Намаляваме разходите на счетоводния отдел
„Спестете там, където можете да спестите пари“ е може би основното правило за компаниите. Ако някои разходи наистина могат да бъдат намалени безболезнено, тогава, когато става въпрос за една от основните артерии на който и да е бизнес - счетоводството - тук не се препоръчва да се режат от рамото.
Намаляването на броя на специалистите по счетоводство може да повлияе на компанията., успя да намали счетоводния персонал с минимален риск за организацията. Тя сподели своя опит с читателите на „Изчисление“.
Всички до амбразурата
Групата компании Intercomp работи не само в Русия, но и в други страни. Така че кризата засегна не само нашата дейност в Русия - тя засегна и нашите чуждестранни офиси. SOS сигналът прозвуча от нашите офиси по целия свят. Появиха се нови по съдържание проблеми, които никога не са се срещали по време на съществуването на бизнеса. Трябваше да мобилизираме силата и умовете на компанията за решаване на трудни проблеми. В такъв вихър като днешната променлива икономика всяка минута е от значение. Необходимо е да се действа бързо и ефективно. Всеки трябва да работи по-бързо и по-продуктивно. В същото време общите разходи за персонал на компанията не трябва да растат - по-скоро, напротив.
"Модно" решение
В чуждестранните офиси веднага беше решено вътрешното счетоводство да бъде възложено на външни изпълнители. Както знаете, поради това, съкратените щатни бройки са намалени и необходимите минимални изисквания за отчитане са изпълнени от хора, участващи отвън. Недостатък на такова решение може да се счита за непълна аналитичност и изтичане на информация за компанията към „чужда” структура. Основното тук е да поддържаме разумна поверителност и да си сътрудничим с добре позната и доказана аутсорсинг компания.
Да се върнем в родината си ...
Но вътрешният счетоводен отдел на най-голямото ни юридическо лице в Русия претърпя драматични промени.
Още преди кризата да „бушува“, това структурно звено се състоеше от петима души:
Заместник главен счетоводител,
счетоводител по заплати,
счетоводител в касата на банката,
сметки вземания счетоводител.
Екипът, както виждаме, е малък. Това е така, защото системата вече е оптимизирана за 95 процента натоварване. Очевидно проблемите се появиха, когато някой отиде в отпуск или болничен - в такива случаи съответният раздел беше малко „стартиран“.
Но въпреки това на ниво висше ръководство и акционери беше решено да се намалят разходите за всеки административен отдел, включително вътрешното счетоводство. Заповедта беше обявена от председателя на групата дружества на общото събрание. В близко бъдеще всеки от лидерите трябваше да формулира промени в своето звено и да ги приложи.
В долния старт
Първо, анализирах текущото натоварване на всеки счетоводител по часове. Това помогна да се направят изводи за това кои процеси могат да бъдат опростени, кои могат да бъдат прехвърлени на раменете на служителите във финансовия отдел и какво със сигурност трябва да остане в компетентността на вътрешното счетоводство. Освен това функциите, останали в нашето подразделение, трябваше да се изпълняват по-ефективно и бързо.
Представете лошите новини като добри
Една от психологически трудните части на процеса на оптимизация на труда е информирането на служителите за предстоящите промени. В началото новината за промените се възприема изключително негативно - всички започват да мислят само, че със сигурност ще го уволнят. Говорих обаче с всяко отделение поотделно и неведнъж, за да разбера мотивите на всеки човек и да се опитам да помогна за изграждането на по-нататъшния ми план за кариера.
За всички неизбежната промяна във функцията е възможност за растеж. Вярвам си и винаги убеждавам служителите, че няма нужда да се страхуват от допълнителни съседни товари. Първо, компетентният ръководител няма да постави твърде много задачи, чийто обем служителят няма да „издърпа“. И второ, внедряването на нови функции е начинът да се увеличи собствената капитализация на пазара. След като научи някои основни умения на едно място на работа, служителят ще може успешно да ги прилага в друга компания. Във всеки случай мениджърите трябва да следят професионалния растеж на служителите и да се опитват, дори в криза, да насърчават перспективните служители. Когато ясно виждам, че служителят е надраснал себе си, качествено се е преместил на друго ниво и може самостоятелно да изпълнява по-широк кръг от задачи, опитвам се да му „дам“, може би, по-трудна, но несъмнено полезна за развитие и интересна работа. И, разбира се, трудолюбивите и изпълнителните служители, намаляването на персонала не трябва да се отнася.