвани с никакви технологии. Основната им цел е да очертаят какво точно създаваната информационна система трябва да предоставя на организацията и какви ползи (със същите термини, които се използват за оценка на ефективността на компанията) организацията трябва да получи в резултат на този проект. В бъдеще, на етапа на внедряване и експлоатация, именно сравнението на тези очаквани бизнес ползи с получените резултати ще бъде основата за анализ на успеха или провала на проекта.
Въз основа на очакваните бизнес ползи се класифицира ролята на бъдещия ИС (стратегически, ключов или спомагателен според Макфарлан) и в зависимост от него се посочват предпочитаните методи за управление и създаване на ИС.
1.2 Изчисляване на очакваните ползи и определяне на горната граница на бюджета на проекта
Очакваните бизнес ползи, намалени до паричен еквивалент в рамките на 1-3-годишен период (много приблизително на този етап), определят горното ниво на бюджета за проекта за създаване на ИС, което като минимум не трябва да надвишава паричната еквивалент на очакваните ползи.
1.3 Оценка на осъществимостта на проекта
На същия етап осъществимостта на проекта се оценява с участието на различни специалисти (технолози, финансисти, маркетолози, кадрови служители и др.) В случай на положителен резултат окончателно се формулират бизнес изискванията и се прехвърлят на ръководителите на отдели за следващите стъпки. В случай на отрицателен резултат от предпроектното проучване, ръководството на компанията трябва да преразгледа формулировката на бизнес изискванията, като вземе предвид установените ограничения или дори да преразгледа стратегическия план за развитие на информационните системи на организацията като цяло.
1.4 Формиране на екипа по проекта
Сред многобройните рискове, съпътстващи изпълнението на големи ИТ проекти, различни организационни рискове заемат значително място. И така, сериозен фактор, който изисква голямо внимание още на първите етапи на проекта, е правилното формиране на екипа по проекта. Този процес се усложнява от факта, че подборът почти винаги се извършва само от броя на наличните служители на организацията, което е типично, но значително стеснява кръга на възможните кандидати. Друг отрицателен фактор може да бъде нежеланието на мениджърите да разпределят служителите изцяло за нуждите на проекта. В резултат ключовите хора са ангажирани в съчетаването на работата по проекти с други отговорности, което често води до ужасни последици. В идеалния случай екипът по проекта за изпълнение на IP трябва да изглежда така:
От страна на клиента
От страна на Изпълнителя
- Координатор (ръководител на проекта) от Изпълнителя. Изготвя работен план за разработване, преразглеждане и внедряване, планира индивидуално натоварване на конкретни служители (включително специалистите на клиента, например експерти) и наблюдава изпълнението на този план.
- Консултанти, анализатори. Специалисти в предметната област и внедрената софтуерна система. Те изпълняват две основни задачи: те са отговорни за събирането и предоставянето на съответната информация на участниците в проекта (по отношение на автоматизирани бизнес процеси и технически подробности за изпълнение) и в проектите за внедряване на персонализирани системи определят необходимите настройки и подобрения.
- Програмисти, програмисти. Те се използват за решаване на различни задачи за интеграция и миграция, придружаващи големи проекти, например създаване или конфигуриране и актуализиране на софтуер, писане на софтуерни мостове за обмен на данни между старите и новите клиентски системи.
- Технически ИТ персонал. Подобно на техническия персонал от страна на клиента, проектът използва тестери, персонал за техническа поддръжка, системни администратори.
2. Анализ на информационните потребности
Извършва се от ръководителите на функционални звена, които са обекти на промени, свързани със създаването на нова информационна система - членове на експертния съвет на проекта. След като формулират бизнес изисквания, те, заедно със своите служители, използвайки опит, модели на техните функционални области и бизнес процеси, създават (евентуално с участието на външни консултанти) потребителска спецификация на създаваната система и план за тестване на нейната годност.