Организиране и провеждане на събития в пресконференция на PR кампания, брифинг
За да създадат и поддържат позитивно обществено мнение, за да осигурят желаното поведение на обществото, компаниите организират различни събития за журналисти. На практика, вербална или речева, комуникацията е особено важна за висшето ръководно ниво - на тържествените откривания на изложби, презентации, дни на отворени врати, приеми, конференции, кръгли маси. Използването на устната реч трябва непрекъснато да се подобрява, като се издига до височините на ораторското майсторство, като всяка реч пред публиката е внимателно подготвена. В съвременните условия за развитие на руския бизнес много трудности се обясняват с липсата на PR комуникация, осведомеността на собствените им служители и ниското ниво на взаимно разбиране. Комуникацията, при която поведението на речта ще бъде разбрано правилно и прието за изпълнение, трябва да следва редица правила.
1. Речевото съобщение трябва да бъде достатъчно пълно, изчерпателно, правилно, конкретно, просто и разбираемо.
2. Трябва да се помни, че поне половината от слушателите по правило са жени, затова е по-добре да се избягват преувеличенията, емоциите, но в същото време това съобщение трябва да бъде живо, вълнуващо, без елементи на монотонност и скука.
3. Отделете време, за да създадете убедително и конструктивно послание, което е необходимо за популяризиране на компанията и укрепване на нейните позиции.
В практиката на PR работата има ситуации, когато изведнъж се появяват неверни и вредни слухове и има спешна нужда да ги опровергаем. В този случай компаниите трябва незабавно да проведат мощна PR кампания, включително организиране на брифинги, пресконференции, изпращане на PR съобщения до всички медии.
Помислете за най-традиционните форми на PR комуникация, включително брифинги, приеми, конференции, пресконференции, презентации, дни на отворените врати, кръгли маси, изложби и специални събития.
пресконференция е най-ефективната форма на взаимодействие между компанията и журналистите, тъй като последните получават информация от първа ръка на PR специалистите на компанията и нейното ръководство. В него трябва да присъстват ръководството или хората, които са най-компетентни по въпроса, застъпен на пресконференцията. По правило пресконференция се провежда, когато е необходимо да се изяснят спорните въпроси с обществеността и да се привлече вниманието й към решаването на даден проблем. Също така, пресконференции се свикват, ако журналистите имат много въпроси към ръководството на компанията, в навечерието на или в края на всяко събитие (събитие). Пресконференцията се провежда с покана на представители на медиите. Поканата може да бъде изпратена до всички медии или селективно. За да може пресконференцията да постигне преследваните цели, е необходимо да се вземат предвид няколко на пръв поглед малки, но всъщност много значими обстоятелства по време на нейната подготовка и провеждане.
Времеви обстоятелства:
• Най-добре е да проведете пресконференция в средата на седмицата, защото понеделник е редакционният ден в медиите и желаната избирателна активност няма да работи, а петък е денят преди уикенда, денят на културните програми и това ще засегне и присъствието на журналисти;
• тъй като е известно, че журналистите често работят през нощта (късни издания, записи, монтаж, пътеки и т.н.), препоръчително е да се насрочи пресконференция между 12:00 и 14:00, тъй като доставката започва в 15:00 материали в редакциите, записи, студийно време.
Обстоятелства на формата:
• поканата за пресконференцията със сигурност трябва да посочва темата, която ще позволи на редакциите да изпращат на пресконференцията журналисти, компетентни по този въпрос. По-добре е да изготвите покана като лична и да я изпратите 5-7 дни преди откриването на самата пресконференция;
• пресконференцията трябва да има ясен сценариен план, състоящ се от две части - изложение на позицията на компанията по проблема и отговори на въпросите на журналистите. Времето за всяка част се определя от организатора и зависи от позицията на ръководството - дали да се отдели повече време за решаване на проблема или, обратно, да се разпредели максималното време за отговори;
• Пресконференцията може да бъде домакин на лицето, което отговаря за връзките с обществеността или пресата. Водещият трябва да запознае участниците с журналистите, сред които е желателно присъствието на лице, упълномощено да взема окончателните решения по въпросите на пресконференцията;
• препоръчително е да се регистрират участниците в пресконференцията от медиите, което ще позволи да се анализират резултатите от срещата за последващи публикации. При регистрацията е много полезно да разпространявате материали, които съобщават факти и да изясняват проблема, на който е посветена пресконференцията, което ще предпази от неточни интерпретации (те са го записали погрешно, чули, изглеждали и т.н.) и ще даде разбиране на същността на въпроса;
• несъмнено добрата воля и активността на журналистите се улеснява от организирането на освежителни напитки (безалкохолни напитки, кафе паузи, бюфет, бюфет и др.). Освежаващите напитки трябва да се проведат в края на конференцията, тъй като организаторите получават възможност за неформална PR-комуникация, установяване на по-тесни контакти, доверителни отношения и пускане на необходимите слухове.
Брифинг за медиите
Брифингът е кратка оперативна реч пред пресата относно свежите следи от важни събития. Съобщението по време на инструктажа е с едностранно предупреждение и придружаваща кратка илюстрация на конкретни факти. Разликата между пресконференция и брифинг е в определените за тях времеви рамки. Инструктажът не може да бъде повече от 20-30 минути. Такъв кратък период от време предполага, че ръководителят на инструктажа може да контролира ситуацията. По правило на лектора се отделят 10 минути, 10–20 минути - за блиц отговори на въпросите на журналистите. Брифингът може да се проведе в изправено положение, без да седят журналисти и говорители на масите. Брифинги се организират в случаи на извънредни ситуации, публични скандали (масово отравяне, смущения в работата на транспорта, комуникациите и др.), За да се обяснят случилото се, причините му, незабавно да се предотвратят евентуални грешки и преувеличения в това отношение, разпространени през медиите.