Определяне на изискванията за ресурси
Отправната точка при поръчката е да се определи необходимостта от определен продукт (материален ресурс или краен продукт).
Отправната точка при поръчката е да се определи необходимостта от определен продукт (материален ресурс или краен продукт). Данни, предоставени от преките потребители на закупения продукт - материален ресурс или краен продукт (т.е. производственият отдел на индустриална компания или продажбите услуга на търговско предприятие), - в комбинация с ефективна система за отчитане на потреблението на материални ресурси или обемите на продажбите, те предоставят необходимата информация за определяне на обема на покупките. Те дават представа за потреблението на материали в производството или за действителното търсене на пазара на търговски продукти.
Счетоводната система може да използва различни инструменти - от компютърни бази данни до обикновени инвентарни карти. Тези различни счетоводни инструменти могат да бъдат комбинирани в система, например в каталог, съдържащ поддиректории за всеки от възможните доставчици и данни за популяризирането на техните стоки на пазара, раздели, съдържащи информация за опита при работа с всеки от тях е данни: за всички предишни транзакции на затворници, прекъсвания на доставките, друга налична информация за нестандартни ситуации и др.
Определянето на търсенето въз основа на действителното потребление (търсенето) на продукти се основава на използването на редица методи за прогнозиране. Най-често се използват методи за екстраполация на времеви редове на действителни стойности на потребление (търсене) на материален ресурс или краен продукт, като например експоненциално изглаждане, динамика на средните стойности, метод на плъзгаща се средна и др.
Често срещан недостатък на тези методи е ограниченото наблюдение на потреблението (търсенето) на определен вид материален ресурс или стокова позиция. В същото време други фактори (микро или макро среда), които могат да окажат значително въздействие върху бъдещите нужди, не се вземат предвид.
Това обстоятелство беше причина за използването на методи на многомерни модели на корелация-регресия за прогнозиране (планиране) на необходимостта от материален ресурс/краен продукт.
Прогнозирането на необходимостта от материален ресурс за производството на продукти най-често се основава на нормативен подход, т.е. изчисляване на специфични норми на потребление на материални ресурси: за една позиция, единица тегло, дължина, определен обем продукция на крайния продукт и др.
Специфичните норми на потребление на самия материален ресурс се изчисляват въз основа на проектните чертежи на продукта, спецификациите за сглобяване, технологията на производство и т.н. За изчисляване на нормите на потребление на материални ресурси във всяка индустрия има подходяща регулаторна и методическа подкрепа.
Прогнозирането на необходимостта от резервни части за нуждите от поддръжка и ремонт на технически средства и оборудване се отличава с определени характеристики. Изчисляването на необходимостта и последващия обем на покупките на резервни части може да се основава както на прогнозата за тяхното реално потребление, така и на специфичните норми на потребление.
Когато се използва нормативният подход, трябва да се вземат предвид голям брой фактори, които определят надеждността на оригиналното оборудване, особеностите на технологичния процес на неговата поддръжка и ремонт, условията и режимите на работа и много други. Всеки отрасъл на промишлеността и селското стопанство има голям брой инструкции, техники и разпоредби.
В процеса на планиране на обществени поръчки е необходимо да се определи:
- какви материали са необходими;
- количеството материали, които ще са необходими за производството на продукта;
- времето, когато са необходими;
- възможностите на доставчиците, от които могат да бъдат закупени стоки;
- необходимата площ на вашия склад;
- разходи за обществени поръчки;
- възможността за организиране на производството на някои части във вашето предприятие.
Има много методологии за определяне на това колко материали да бъдат закупени, за да се произвеждат продукти и колко често те трябва да идват от доставчици, но всички те изискват информация за това как подобни материали са били използвани в миналото.
Например миналата година са използвани 1000 единици суровини, което възлиза на 1000 за седмица: 52 = 19 единици. Тази сума може да се използва в бъдеще.
Търсенето на материали може да се изчисли, като се разгледа конкретна програма за производството на крайния продукт. В този случай говорим за зависимо търсене, което се изчислява с помощта на методологията MRP-1 (планиране на материални изисквания).