Методология за одит на паричните средства - счетоводство и одит
3.2 Методология за одит на средства
Проверка на касови транзакции.
Одитът на паричните средства е важен по няколко причини: първо, паричните средства са един от най-мобилните и лесно осъществими активи на предприятието; второ, паричните транзакции са масови и широко разпространени; трето, мобилността на средствата и масивният характер на паричните транзакции правят тази област най-уязвима от гледна точка на различни нарушения и злоупотреби.
Като част от паричните средства парите са най-мобилните. Движението на пари в брой се извършва чрез касови операции. Касовите транзакции са много разнообразни, но сред тях могат да се разграничат основните:
а) издаване на средства за заплати;
б) издаване на средства за заплащане на административни и бизнес разходи;
в) издаване на средства на отговорни лица и др.
Одиторът трябва да провери спазването на паричната дисциплина в предприятието. В същото време трябва да се обърне специално внимание на въпроса за осигуряване на безопасността на парите и ценностите.
Поради факта, че касовите транзакции са масивни, този етап на одита е доста трудоемък. Касовите транзакции обаче са еднообразни, а методите за проверка са доста прости.
Съставът на първичните касови документи, от една страна, е много тесен - това са касови бележки и разходи, касови книги. От друга страна, касовите транзакции са свързани с почти всички други раздели на счетоводството, например продажби, сетълменти с отговорни лица, с доставчици и т.н. Следователно при проверка е необходимо да се сравняват касовите документи с други източници на информация за финансово-икономическата дейност на предприятията.
Основните документи, които трябва да бъдат разгледани при проверка на касови транзакции, са: касова книга, касови отчети, касови бележки, касови бележки, дневник за регистрация на касови бележки, дневник на касов бон, издадени пълномощни, регистър на депозитар, регистрация на плащане в дневник ( ведомост за заплати, подкрепящи документи към касови документи, авансови отчети.
Многобройни и разнообразни транзакции на парични потоци в касата на предприятието са отразени в следните синтетични счетоводни и отчетни регистри:
- дневник-заповед № 1 и извлечение No 1 (за счетоводна форма на счетоводство);
- други регистри за синтетично отчитане на касови операции;
- Счетоводен баланс на предприятието (формуляр № 1);
- доклад за резултатите от финансово-стопански дейности (формуляр № 2);
- отчет за паричния поток (формуляр № 3).
Основните нарушения - злоупотреба, кражба, грешки - в областта на касовите транзакции могат да бъдат класифицирани, както следва:
1. Директна кражба на средства
1.1. Не се прикрива от никого;
1.2. Прикрит от неписани документи и разписки.
2. Неполучаване и присвояване на получени парични суми
2.2. От различни физически и юридически лица по кредитни нареждания;
2.3. От различни юридически лица с пълномощно.
3. Прекомерно отписване на пари на касата
3.1. Повторно използване на същите документи;
3.2. Неправилно изчисляване на общите суми в касови документи и отчети;
3.3. Отписване на суми без основание или по фалшиви документи;
3.4. Фалшифициране на законно изпълнени документи с увеличаване на размера на отписванията.
4. Прехвърляне на законно начислени суми на различни лица и организации
4.1. Прехвърляне на депозирани заплати и средства, натрупани на други основания;
4.2. Прехвърляне на дължими суми на други субекти.
5. Разплащания с парични суми, надвишаващи лимита
5.1. С други юридически лица и предприемачи, опериращи без да образуват юридическо лице;
5.2. Пристигане в касата на ревизираното предприятие.
6. Плащания с населението в брой за готова продукция, стоки, извършена работа и услуги
6.1. Без използване на касови апарати;
6.2. Без регистрация на касови апарати в данъчните власти.
7. Неправилно отразяване на касовите операции в синтетични счетоводни регистри.
При проверка на коректността на отразяването на средствата в баланса данните за баланса трябва да се сравняват с Главната книга по сметки на раздели: 1030 „Парични преводи при транзит“, 1070 „Пари в брой по специални сметки в банки“, 1050 „Пари в брой по сметка в чуждестранна валута ”, 1040„ Пари в разплащателна сметка ”, 1010„ Пари в касата ”на раздел„ Пари в брой ”.
Когато проверява съответствието на синтетичното счетоводство с аналитични счетоводни данни, одиторът трябва да приложи метода за взаимен контрол на транзакциите.
В същото време сумите, отразени в аналитичния счетоводен отчет № 1 за дебит 1010 „Пари в касата в национална валута“, се сравняват с данните от дневника за поръчка № 2 за кредита на сметка 1040 „Пари в брой текущата сметка ”- те трябва да съвпадат. В случай на несъответствие, сумите се сравняват по касови бележки, банкови извлечения, отчети на каси, чекове и, ако е необходимо, се проверяват директно в институциите на банката.
