Период на съхранение на документа, нашият правен файл - Riverchelles

Открийте нашия юридически файл № 14!

документа

Период на съхранение на документа

Задължения на работодателя

Работодателят е законово задължен да съхранява за минимален период от време определени документи, за да се подложи на проверки от инспекцията по труда, данъчната администрация или Urssaf или възможни правни действия от служителите.

За документи, чието съхранение не се изисква от закона, препоръчително е да ги съхранявате поне до изтичане на приложимия давностен срок.

Общоправно гражданско предписание

Обикновената гражданска давност е 5 години от закона от 17 юни 2008 г. за реформиране на давността по граждански дела. С някои изключения обаче давностният срок в трудовото законодателство е 2 години за действия, свързани с изпълнението на трудовия договор и 12 месеца за всякакви действия, свързани с прекратяване на трудовия договор.

Документи, които трябва да се съхраняват за евентуални проверки на инспекцията на труда

Тази категория документи включва по-специално регистрите, които трябва да се водят и които трябва да могат да бъдат представени по всяко време на агентите, отговорни за осигуряване спазването на Кодекса на труда и Кодекса за социално осигуряване.

Работодателят трябва да запази:

- През 5 години:

  • Документите, касаещи наблюденията и официалните известия на инспекцията по труда, както и тези, касаещи проверките и контролите по въпросите на здравословните и безопасни условия на труд и, във всеки случай, тези от последните 2 проверки или проверки (чл. D. 4711- 3 CT).
  • Вписванията в единния регистър на персонала през 5 години от датата, на която служителят е напуснал заведението (чл. R. 1221-26 CT).

- За 3 години:

  • документите, позволяващи да се отчете броят на работните дни, изпълнени от служителите, засегнати от споразуменията с фиксирани цени (чл. D. 3171-16, 3 ° CT).

- За 1 година:

  • Документите, които позволяват да се записва работното време, попълнено от всеки служител (чл. D. 3171-16, 1 ° CT), включително в случай на индивидуални графици.
  • Документът, обобщаващ броя на дежурствата, изпълнени всеки месец от служителя, както и съответното обезщетение (чл. D. 3171-16, 2 ° CT).

Документи, които да се съхраняват за проверки от данъчната администрация

Работодателят трябва да запази в продължение на 6 години, но за предпочитане по-дълго, всички книги, регистри, документи или експонати, върху които могат да се упражняват правата на комуникация, разследване или контрол на администрацията. Този 6-годишен период започва да тече от датата на последната сделка, спомената в книгите или регистрите, или от датата, на която са съставени документите или документите (чл. L. 102 B, Livre des Procedure Fiscales, CGI). Това се отнася до ДДС и данъчни декларации за BIC, както и задължителни книги (книга, книга и др.).

Документи, които трябва да се съхраняват за всякакви проверки от Urssaf

Контрол на Urssaf дава възможност да се провери правилното прилагане на законодателството за социално осигуряване и осигуряване за безработица, да се гарантира точността на декларациите и се отнася до непредписани вноски и вноски.
Предписани са социални вноски и вноски на 3 години от края на календарната година, за която се дължат (чл. L. 244-3 CSS). Поради това е препоръчително документите да се съхраняват най-малко 4 години.
Имайте предвид, че по отношение на незаконната работа може да се упражнява контролът над Urssaf през 5 години (чл. L. 244-11 CSS).

Контролни служители може да поиска представянето на няколко документа:
- обичайните оперативни документи на компанията (таблица и обобщен фиш за вноски, DADS, подкрепящи документи за намаления или освобождаване от социални вноски, DPAE и др.);
- счетоводни документи (баланси и оперативни сметки, общи счетоводни книги и др.); - банкови документи (чекове, банкови извлечения и др.);
- данъчни документи (дубликати на данъчни декларации и др.).

Документи, които да се съхраняват за евентуални правни действия

Работодателят трябва също така да съхранява определени документи, за да се справи, ако е необходимо, с жалби или действия, както граждански, така и публични, от служители или бивши служители, от потребителски компании или от администрацията.

Сроковете за съхранение на документи съответстват на различните режими на давност, както граждански, така и наказателни.

Гражданското предписание на общото право е 5 години (чл. 2224 C. civ).

Въпреки това, по въпроси на трудовото право, с някои изключения, предписанието на общото право е:
- 2 години за действия, свързани с изпълнението на трудовия договор;
- 12 месеца за действия, свързани с прекратяване на трудовия договор (чл. L. 1471-1 CT)

По отношение на наказателната давност е необходимо да се направи разграничение според това дали извършеното престъпление има характер на нарушение или престъпление. Всъщност предписанието за публично действие е една година Отидох за билети и На 6 години за престъпления (членове 9 и 8 Наказателен кодекс).

Работодателят трябва да запази:

- За 6 години:

  • Поради това се препоръчва да се съхранява за 6 години различните документи, свързани с представителството на персонала (протоколи от избори и заседания и др.).
    Предписано е нарушението на препятствието, представляващо факта на подкопаване или опит за подкопаване на свободното определяне на представители на персонала (IRP и DS) или редовното упражняване на техните функции от 6 години (член 8 C. проц. писалка).