Лудост в пощенската кутия Най-големите грехове по електронната поща
Помните ли как работихме без имейл? Писмата се диктуваха или предписваха на ръка. Секретарят е обсъдил с шефа кой ще получи писмото като копие и как темата трябва да бъде формулирана, така че да може да бъде намерена в системата за подаване. Днес дори високопоставени мениджъри и експерти пишат свои имейли - с всички последствия. Г-жа Екхард, бивш главен консултант в Detecon, е събрала най-лошите грехове по имейл.
Но преди да ви хвърлим в електронната поща на греха, бихме искали да ви представим "най-популярните" имейл досади. Доставчикът на социален софтуер и интранет Igloo Software анкетира 2000 служители в американски компании за поведението им при използване на електронна поща. Осемте най-лоши неприятности по имейла са получени от резултатите от проучването.
Лудостта дреме в пощенската кутия
Вие отчаяно търсите пощата за офертата от януари с доставчика XY от Швейцария, където условията трябва да бъдат променени. С тази тема, обаче, нищо не може да бъде намерено във вашето електронно подаване по тази тема. Те се дразнят, защото пощата все още се задушава във входящата им поща. Сигурно сте получили предложението от колега Мюлер ... но тя беше на почивка през януари ... тогава това беше нейният представител, г-н Шмид ... Няма да намерите нищо под Мюлер, нищо под Шмид, нищо под предложение на фирма XY, Швейцария.
Не остава нищо друго, освен да проверите всички имейли от януари. Ако можете да намерите точния имейл, той е гарантиран от г-жа Майер, секретар на г-жа Мюлер. Той е от 8 февруари и темата е „Полската оферта е извън действие“. Текстът казва, че алтернативно ще получите офертата от швейцарската компания, тъй като полската компания не отговаря на изискванията. Можете също така да видите предложенията за това как трябва да се променят условията.
Пощенската верига се състои от осем имейла от колеги на подателя с противоречиви предложения. Затова напишете на подателя груб имейл и попитайте какъв е последният статус за условията на тази оферта. Добре дошли в ежедневната лудост, която си даваме под формата на имейли!
Неспазването на правилата за електронна поща създава разходи
Повечето мениджъри бяха запознати с основните правила за комуникация по време на обучението си. Научихте, че цялата комуникация има четири компонента:
информация за връзката (как да се справя с колегата си като получател?),
обжалване, което касае желанието, какъв ефект може да има комуникацията,
Саморазкриване: Как да се представя, какво казва това съобщение за мен?
Комуникацията в бизнес контекст служи на бизнес целта. Тя трябва да бъде целенасочена, да подобрява производителността и да решава проблеми. Изразено в цифри, проблемът е следният: Във фирма 10 000 служители работят с електронна поща. Всеки губи пет минути продуктивно работно време всеки ден поради объркването на електронната поща. Изчислете: При разходна цена от 100 евро на служител и 200 работни дни това води до гордата сума от около 16 милиона евро. И така, какво не е наред?
1. Субектът греши
Подателят не се замисли какъв точно трябва да бъде предметът. Или важната швейцарска оферта също трябва да бъде спомената в темата, или трябва да бъде изпратен отделен имейл с офертата.
Темата е заглавието на имейл - ако липсва, получателят се губи: когато го получава, той или тя не знае за какво става въпрос, дали е важно, дали може да остави въпроса след себе си. Ако той не добави темата сам, той има малки шансове за бързо идентифициране на имейла по-късно. Освен това получателят ще бъде раздразнен от небрежността на подателя, което го принуждава да положи допълнителни усилия.
Навикът да се използват стари имейли като шаблон за нов имейл до подателя и да не се променя темата също е неприятен. Изпращачът има предимството, че не се налага да търси адреса. След това получателят се чуди какво общо има старата тема с новото съдържание - ако някога отвори пощата, защото ако старият обект сочи към нещо, с което отдавна се е занимавало, той може да го върне в бързаме и след това мисли, че в даден момент е остарял. В този случай взаимната оценка определено би била балансирана: „Няма да чета имейлите ви, ако не си направите труда да ми изпратите имейлите с правилната тема“.
