Методът на Кайдзен - използвайки разумно силата на малките стъпки, но как
Всеки, който се занимава по-отблизо с управлението на идеи, CIP или постната методология, рано или късно ще премине японския термин kaizen. Методът Kaizen - изкуството да правиш големи промени с малки стъпки - се практикува успешно в световен мащаб. Какво точно стои зад „меката“ технология от Далечния изток - и как можем на Запад да я използваме още по-добре?
Мнозина познават Kaizen като концепция за „непрекъснато усъвършенстване“ от света на труда. Името е съставено от японските термини "Kai" ("промяна") и "Zen" ("за по-добро"). Методът Kaizen има за цел да прави компаниите по-добри всеки ден - чрез много малки стъпки. Kaizen предлага редица полезни инструменти за това. Kaizen е много повече от това: философия за работа и живот.
Една идея обикаля света
Kaizen е разработен от японския производител на автомобили Toyota след Втората световна война като концепция за управление за стимулиране на икономиката на угар в дома. Принципът стана известен в световен мащаб през 80-те години на миналия век чрез Масааки Имай, който обобщи успешните стратегии на японските мениджъри под крилатата фраза „Кайдзен“ и който през 1985 г. създаде и свой собствен Институт Кайдзен. С книгата си „Kaizen: Ключът към успеха на японците в състезанието“ принципът на Далечния изток изведнъж стана международно популярен от 1986 г., особено в САЩ и Европа.
На запад методът Kaizen се превърна в една от основните практики в управлението на постно управление за рационализиране и опростяване на процесите. И през 90-те години разработихме концепцията за CIP (процес на непрекъснато усъвършенстване) като адаптация на идеята. Днес kaizen и CIP често се използват синонимно в управлението на идеи. CIP е също така за „непрекъснато подобряване на процесите“ и за непрекъснато подобряване на конкурентоспособността на компаниите с малки стъпки. Но наистина ли са идентични CIP и Kaizen?
Нито ден без подобрение
Да се върнем на „Mr. Кайдзен “: Масааки Имай формулира същността на идеята по следния начин:„ Посланието на Кайдзен е, че никой ден не трябва да мине без известно подобрение в компанията. “И на уебсайта на неговия институт Кайдзен пише:„ Подобряване на света с всички, навсякъде, Всеки ден - Пътят на Кайдзен. „Нека следните цитати работят върху нас, тогава става по-ясно:
„Kaizen е безкраен процес.“ - Акио Тойода, изпълнителен директор на Toyota
„Когато ме попитат какво отличава Toyota от другите компании, отговорът е: Всички разбират, че няма край на Kaizen.“ - Фуджио Чо, бивш ръководител на Toyota
„Кайдзен не е дестинация, а пътуване; не е спринт, а маратон; не е задача, а отношение; е простото, което е трудно да се направи. "- Източник: неизвестен
С Kaizen трябва да правим разлика между методологията („как“) и отношението („защо“). А също така разгледайте по-отблизо различните култури, които работят с Kaizen или CIP.
Нека разгледаме методологията. Целта на двата подхода е бавно, но устойчиво подобрение. Фокусът не е върху внезапните промени чрез иновации, не върху бързата финансова печалба, а върху постепенната оптимизация на продуктите и процесите. За да могат да развият техния пълен и успешен ефект, Kaizen или CIP трябва да живеят в компанията на всички (йерархични) нива. Всеки служител - от топ мениджъра до работника - трябва да представя предложения за подобряване на проблемите, които те наблюдават в ежедневната си работа: независимо дали са собствена зона на отговорност, определен процес, технология или условия на труд. Дори и най-малката идея, така че мисълта, може да направи голяма разлика. Следните крайъгълни камъни формират основата за "как".
Кайдзен: 5-те централни стълба
Решаване на проблеми с помощта на PDCA: PLAN - DO - CHECK - ACT
(1) Ориентация на процеса: Kaizen не се фокусира върху резултатите, а върху процесите. Ориентацията на процеса преди всичко означава точно документиране на процес и допълнително подобряване на стандарта на процеса.
(2) Ориентация към клиента: Kaizen казва „Клиентът е крал“ и се разделя на вътрешни и външни клиенти: външният клиент е краен потребител, вътрешният клиент е колегата (например в клон). Чрез съвместно решаване на проблеми с всички отдели, отделният служител развива разбиране за процесите и нуждите на своите вътрешни клиенти - качеството непрекъснато се подобрява.
(3) Ориентация към качеството: Kaizen работи с постоянен контрол на качеството и високи стандарти за качество. За всеки продукт се използват прецизни показатели за качество и сложни методи за измерване.
(4) Ориентация към критиката: Kaizen вижда критиката като възможност за постоянно усъвършенстване - тя не само е разрешена, но изрично желана. Всеки служител може да прави предложения за подобрения, които след това се проверяват за използваемост. Ако общата оценка е положителна, идеята ще бъде интегрирана или внедрена във фирмените процеси. Това води до безкраен цикъл с повтарящи се задачи: План → Направете → Проверете → Действайте или накратко PDCA. Всички дейности непрекъснато се анализират и подобряват с помощта на PDCA (вижте графиката по-горе).
