Отмяната на електронен документ не означава да го изтриете # основи # EDMS #ECMJ

Екатерина Артемиева, Synerdocs

Никой не мисли за анулиране на документи, докато не срещне тази нужда. Разбира се, ако говорим за хартиени документи, няма въпроси - свикнали сме да работим с тях и сме подредили законодателството, но какво да кажем за електронните?

Един от нашите абонати наскоро се свърза с нас с въпрос:

„Преди няколко месеца подписахме договор за доставка на суровини с една от регионалните компании. Договорът и придружаващата го документация, с изключение на товарителницата, в електронна форма (разменена чрез услугата). В определен момент условията на договора не бяха изпълнени, тъй като възникнаха непредвидени проблеми от страна на доставчика и досега проблемите не бяха разрешени. Ръководството взе решение да развали договора. За първи път имаме подобна ситуация с електронните документи, възможно ли е да ги анулираме? "

Преди да преминем директно към тази тема, ще направим малко отклонение: ако законодателството не посочва изрично, че когато се работи с хартиени документи, за да се направи това, а с електронни документи - в противен случай, тогава практиката на тяхното използване е подобна.

Така че, обикновено за хартиен документ се изготвя споразумение за отмяна или документът просто се изхвърля. Отмяна на електронен документ означава отмяна на документ, а не изтриването му. Доказателство, че електронният документ вече не е валиден, е и споразумението, подписано от страните по сделката.

---