2. Грешката на верижната поща
Подателят не обобщава и не редактира предложените промени. Нека получателят да види как се справя! Ако получателите са няколко, вие сте умножили усилията - това допринася за представянето на компанията.
Препращането на имейл вериги има и други подводни камъни: При бързото препращане често не се проверява дали третото имейл отдолу съдържа информация или коментар, който новият получател не трябва да има. Независимо дали тази информация не се занимава с него или защото забележката може да му навреди. Да, разбира се, не трябва да пишете обиди или остри забележки в имейли, защото те получават крака - но не само първият подател, но и спедиторът носи отговорност за това, което препраща. Това може да бъде особено пикантно, когато става въпрос за работа с клиенти или доставчици, т.е. отвъд границите на компанията.
11. Използвайте функциите на съвременните програми за електронна поща.
Обратно обаждане: Имейл, изпратен неправилно или без прикачен файл, се извиква обратно. Използвайте пестеливо, по-скоро проверявайте внимателно съобщенията, преди да бъдат изпратени. Имейлите често се отварят бързо и не могат да бъдат извикани обратно.
Автоматичен отговор: Функцията извън офиса е наистина полезна и трябва да се използва! Трябва обаче да го деактивирате бързо, когато се върнете в офиса.
Повторно изпращане: Понякога имейлите никога не достигат до адресата, например защото пощенският сървър се проваля. С функцията за повторно изпращане те могат лесно да бъдат изпратени втори път. Преди да изпратите, добавете коментар като „втори опит“ в темата.
Потвърждение за доставка: Приятно е да имаш, но не е абсолютно необходимо. Също така не работи с всяка имейл система.
Прочетете разписката: Също така е хубаво да имате.
3. Пощенският пинг понг
Специалният случай на веригата е пинг понг за поща. Подателят и получателят пишат пръстите си напред и назад с няколко имейла, за да изяснят трудните проблеми и по този начин да създадат известен гняв и отчаяние у другите. Защо да не говорим помежду си по телефона? Речта и контраречта често могат да бъдат изяснени много бързо.
4. Избягването на греховете
Подателят на имейла в горния пример искаше да избягва собственото си време за обобщаване и координиране - но това никога не работи с имейли. Дори не го опитвайте. Ако са необходими обобщения, запишете ги незабавно и спестете колегите и шефовете с основните имейли от вашия екип или от дискусията с покупката.
Става наистина лошо, когато заетите мениджъри вземат решения по имейл. Колкото и да е ясно състоянието на нещата, темата нямаше да попадне на ниво шеф, ако беше лесно, защото тогава някой друг щеше да реши. Като правило става въпрос за спорна тема и за това е необходимо всички страни да се чуват синхронно в речта и контраречта. Демотивиран е този, който не е бил изслушан или чиито аргументи са били загубени в пощенската верига или не са разбрани. Предполагаемият победител няма да се радва, когато има нужда от колегата си да продължи да работи заедно - и най-вече: решението може да е неоптимално, ако не е грешно.
Избягването на отговорност по имейл също е популярна игра. Тази игра обаче има само губещи. Всеки, който винаги пише с възможно най-големия пощенски списък, постига само, че в крайна сметка никой не се идентифицира с темата и остава сам с темата. Винаги има получатели, които отговарят на имейли, въпреки че са получили само копие, но всъщност се адресира само до директния получател. Може да не му се иска да разговаря по имейл с 20 души.
Безмислието, структурната безотговорност и липсата на информираност за това, което правите комуникативно, а понякога и липсата на обучение, доведоха до до голяма степен гнила култура на електронна поща. Поради това типичните признаци на заболяване за организация, която вече не работи, са притеснителни: „Получавам толкова много имейли, че вече не мога да ги прочета всички - камо ли да им отговоря. Чакам, докато е толкова важно да ми се обадите или да обсъдите темата се разглежда на срещите. " Това е разбираемо от човешка гледна точка от гледна точка на съответното лице. Въздействието върху културата и мотивацията е фатално, но подценено. Отговорността за прозрачност във всякакъв вид комуникация в крайна сметка е съществена ценност при общуването помежду си. Културата на ценностите е една от нематериалните ценности в компанията - без нея вие имате такава във всички служители, чиито умове и сърца са важни за резултатите на компанията лоша позиция.
