Компютърна документация
Компоненти на плана на проекта
Проектът се предприема за постигане на определен резултат в рамките на определен период от време и за определена сума пари. Планът на проекта се изготвя, за да се определи с помощта на коя работа ще бъде постигнат резултатът от проекта, какви хора и оборудване са необходими за извършване на тези работи и по кое време тези хора и оборудване ще бъдат заети с проект. Следователно проектният план съдържа три основни елемента: задачи (Задача), ресурси (Ресурс) и задания (Задание). Нека разгледаме по-отблизо всеки от тях.
Задача е работата, извършена в рамките на даден проект за постигане на конкретен резултат. Например в проекта за издаване на брой на списанието задачата ще бъде Провеждане на редакционна колегия. Тъй като проектът обикновено съдържа много задачи, за удобство на проследяването на плана те се комбинират в групи или фази. Наборът от фази на даден проект се нарича негов жизнен цикъл.
Фазата на проекта се състои от една или повече задачи, които водят до един или повече от основните резултати от проекта. По този начин резултатите, постигнати чрез завършването на всяка от задачите, включени във фазата, формират нейния резултат.
Ако, за да се постигнат резултатите от дадена задача, е необходимо само да се изпълни, тогава, за да се постигне резултатът от фазата, трябва да се изпълни група други задачи. И това е разликата между фаза и задача: нейният резултат обобщава резултатите от други задачи. Ето защо фазите в MS Project се наричат Обобщена задача.
Например резултатът от фазата Подготвяне на материали ще бъдат материали от броя на списанието, които могат да бъдат изпратени за предпечат. Тъй като броят се състои от корица и статии, за да се получи резултатът от фазата, трябва да бъдат изпълнени поне две задачи: Подготовка на корицата, резултатът от която ще бъде корицата на списанието със снимка на модела и заглавията на статиите и Подготовка на статиите, което ще доведе до всички текстове на статиите от списанието.
ЗАБЕЛЕЖКА
Когато планирате работа, трябва да запомните, че колкото по-подробен е проектният план, толкова по-точен (и следователно по-добър) той ще бъде. Следователно, където е възможно, си струва да се разбият големите задачи на подзадачи (т.е. превръщането на задачите във фази). Официалните критерии, показващи, че дадена задача може да бъде разделена на подзадачи, са продължителност (задачите рядко продължават повече от 2-3 дни) и голям брой участващи изпълнители (като правило, ако над 2-3 души работят по решаване на проблем, тогава всеки решава своя проблем, който може да бъде отделно взет предвид в плана на проекта).
ЗАБЕЛЕЖКА
В повечето жизнени цикли фазите се изпълняват последователно. В този случай следващата фаза често започва едва след одобряване на резултатите от предишната. При някои жизнени цикли обаче следващата фаза започва преди одобряването на резултатите от предишната фаза, ако такъв риск се счита за приемлив.
Използването на фазови преходи при планиране се нарича бързо проследяване.
Разделянето на проекта на фази ви позволява да го представите под формата на списък с основните резултати и датите, до които те трябва да бъдат получени. Ръководителят на проекта контролира пряко изпълнението на всяка задача в рамките на проекта, като информира по-висшия мениджър само за постигането на фазови резултати. Този мениджър от своя страна разполага с достатъчно такива данни, за да контролира изпълнението на проекта.