Lean Management Какво трябва да знаете за Lean Management
Глобализацията, икономическите кризи, нарастващият конкурентен натиск и по-кратките иновационни цикли представляват големи предизвикателства пред компаниите. Скоростта на цифровизация също нараства непрекъснато. Поради това компаниите трябва непрекъснато да преглеждат своите бизнес модели и да ги коригират, ако е необходимо. Освен това те трябва да оптимизират и рационализират своите процеси, да намалят разходите и да се фокусират върху стойността за клиента във всички действия. Фактор за успех за това е стройното управление, т.е. Безопасните принципи могат да бъдат приложени и към управлението на ИТ.
Тази статия отговаря на най-важните въпроси относно управлението на постно и особено на управлението на постно ИТ.
Какво е постно управление?
Lean Management може да се преведе на немски като „Lean Management“ и означава гъвкавост. Безопасното управление обхваща всички методи, начини на мислене и инструменти, с които компаниите могат да оптимизират своите процеси. В този смисъл слабата компания се концентрира върху най-важното и използва правилните ресурси в точното време и с правилното качество, за да постигне добавена стойност за клиента.
„Lean management вече е признат управленски подход, който дава възможност да се създаде свобода за иновации, както и гъвкавостта и индивидуализацията на продуктите“, обяснява Инге Ханшке, управляващ директор на мениджмънта и ИТ консултантската компания Lean42. По същество става въпрос за предоставяне на специално изработени продукти с възможно най-леките процеси, казва Ханшке.
Като колекция от управленски практики, постното управление първоначално се връща към производствената система на Тойота (TPS) и първоначално се отнася до постното производство на автомобили. През 80-те години Toyota се откроява в сравнение с конкуренцията чрез по-високо качество, по-малко откази и по-голям брой превозни средства, произведени с по-малко ресурси. Основните елементи на TPS бяха/са синхронизирани и стандартизирани процеси, избягване на грешки, подобрени производствени системи и системна квалификация на служителите. Зад това е целта на непрекъснатото усъвършенстване (Kaizen).
Какви са целите на постното управление?
„Целта на стройното управление е да създаде стойност за клиентите без загуба и да рационализира и оптимизира процесите и организацията“, казва Ханшке. Примери за "отпадъци" са лошо подготвени или водени срещи, ненужни формалности, дълги, многоетапни процеси на одобрение или свръхпроизводство. Неправилното използване на технологията, ненужните или преувеличени отчети и неясните отговорности също струват много време и намаляват мотивацията на участващите служители.
За да минимизират отпадъците, компаниите трябва да се фокусират върху процесите, които добавят стойност. Тъй като това рационализиране спестява време и пари, компанията може да действа по-ефективно.
На кои принципи се основава постното управление?
За да се постигнат очакваните ефекти, постното управление се основава на следните пет основни принципа: ориентация към клиента, ориентация към полза/стойност, принцип на потока, принцип на изтегляне и принцип на нулева грешка.
фокус върху клиента
В началото има много въпроси: Кои са клиентите? Какви нужди/изисквания/цели имате? Какво сте готови да похарчите колко пари? Как клиентът се възползва от какво? Каква е стойността на продуктите и услугите от гледна точка на клиента? Можем ли да доставим продуктите или услугите с необходимото качество на тази цена сами или чрез доставчици?
По същество тук става въпрос за дефиниране на стойността на продукта или услугата от гледна точка на клиента. Целта е да се съобразят продуктите и услугите точно с нуждите на клиента, така че той да получи правилните услуги в точното време с необходимото качество и на подходящата цена. В допълнение към функционалността и използваемостта, качеството е съществена полза за клиента.
Но как да разпознаете какви са ползите за клиента и какво представлява добавена стойност за него? Тук са налични два метода: Gemba Walk и Lean Startup. С Gemba Walk мениджърът или бизнес анализаторът на място получава общ преглед на текущата ситуация и процесите в собствената си компания или при клиента. Той отива там, където има проблеми или са необходими подобрения и говори със съответните хора/служители, за да идентифицира причините за проблемите.
Подходът за постно стартиране е свързан с получаването на обратна връзка от клиентите за продукт или услуга възможно най-бързо и с възможно най-ниска цена. За да направите това, първо бързо разработвате основната функционалност (какво е от съществено значение?) И след това получавате обратна връзка от клиентите (как се получава продуктът? Как работи?). Истинските желания на клиентите и нуждите на пазара стават очевидни от обратната връзка. Получените по този начин прозрения се вливат в по-нататъшния цикъл на развитие и водят до трайно по-нататъшно развитие на продукта.
Ориентация към полза/стойност
Целта тук е да се идентифицира потокът от стойност и да се идентифицират и елиминират отпадъците. Основният елемент за това е анализът на потока на стойността. Потокът от стойности включва всички стъпки и процеси, които са необходими за производството на продукта или услугата - от суровината до крайния продукт. Като се фокусираме върху процесите за добавяне на стойност, могат да се избегнат отпадъци и например да се избегнат ненужни функции или стъпки в процесите, за да се подобри времето за пропускателна способност. Това дава възможност на компаниите да използват наличните ресурси ефективно и оптимално.
Принцип на потока
Това означава непрекъснат производствен или бизнес процес, който избягва върховете и коритата на натоварване. В производството това може да се направи, например, чрез производство на малки партиди и избягване на празен ход и междинно съхранение. В административните процеси е възможно да се премахнат инхибиращите формалности, които забавят решенията.
Принцип на дърпане
Тук услугите се предоставят само според изискванията и в момента, в който са поискани. Това означава, че производството започва само когато клиентът е направил поръчка или когато запасите са достигнали минимум. Целта е да се използва капацитетът според изискванията. За бърза реакция обикновено се изисква тясна интеграция между бизнес процесите и партньорите.