Сделките със средства и особено с най-мобилната им част - пари (при издаване на заплати, заплащане на производствени разходи, издаване и използване на отчетни суми и др.) - изискват задължителна пълна проверка за целия одитиран период.
Изготвянето на план за проверка се предшества от оценка на състоянието на вътрешния контрол върху движението и безопасността на средствата и други ценности в касата на предприятието.
Одиторът, използвайки въпросник, съставен по специален начин, определя състоянието на вътрешния контрол, предоставя предварителна оценка на спазването на касовата дисциплина в предприятието, идентифицира най-уязвимите места по отношение на злоупотреби, планира състава на основните процедури за контрол, определя специфичните особености на счетоводството в предприятието, които не са описани в набора от стандартни процедури, които той има.
Признаците за отсъствие или недостатъчност на вътрешен контрол върху движението на средства в касата на предприятието за одитора са:
- липсата на установена система в предприятието за извършване на внезапни ревизии на касата с пълно преизчисляване на паричните средства и проверка на други ценности в касата;
- отсъствието в предприятието на заповедта на ръководителя, установяваща честотата на проверките;
- наличието на признаци на официални одити на касата: назначаването на същите лица в одитната комисия, липсата на работни записи на одитната комисия, приложени към акта, като се посочва преброяването на банкноти по лист, проверка на каса за отчетни дати, когато касиерът знае за тях и се подготвя предварително и др .;
- предоставяне на право на подписване на касови бележки и дебит на други лица, в допълнение към главния счетоводител и ръководителя на предприятието, което не е отразено в заповедта на ръководителя на предприятието.
- официални одити на касата при смяна (освобождаване) на касиери;
- липсата на касиер в персонала, когато тези функции са възложени на счетоводителя без писмено разпореждане от ръководителя на предприятието
- липса на споразумения за пълна отговорност с касиера;
- липсата на умения на касиерите да се подготвят за одита на касата, което показва, че подобна процедура е обичайна за тях.
Отговорността за спазване на процедурата за извършване на касови операции е на ръководителите на предприятието, главните счетоводители и касиера. Следователно одиторът трябва да интервюира всяко от отговорните лица. Въпросникът на одитора трябва да бъде проектиран по такъв начин, че в повечето случаи да не е необходимо да се въвежда отговорът, тъй като одиторът отбелязва с маркер получения отговор, номера на процедурата и номера на предварителното заключение. Въпросникът е изграден на принципа на блок-схема, ако няма нужда да задавате какъвто и да е въпрос, номерът на следващия въпрос е посочен в колоната „Номер на следващия въпрос“. Въпросникът на одитора е съставен в три екземпляра, всеки от които е подпечатан с позицията и данните на лицето, с което ще се проведе интервюто.
Резултатите от анкетата на отговорните лица могат да бъдат различни: касиерът може да не знае дали фирмата има поръчка за внезапни проверки на касата, ръководителят на компанията - за необходимостта от сключване на споразумение за пълна отговорност с касиера . Несъответствията в отговорите на поставените от одитора въпроси също могат да показват слабости във вътрешния контрол. Въз основа на резултатите от проучването одиторът има категорично мнение за състоянието на паричната дисциплина в предприятието.
Одитът на касата и касовите операции се извършва главно в три области: касов апарат; проверка на пълнотата и навременността на осчетоводяването на средства, получени от касата; проучване на правилността на отписване на пари за разходи.
Когато проверявате касови транзакции, можете да използвате такива техники за контрол като четене на документи, проверка (проверка на документи), кръстосана проверка на документи и записи, броене проверка на аритметични данни.
Касовият регистър се извършва веднага след пристигането на одитора на мястото на проверката. Преди да го проведе, одиторът трябва да установи:
б) дали одитираното дружество се обслужва от един касиер или няколко касиера (или упълномощени лица);
в) дали касиерът работи само в одитираното предприятие или съчетава задълженията си с обслужване на други организации;
При проверка на касата одиторът трябва да спазва следните условия:
- проверка на касата се извършва в присъствието на членове на постоянна комисия, назначена от ръководителя на предприятието, която трябва да включва касиера и главния счетоводител на предприятието;
- по време на проверката на касата не се разрешава достъп на други лица до касата; по време на проверка на касовия апарат всички касови операции се прекратяват.
Редът на касата е както следва:
1. Ако е невъзможно да се провери касата или ако има няколко каси, всички те се запечатват от одитора, ключовете остават на касата, а печатът - при одитора. Това се прави, за да се предотврати възможността за покриване на недостига на пари в един касов апарат за сметка на друг.
2. Касиерът, в присъствието на членовете на инвентаризационната комисия, съставя отчет за касовите операции за последния ден, показва паричното салдо в касовата книга и дава разписка, че всички входящи и изходящи документи са включени в касовия отчет и към момента на инвентаризация на касата на неплатени и неписани средства, които не са налични при касата. Тази разписка е включена в заглавната част на формуляра за акт на касата.