(5) Стандартизация: Ако се приложи подобрение, което се е оказало подходящо, то се определя като нов стандарт и се интегрира в процеса, използвайки така наречения SDCA цикъл: Стандартизиране → Направете → Проверка → Действайте. Едва след приключване на стандартизацията всичко започва отначало.
За да подпомогне ежедневната работа, методът Kaizen предлага един вид инструментариум - поредица от полезни инструменти и практически правила за поведение, които всеки служител трябва да използва и спазва. Най-известните методи - също в CIP - включват 3-Mu:
- 3-Mu: служи за избягване на отпадъци (Muda), претоварване (Muri) и отклонение (Mura)
- 5S: служи за стандартизиране и организиране на работните места за по-ефективна работа без стрес
- TQM: (Общо управление на качеството) се използва за преглед и документиране на всички процеси по отношение на планирането на качеството (повече за това по-късно)
Kaizen & CIP: Философия срещу. методология
Идеята на Kaizen е естествено тясно свързана с японския манталитет и култура: Общността, непоклатима работна етика, стремеж към съвършенство и т.н. а. въплътено от "дзен" - всички тези ценности играят ключова роля в японската култура и са здраво закрепени в мисленето на всеки японец.
Японците са възприели постоянни промени и подобрения във всички области от най-ранна възраст - те дори не мислят за това, но живеят Kaizen като нещо разбираемо. В японската практика Кайдзен не е метод, а житейска и трудова философия. При нас нещата изглеждат малко по-различно - поради културата - както показва следната графика:
„Едно към едно прехвърляне“ на идеята на Кайдзен към западните условия - подозирате, че е едва ли възможно. Според Kaizen подобрението идва отвсякъде в компанията и всеки служител допринася - изпълнителният директор, както и ръководителят на екипа или работник в производството. Ние също се фокусираме върху хората - за разлика от Япония обаче, не всички служители обикновено участват в цялостния процес. Там се изпълнява процесът „отдолу нагоре“: отдолу нагоре, при нас „отгоре надолу“: иницииран отгоре и живеещ само „отдолу“. Огромна разлика! Или CIP се практикува „японски“ във вашата компания? Как работи това?
Бащата основател на Кайзен Масааки Имай вижда друга важна разлика в японските компании: „Свързаният с процеса начин на мислене в сравнение със западните иновации и мисленето, ориентирано към резултатите.“ Затова в много компании Kaizen остава чиста теория. Курсове като Kaizen Super, Kaizen Blitz или Kaizen Best Practice, „предписани” отгоре. В съзнанието на служителите само заклещени: Kaizen е техника, която може да се научи бързо за няколко часа или 1 или 2 дни. Холистичният подход, основният ръководен принцип на Kaizen, който също трябва да се използва в CIP, нито се разбира, нито се практикува ежедневно.
„Слушането и разбирането не са достатъчни. Трябва да практикувате Кайдзен всеки ден. Това трябва да стане вашата способност, вашата философия и вашето разбиране. Това създава и развива вашия собствен път. " - Chihiro Nakao
Ръководството трябва да закотви и (предварително) да използва метода на Кайдзен
Факт е: европейската култура е коренно различна от японската. Но много предложения от Kaizen също могат да имат успешен и траен ефект върху нас. За целта обаче първо трябва да се преосмисли изпълнителният етаж: Също така се изисква „да правиш нещо по-добре всеки ден“ и да проверява сам дали има готовност да превърне колегите в истински съмислещи. И: Мениджърите трябва да издържат в дългосрочен план, че задачите се изпълняват по различен начин, отколкото са свикнали. Това обикновено е придружено от културна промяна - само така всички служители могат да получат ново отношение към работата си и да възприемат принципа на Кайдзен. Това отнема време, търпение и дисциплина.
Но как точно работи: да закрепите Kaizen като универсален начин на мислене в компанията и да живеете „по европейски“? Ето преглед на най-важните стъпки:
Подготовка - започнете с Kaizen:
Kaizen изисква съвместен стил на ръководство. Важното е една обща, ясна формулировка на целите и прозрачен консенсус вместо самотни индивидуални решения „отгоре“. Като въведение се препоръчва стратегически семинар с целия мениджърски екип, в който първо се дефинират целите и пътната карта на Kaizen и ръководството се ангажира писмено да приложи Kaizen. След това в съвместно събитие с (висше) ръководство, работническия съвет и цялата работна сила се представя основният принцип на Kaizen и се обсъждат идеята, стратегията и целите на компанията. Координаторите и модераторите също могат да бъдат избрани или посочени.
