Когато работи и когато сроковете не работят - DAN LUCA
написано от Дан Лука - Абонирайте се, за да получавате статии по имейл, кликнете тук
„Всеки има нужда от срокове. Дори бобрите ... се задържат през цялото лято, но когато са поставени пред зимния срок, те работят като ярост. Ако нямахме срокове, щяхме да стагнираме. " (Уолт Дисни)
Необходими ли са сроковете? ... Определено ДА!
Работят ли срокове всеки път? … Разбира се, че не!
В тази мини-статия възнамерявам да ви донеса повече яснота, свързана със следните аспекти:
1. Когато е необходимо да имате срокове (ваши и по отношение на другите)
2. Рецептата е гарантирана, че сроковете НЯМА да работят
3. Правилният начин за определяне на срокове (стратегия и примери)
А сега нека започнем с първата точка:
Когато е необходимо да има срокове?
Мисля, че отговорът на този въпрос е отлично уловен в тази поговорка:
„Ако имате писмо за писане, ще ви отнеме цял ден. Ако имате 100 писма за писане ... вероятно ще ги завършите същия ден ".
или ... в отговор на този въпрос:
„Кой е най-продуктивният ден в годината?“
Отговор: Последният ден преди празника!
Защо? Защото * вие * трябва да завършите всичко, което сте започнали и нямате алтернатива ...
(ако имате на кого да делегирате, би било добре да му дадете всичко необходимо, за да свърши прилична работа във ваше отсъствие ... така че в крайна сметка все пак * трябва * да поддържате нещата в ред)
По-конкретно, трябва да зададете свои собствени срокове, когато:
- Трябва да бъдете дисциплинирани и знаете, че без фиксиран срок никога повече няма да го направите
(напр .: искате да отслабнете с 5 кг, за да изглеждате добре в роклята на кумата/костюма за нос и очевидно терминът е датата на сватбата)
- Други хора зависят от вас и фактът, че не доставяте навреме, ги държи на място:
(напр. мениджърите се срещат и обсъждат тримесечни цифри и трябва да направите доклада/презентацията. Без вашата работа, доставена навреме, срещата е безполезна)
- Искате да получите по-добри резултати за по-кратък период от време, защото ви принуждава да фокусирате по-добре ресурсите си. Можете също да добавите „нещо за губене“, за да повишите залозите.
(напр .: поемате ангажимент към мениджъра да увеличи продажбите с 25% през следващия месец или се съгласявате да намалите заплатата си с 25%)
Поставянето на собствени срокове е лесно и трудно в същото време.
Лесно е, защото вие сте този, който решава, но е трудно, защото се изкушавате да надцените или подцените себе си.
Управлението на собственото ви представяне зависи от периода на мониторинг, в който си давате срокове и постоянно ги оценявате. Самонаблюдението е ключът към дългосрочните резултати.
По отношение на други има правила, които нарушават, водят до неспазване на сроковете в съотношение от почти 100%.
да видим когато крайните срокове НЕ работят:
- Не работи, когато могат да се забавят.
Те са неефективни, когато няма по-голяма болка от просрочения краен срок от краткосрочното удоволствие от отлагането.
Можете да отложите колкото искате, но в последния ден от месеца се чертае линия и резултатите се измерват. Ако сте увеличили продажбите с 25%, получавате съответния бонус, ако не, ще бъдете наказани с 25% от заплатата.
- Не работи, когато не са известни ясните последици от недоставката.
Твърде без значение е, че шефът се ядосва, крещи или бие по масата. Това е неясно следствие. Ясна последица биха били наказанията, измерени в пари, отработен извънреден труд, писмени порицания и др.
- Не работи, когато условията са само изговорени, а не написани. Знаете ли тази дума: „разговаряме заедно и се разбираме поотделно“? За това става въпрос. Не е здравословно за бизнеса или отношенията, всеки да разбира какво иска от разговора. Следователно само написаното може да се приеме като проверима справка на по-късна дата.
- Не става, когато само вие знаете този термин и никой друг.
Напразно вие сте началник на отдела и получавате качествен одит след няколко дни, но вие сте единственият, който знае за това. Ако не уведомите подчинените си да подготвят предварително необходимата документация, те може да не успеят да доставят това, от което се нуждаете, навреме.
- Не работи, когато терминът е изкуствено зададен.
Когато крайният срок се разглежда като некорелиран с реалността, той произвежда разединяващ и демотивиращ ефект. Може да е така, ако искате да се свържете с нов клиент, да си уговорите среща и да помолите асистента си да подготви цялата необходима документация до края на деня, въпреки че срещата е над 4 седмици.
Той не работи, когато не взема предвид останалите конкуриращи се проекти на същите ресурси (време, енергия, пари и т.н.)
Такъв е случаят с шефа, който обвинява подчинен, който не може да каже „Не“, и смята, че ако му е дал нещо да направи в разумен срок. Този аспект има най-голям потенциал за бедствие, защото е бомба със закъснител ... като мениджър разчитате на ресурс, който е прекалено експлоатиран и който със сигурност няма да изпълни дадените обещания.
