Накрая по-спокойно Как се научаваме да изпълняваме задачи - Business Insider
Накрая по-спокойно: Как се научаваме да изпълняваме задачи
Всеки може да преодолее всичко с половин уста в стрес. Много малко хора могат да делегират и организират правилно. Как най-накрая работи.
Изящното изкуство на аутсорсинга
Денят започва с първата важна среща с клиента, продължава до вътрешната среща, след което за кратко се предотвратява криза - и всичко това преди обедната почивка. Тогава действителните задачи могат да бъдат решени най-рано следобед. И тогава главата обикновено е толкова изтощена, че концентрацията се превръща в чужда дума.
За да не загубим напълно нещата и да изостанем в стресовата ситуация, трябва да се научим да се отказваме възможно най-бързо. Но това често е по-трудно от очакваното и много хора не успяват да делегират правилно. Никол Ренар знае как да направи доставките по-лесни и продуктивни. Като ръководител на съдържанието в Fiverr, онлайн пазар за услуги на свободна практика, тя редовно координира сложни проекти. „Моята ръководна роля включва също така да разпозная какво другите могат да направят по-добре от мен и в кой момент можете да вземете експерти на борда, за да усъвършенствате резултата от работата.“ Експертът показва как аутсорсинг начинаещите губят страха си от отказване от задачи делегирайте правилно.
Защо не можем да се откажем
Дори ако много хора са повече от щастливи да се откажат от задачите си, които понякога се чувстват непосилни, организацията не винаги е лесна. Защото отказът означава също така да разберете правилно задачите, да ги делегирате и най-вече да ги предадете на правилните хора. Тези аспекти обикновено ни пречат да улесним работата в дългосрочен план:
Как да се научите да правите задачи правилно
След първата стъпка скокът вече не е толкова труден! Това важи и за подаване на задания. След като делегатите имат първия положителен опит, те вътрешно ще ликуват от своето решение. И дори преди първите добри резултати от фрийлансъри и служители, има първоначален успех: списъкът със задачи става все по-малък!
Но какво трябва да се дава и какво не. Никол Ренар има ясен съвет: „Предавам всичко, което не съм експерт по себе си. Разбира се, мога да се запозная с теми и да придобия нови умения, но това не само отнема много време, но и обикновено не ми носи качеството, което искам. В този смисъл просто ще бъда честен със себе си и ще се съсредоточа върху силните си страни. Също така се опитвам да раздавам колкото е възможно повече от това, което мога, но на някой друг просто така - или дори по-добре. По този начин мога да се съсредоточа по-добре върху координирането на хората, с които работя и които са професионалисти в съответните си области, и по този начин да запазя общата картина. "
Никол дава на аутсорсинг начинаещи тези съвети:
Правилното разделение
„Често срещана грешка е, че задачите се дават като цяло. Но моята работа е да разбия задачата по нейни компоненти по смислен начин и да намеря подходящия експерт или фрийлансър за всяка отделна част “, съобщава Никол. Така че никога няма смисъл да се посочва цял проект. Ако искаме да се предпазим от прекомерна загуба на контрол и неочаквани грешки, винаги трябва да държим струните в ръка.
Правилният инструктаж
Когато напишете първия бриф, бързо става ясно: Не е толкова лесно. Защото тук се създават насоките за фрийлансъри или колеги. Ако се случат грешки, в най-лошия случай те ще бъдат включени в работата. Следователно, когато пишете брифинг, винаги трябва да се питате каква информация ви е необходима, за да се справите с тази задача. Ако има време, писмен инструктаж винаги трябва да се обсъжда отново устно. Писмото може не само да задава важни въпроси, но също така трябва да описва задачата със собствени думи. Защото обикновено много се губи по пътя от мислите, към текста, до разговора.
Точните експерти
Предайте се, но моля, не на никого! Тъй като основният смисъл на аутсорсинга е, че ние предаваме задачи на експерти, които в случай на съмнение могат да се справят малко по-добре от нас самите. Затова Никол съветва, че „... е от съществено значение да се признае къде са компетенциите на моите колеги и на мен самата. за да се определи кой може да направи най-добре и след това да реши за какво са необходими външни умения. " Ако колегите не могат да блестят със своите концентрирани знания, препоръчително е да разчитате на свободни професии, които са експерти в своята област.
Точните срокове
Работата с колеги или на свободна практика изисква много комуникация и тясна координация. Следователно във всеки случай трябва да се вземе предвид това време. Следователно възложителите трябва да съобщават всички срокове ясно и разбираемо, а не да го крият в дълъг текст по пощата. Винаги трябва винаги да си позволявате буфер: Датата на подаване не трябва да е краен срок за проекта. Също така може да помогне, ако фрийлансърите и колегите получат поне груба представа за процесите - така че те също имат повече разбиране за споразуменията.
Коректна комуникация
Коректната комуникация не само играе важна роля при подаване на задачи. Похвалите и критиките трябва да бъдат ясно формулирани и мотивиращи във всяка ситуация. Защото това е единственият начин другият човек да се учи и от двамата. Но има и други правила, особено при работа с колеги или на свободна практика. Ако комуникацията се основава единствено на имейли и кратки телефонни обаждания, подателите не трябва да оставят нито едно съобщение без отговор. Дори кратък имейл за потвърждение трябва своевременно да намери пътя до пощенската кутия на адресата, за да покаже „Тук съм и не съм те забравил“.
Правилната степен
След като работата е преди работа - трябва да вземем тази фраза присърце, когато подавате задачи. Защото само когато обсъждаме проекти след това и разглеждаме успехите и препятствията, всички участници се учат за последващи последващи задачи. По този начин всеки ще постигне желания успех по-бързо и лесно при следващия проект и няма да работи един срещу друг.
Откажете се или се откажете?
Да, изпращането на задания може да спести огромно време. Но това не трябва да е основното намерение на подателите. Ако делегираме задачи, с малко умения те достигат до подходящите експерти и не само се обработват с много страст, но и със знания. Ако искаме да предадем задачи, винаги трябва да помним, че в крайна сметка клиентът или компанията трябва да са доволни от резултата. Нашето собствено его няма място тук и с малко лош късмет ни вкарва в истински стрес.