Интеграция - прилагане на Kaizen:
Нашата препоръка: Редовно обучение на работното място с паралелни пилотни проекти. Съпътстващи мерки, напр. 5S действия (с управление); Основно обучение или задълбочено напреднало обучение/семинари, обучение на координатори и модератори
Внедряване - живеене на Kaizen в ежедневието:
Редовно обучение за всички служители и напреднало обучение за модератори (също външни)
Трансфер на знания чрез интердисциплинарни срещи и обмен на различни местоположения
Прозрачност, документация, информация: за всички текущи дейности, резултати и успехи
Постоянен контрол на успеха, подобрения в структурата и организацията на процесите
Най-добрата практика на автомобилен доставчик показва как отглеждането на kaizen може да успее на практика: За да се увеличи конкурентоспособността, там беше създадена програма за трансформация на kaizen през 2018 г. за период от 2 години, чиято пътна карта се основава на четири стълба: kaizen за екипи в ежедневния бизнес, kaizen за ръководители, Kaizen в проекти и Kaizen в инфраструктура и управление. В ежедневния бизнес, например, практическите мерки за развитие на служителите като сутрешни срещи, бордове на екипи, визуализация и показатели за ефективност осигуряват подкрепа. В проектите различни проекти на Kaizen бяха получени от гледна точка на клиента въз основа на анализ на потока на стойността и оптимизация на централните потоци на стойност и извършени с помощта на PDCA метода. Програмата за позитивно закрепване на мисленето на Kaizen в цялата организация постигна зашеметяващ успех: само за шест месеца германският завод се изкачи от последното на първо място по отношение на трансформацията на Kaizen.
Ясно е едно: Kaizen е непрекъснат процес, процес, който никога не завършва. Организациите, които прилагат принципа с ангажимент и последователно в цялата компания всеки ден, могат да се възползват изцяло от предимствата. Ето основните предимства на утвърдената култура на Кайдзен:
- Икономии на разходи: Чрез постоянна, поетапна оптимизация, избягване на отпадъци и др.
- По-добра работна атмосфера: Всички служители са част от процеса, допринасят за развитието и подобряването. Начинът на мислене се променя фундаментално. Общност от резултати се превръща в общност на смисъла!
- По-добро сътрудничество: Чрез групова работа на специалисти/кръстосани локации, съвместни срещи и работни срещи. Всички автоматично са на едно и също ниво на знания и говорят един и същ език.
- По-висока мотивация на служителите: Служителите могат да работят самостоятелно и да видят, че техните малки идеи и стъпки за усъвършенстване също са важни. Те са много по-склонни да се включат.
- Повишена производителност: по-малко отхвърляния, намаляване на запасите, по-кратки срокове за изпълнение
- По-високо качество на продукта = по-високо удовлетворение на клиентите
Какво може да ни даде Кайдзен
С метода на Kaizen ние не само подобряваме процесите на работа - ние автоматично подобряваме и себе си. Може да се появи ДНК с устойчивост. Това също работи отлично в ежедневието, например с принципа на 5S:
• Seiri (сортиране): Концентрирайте се върху наистина важното работно оборудване и премахнете всичко, което ви притеснява или отвлича вниманието от действителната работа.
• Seiton (систематизиране): организирайте нещата си разумно (напр. Чрез етикетиране на папки)
• Seiso (чистота): Винаги поддържайте работното си място хубаво и чисто!
• Seiketsu (стандартизиране): Направете работното място подредено и чисто, като зададете стандарти. В идеалния случай трябва да планирате пет минути за това всеки ден.
• Шицуке (самодисциплина): Направете 5 S вашата лична грижа, останете на топка!
Лошо оптимизираните процеси и липсата на организация на работното място в офиса са огромна загуба на време. В резултат на това се губи повече от четвърт от ежедневното работно време. Служителите прекарват 12 дни в годината в търсене само на информация или материали. Методът 5S също повишава безопасността при работа, тъй като - според японската философия зад него - редът и чистотата автоматично водят до повече безопасност. Разбира се, 5S помага и в частната сфера - просто помислете за препълнени дрехи и дрешници за обувки. Друг полезен Kaizen или CIP инструмент е 3 Mu:
• Муда (отпадъци): Муда включва 7 основни отпадъци от процеси: свръхпроизводство, запаси, транспорт, време на изчакване, прекалено сложни процеси, ненужно движение, грешки
• Мури (претоварване) на служители или машини
• Мура (отклонение) от стандартите или правилата
Концентрация върху наистина важните неща, по-малко баласт - има много място за подобрение. Независимо дали на работа или в ежедневието: Kaizen може да се използва почти по всяко време и навсякъде - с малко усилия. Правете повече спорт, яжте по-добре, научете нов език, оптимизирайте финансите си, намалете пластмасата: Правете само една малка стъпка всеки ден и това ще се превърне в нов навик. Всеки може да постигне целите си по „нежен“ начин. Кайзен никога не спира. Просто започнете.
Искате ли да научите повече за това как клиентите на HYPE стъпка по стъпка увеличават своята иновативна и конкурентна сила с нови идеи и подобрения? Просто разгледайте малко в нашите казуси или в блога за управление на идеи.
Между другото: от 13 до 14 ноември идеята 2019 ще се проведе в Бон, нашият голям есенен форум за мениджъри на идеи. Срещнете се с други експерти и обсъдете текущото развитие и бъдещето на управлението на идеи!