Нека да видим коя е добрата стратегия за определяне на срокове спрямо другите:
1. Анализирайте къде в йерархията на приоритетите е дейността, която искате да извършите.
Има голяма разлика дали е на 1-во място или на 4-то място. Ако е на 1-во място ще преконфигурирате целия си дневен ред, ако е на 4-то място ще намерите място сред вече зададените.
2. Оценете времето, необходимо за извършване на дейността
Тук има две различни перспективи:
а) сте правили тази дейност преди (или подобна) и можете точно да прецените необходимото време
б) за първи път изпълнявате дейността и имате много променливи, които да вземете под внимание. Опитът ми казва, че нова задача може да отнеме до 2 пъти повече от очакваното. Затова им дайте достатъчно време, но вземете предвид и принципа от предишната стъпка.
3. Проверете подробно дали вашите предположения са верни (особено ако сте в ситуация 2б)
Тази стъпка има потенциала да ви предпази от бедствие.
Това, което смятате за истина ... е истина?
Някои предположения, които могат да бъдат грешни ... със значително въздействие ...
- куриерът работи и в събота
- Михай може да остане над графика, за да завърши офертата за утре сутринта
- клиентът "x" ще плати сметката днес и ще мога да плащам заплати ... и т.н.
4. Ясно установете - писмено - деня и часа на доставката
Ако става въпрос за отдалечена комуникация, поискайте да потвърдите споразумението по имейл или sms. Във всеки случай са ви необходими „следи“, че това споразумение се е случило и е било договорено в тази форма.
5. Ясно установете - писмено - последиците от неспазване на времето за доставка
Договорите обикновено имат клаузи, които се занимават със закъснения, само за да се предпазят от непредвиденото. По същия начин вярвам, че е нормално такива споразумения да съществуват между хората, а не само между образуванията.
Защо мисля така?
Тъй като компанията губи от закъсненията на вътрешни транзакции и тогава е нормално загубата да бъде споделена с лицето (лицата), причинило този факт.
6. След като транзакцията приключи, оценете и научете вашите уроци за да не се повтарят грешките и да се дублира това, което е минало добре.
Както казах по-горе, представянето и съвършенството всъщност са резултат от самонаблюдение и непрекъснато усъвършенстване, така че дайте си шанс да ставате все по-добри в това, което правите.!
Позволете ми да ви дам сега пример които преминавам през 6-те стъпки:
Дейност: Да се изготви прогнозен бюджет за продажбите за третото тримесечие
1. Приоритетно ниво: 3
(ниво 1 - вече са установени 2 срещи за продажби, ниво 2 - наблюдение на доставката на първата поръчка за нов клиент)
2. Приблизително време: 2 часа
(бюджетът за 2-ро тримесечие е направен за 90 минути, така че и аз вземам марж)
3. Предположения, които трябва да бъдат проверени:
- какви са шансовете срещите по продажбите (с съответния път) да продължат по-дълго от очакваното време?
- колко допълнително време мога да отделя за надзора на първата доставка, в случай че има проблеми? Ще огранича времето, определено за тази първа доставка, или ще отнема толкова дълго, колкото е необходимо?
- каква е вероятността (исторически погледнато) да възникнат други извънредни ситуации, които са над приоритет 3, по които искам да работя?
... и т.н.
4. Време за доставка: днес до 18:00
5. Последица от неспазването: 10% наказание от заплата
6. Оценка: (да се направи след крайния срок)
Това беше пример, в който дадена дейност е била делегирана на вас, но принципите са идентични, когато сте делегат.
Принципите, описани тук, ще ви помогнат да свали натиска от личните отношения с колегите (стрес, нерви, разочарования) и така нататък получавате точни и предсказуеми професионални взаимоотношения.
Когато нещата са ясни от самото начало и всеки знае какъв е залогът и цената, не могат да се позовават повече на недоразумения ... и това поддържайте здравословни лични отношения на работното място.
С практиката идва опитът да се изчисляват крайните срокове все по-точно, затова ви пожелавам да пожънете плодовете от правилното планиране на крайните срокове както за тези, които сте си поставили, така и за тези, които давате на другите.
2 коментара
Хм. Има и друга ситуация, при която сроковете не могат да работят: ръководителят на (проекта) е пряко ангажиран с много подробности (не прилага делегирането на правомощия), има затруднение в дейностите и имплицитно неспазване на сроковете.
Мениджърът на проекта участва, защото: 1) той не знае как да делегира; 2) не вярва на тези, на които би могъл да делегира тази задача; 3) той е единственият, който разбира последиците от неспазването на условията или към него се прилага само евентуално наказание, останалите са безразлични към резултата. Понякога е добре да не делегирате, друг път е жизненоважно да делегирате. Въпрос на опит.