Принцип на нулев дефект
Важен принцип на Lean Management е стремежът към усъвършенстване и постоянно усъвършенстване (Kaizen). Ханшке обяснява: "Тъй като всяка грешка се разглежда като нарушаване на процеса, отговорните стигат до дъното на проблемите на място и незабавно търсят причините и ги отстраняват в основата. Резултатът е печалба в ефективността и качеството чрез намаляване Неуспехи и ранна реакция на грешки, разходите за повреда намаляват. " Постоянно разпознавайки и премахвайки грешките, компаниите се превръщат и в учеща организация.
Как може постно управление да се прехвърли на ИТ?
ИТ може да овладее този балансиращ акт, ако се основава на постните принципи. „Наричаме го„ слаб “ИТ“, обяснява консултантът Ханшке. 2 С узаконяването компаниите бързо и систематично идентифицират изходни точки за увеличаване на стойността на клиентите и за рационализиране и минимизиране на отпадъците. Търсите целенасочени решения и прилагате подходящи мерки, базирани на бърза печалба. ИТ отделът трябва да анализира бизнес процесите. Важно е да се приложи стройно управление, като се използват методи за пъргаво развитие или DevOps в смисъл на тясна взаимовръзка между разработка на приложения и ИТ операции.
Какви предизвикателства и подводни камъни има тук?
Основните идеи на Lean Management са свързани с решаването на проблеми, съчетани с непрекъснато усъвършенстване. Следователно става въпрос да бъдете честни, безмилостно да анализирате текущата ситуация и да правите проблемите видими, вместо да ги криете. Това работи само с корпоративна култура, която не преценява грешките, а вижда идентифицираните проблеми като възможност за по-нататъшно развитие и усъвършенстване. Много компании все още трябва да наваксат тук.
Тъй като анализът на потока на стойността обхваща всички производствени процеси от суровината до крайния продукт, компаниите трябва да преодолеят отделните граници и да ги оптимизират в различните организации, от закупуване до продажби и производство. Следователно предпоставките за успех са отворена култура на комуникация и изпълнение в компанията, отклоняване от силозното мислене и понякога преодоляване на йерархичните структури. Става въпрос за управление на промените, тъй като често е необходим дълъг, контролиран процес на промяна. Това често успява само ако ръководството подкрепя отговорните за постно управление.
Какви са предимствата на постното управление в ИТ?
Дигитализацията принуждава компаниите да преосмислят и адаптират своите бизнес модели на все по-кратки интервали. Техники като постно стартиране с фокус върху основните функции, обратна връзка с клиентите и по-нататъшно развитие са решаващи за успеха, особено по време на дигитализация, за по-кратко време за пускане на пазара. Чрез рационализиране компаниите могат по-добре да овладеят нарастващата сложност и да създадат свободата за необходимите иновации.
На какво трябва да обърнат внимание компаниите при внедряване на постно управление в ИТ?
Ето основните моменти тук:
Изчерпателен анализ за разбиране на текущата ситуация във фирмата (къде е проблемът?). Тук също проучване на мениджмънта и ключовите потребители. Става въпрос за това да се направиш "честен".
Идентифицирайте областите на действие, за да можете да се приближите до правилните неща с правилните инструменти
Стъпка по стъпка и пъргав подход
Намиране на бързи печалби, ориентирани към ползите: Как бизнес процесите работят по-добре с ИТ? Как работи комуникацията между отделите и ИТ отдела? Кой каква полза и къде? Къде са проблемите?
Необходимо е тясно сътрудничество между ИТ отдела и отделите
Отворена култура на производителност и грешки
Ръководството трябва да илюстрира отворената корпоративна култура и да създаде условия за добро представяне на екипа
Случаи на употреба: Как може да се приложи управлението на стройното в ИТ?
Два примера за постно управление в ИТ:
1) Разработване на нови групи клиенти и рационализиране на административните процеси в CRM
Една компания използва няколко CRM системи и планира да ги замени с облачно решение. Външен консултант първо анализира бизнес модела и по-специално групите клиенти и техните канали за контакт. Това беше последвано от комбиниран анализ на потока на стойността/анализ на процеса от край до край, който разкри области на дейност като неясни отговорности или съкращения на данни. Като част от постно стартиране, консултантите реализираха пилотен проект и го тестваха с представители на съответните групи клиенти. След обратната връзка решението беше променено, постепенно внедрено с помощта на гъвкави методи за разработка и закрепено в съществуващата организация и ИТ инфраструктура. Резултатът: Компанията успя да започне по-целенасочени маркетингови кампании благодарение на по-добра база данни.
По време на проекта обаче възникнаха редица предизвикателства. Беше необходимо да се преодолее съпротивата в средния мениджмънт, който имаше проблеми с междуведомственото сътрудничество. В допълнение, необходимото ноу-хау за гъвкаво развитие като част от проекта за постно стартиране беше само частично на разположение. Първо трябваше да се натрупат знанията.
2) Укрепване на управлението на търсенето в организацията
Една компания вече беше въвела управление на търсенето, но не го „живееше“. Поради тази причина консултант първо е определил в комбиниран анализ на потока на стойността/анализ на процеса от край до край, кой би се възползвал от управлението на търсенето: Кой използва кои резултати в рамките на кои процеси? Кой предоставя кои резултати по кои процеси?
По този начин бързо се появиха области на дейност като неясни отговорности или неясни процеси. Пример: Тъй като управлението на търсенето не е участвало в процеса на кандидатстване за проект или управление на портфолиото на проекта, то не е оказало влияние.