Мястото на секретариата в системата за управление на EMERCOM - Организация на офис работата в секретариата на EMERCOM

Мястото на секретариата в системата за управление на Министерството на извънредните ситуации

Главното управление на МЧС на Русия за Ямало-Ненецкия автономен окръг е подчинено на Волго-Уралския регионален център за гражданска защита, извънредни ситуации и премахване на последиците от природни бедствия, както и на губернатора на Ямало-Ненецкия автономен окръг . Главната дирекция на Министерството на извънредните ситуации включва няколко отдела, отдели и служби, които са структурни отдели на Главната дирекция (фиг. 1).

секретариата

Отделът на секретариата, който осъществява дейността си въз основа на Правилника за секретариата (Приложение 1), както и в съответствие с нормативните актове, приети в тази област, отговаря за документацията за управление. Важна задача при организирането на секретариата е разработването на Правилника за секретариата и длъжностните характеристики на служителите. Тази задача се решава от ръководителя на секретариата самостоятелно или с участието на квалифицирани специалисти. Наредбите относно секретариата и длъжностните характеристики на неговите служители представляват набор от организационна и правна документация, чието разработване завършва организационния етап на създаването на тази услуга. Правилник за подразделението - документ, който определя организационното и правното положение на дадено звено в структурата на организацията. Работата в офиса се състои в подготовката, изпълнението на документи и счетоводни файлове, тяхната обработка, съхранение, систематизация, регистрация и контрол върху своевременното им изпълнение. Документите отразяват и отчитат всички дейности на Министерството на извънредните ситуации на град Урай. Структурата на секретариата на Министерството на извънредните ситуации на град Урай е както следва (фиг. 2)

управление

Задълженията на служителите в секретариата се регулират от техните служебни задължения. Секретариатът изпълнява следните функции: Процедура за секретариата // Промишленост и сигурност. - No 7 (12). - 2009. -S.3-4:

1. Извършва обработката на входящи, изходящи и вътрешни документи на Службата.

4. Осъществява контрол върху коректността на изпълнението на документи, подадени за подпис на ръководството на отдела.

5. Подготвя от името на ръководството на отдела проекти на индивидуални заповеди, инструкции, служебни писма, удостоверения и други документи, съгласува ги с ръководителите на структурни отдели и други длъжностни лица и специалисти.

6. От името на ръководството редактира документи.

7. Осигурява набор, печат и оперативно възпроизвеждане на документи, използвани в дейностите по управление на Службата.

8. При необходимост осигурява превод на документи от руски на английски и от английски на руски.

9. Осигурява счетоводство и навременна регистрация на документи, тяхната безопасност.

10. Организира рационален работен поток и контрол върху движението на документите в организацията.

11. Контролира коректността на документооборота и оказва методическа и организационна помощ на служителите на Службата при документооборота.