5. Смартфонът греши
Смартфон, който се използва за проверка на имейли в движение, може да бъде инструмент за подобряване на производителността - или инструмент на дявола, който увеличава стреса чрез постоянна наличност. Всички капани, които съществуват в комуникацията по имейл, също са дадени тук. Това се засилва от желанието на подателя да отговори бързо и кратко. Тук има съкращения, които правят недоразуменията много вероятни, ако човек не помисли внимателно какво е необходимо на получателя, за да разбере отговора.
Разбирате пощенските вериги на вашия смартфон? Няма начин. Трябва да превъртите толкова много, че със сигурност ще се откажете първо.
Отваряне и четене на прикачени файлове? Да, трябва да сте много корави, когато сте изправени пред неразумни изисквания.
Имейлът от шефа, който в момента е в чужбина, е: „Да, разбира се“. Знаете, че тя го е написала на своя смартфон. За съжаление референтният имейл липсва. Натрупвате мозъка си относно това кой документ за решение сте й изпратили по имейл. Те претърсват пощата ви. Отнема много време. По някое време попадате на имейл от колега, който го е копирал като CC и който е попитал шефа дали може да отиде на почивка в края на месеца. Тук също стана обичайно да се прави без главни букви - защото превключването е доста досадно. Това също е широко прието между потребителите на тази технология. И все пак трябва да помислите на кого да пишете. На колегата, който знае, че стоите на летището в Япония и въпреки това отговаряте бързо преди чекиране? Или до изпълнителния директор на току-що спечеления клиент?
6. SMS sin, известен още като WhatsApp sin
И същото се отнася за SMS, както и за съобщенията в WhatsApp: Чудесно за кратки съобщения (първото S също е съкратено!) От типа: "Влакът закъснява с два часа" или "Моля, обадете ми се отново заради офертата на Швейцария", но неподходящ за по-сложни проблеми в бизнес средата. И моля, не използвайте съкращенията, взети от младежки език в бизнес контекст! Друг въпрос е как общувате с приятели или деца.
Етикетът за електронна поща във вътрешната мрежа е безполезен
Сега редица компании имат етикет за електронна поща в интранета си. Много малко служители обаче го познават. Няма полза, защото никой не се придържа към него. И никой не се придържа към него, тъй като по-специално мениджърите дават лош пример и следователно пропускът да бъде последван не е санкциониран. Вашият собствен пример отгоре в йерархията е по-мощен от добре формулираните правила. В крайна сметка, как пощенският трафик се утвърди като общ носител на корпоративна комуникация? Като използвате този носител - и само чрез този носител - за да поканите шефа на неговите срещи.
Комуникация по електронната поща: шефът трябва да стане модел за подражание
Ако смятате, че прозрачността в комуникацията значително повишава ефективността и ефективността във вашата компания, т.е.чувствате се отговорни за яснотата на имейлите си, вече не извършвате всички грехове, изброени по-горе. Убедете шефа си и колегите си от ръководството, като реагирате (умерено) на греховете на вашите колеги - особено с I-съобщения за саморазкриването на подателя и какво означава неговото комуникационно поведение за оценяване на връзката.
По отношение на вашите служители определено имате възможност да отговорите на греховете с ясна декларация - но моля, насаме. Тоест, за предпочитане не по имейл! Убедете отговорните във вашата компания, които провеждат курсове за обучение, че комуникацията по имейл наистина е проблем за обучението на служителите, може би дори като част от дискусия за ценностите. Възможно е вашият главен изпълнителен директор да бъде спечелен като мощен спонсор и да придаде на темата важността, от която се нуждае, от самия връх. Но продължете да скърцате със зъби, когато клиентите ви извършат всички изброени грехове - освен ако не сте платеният комуникатор за тях.