Как се прави диаграма на Гант

На тази страница ние обясняваме как да създадем диаграма на Гант. Описанието на концепцията на диаграмата на Гант можете да намерите тук: Какво представлява диаграмата на Гант?

Диаграмите на Гант се създават с приложения PMIS (Информационна система за управление на проекти) като Primavera Project Planner®, Microsoft Project® или MindView®. Типичен подход за създаване на график е провеждането на срещи с избрани членове на екипа на проекта и идентифициране на дейностите. Въпреки че този подход води до график, той може да не е пълен график. Пълният график съдържа всички дейности, които са необходими, за да се гарантира спазването на правилото за 100%. Правилото 100% изисква базовото ниво на площта да покрива 100% от обхвата на проекта. Основните компоненти на обхвата са основните източници за идентифициране на дейностите по графика. Ако изходното ниво на района отговаря на 100% от обхвата на проекта, дейностите по графика също се отнасят до 100% от обхвата на проекта. Така че, следването на тези стъпки ще гарантира, че окончателният план на проекта всъщност е пълен график

6 стъпки към диаграмата на Гант

Стъпка 1 - Проверете базовото ниво на обхвата

Обадете се на екипа и прегледайте одобрената основна линия на обхвата, която се състои от три компонента: 1) изявление за обхвата, 2) структура на разбивка на работата (PSP) и 3) речник на PSP. Членът на екипа по проекта трябва да потвърди, че базовото ниво на обхвата покрива 100% от обхвата на проекта.

Стъпка 2 - дефинирайте дейности

Използвайки техника, наречена „демонтаж“, екипът на проекта разделя всеки работен пакет за PSP на отделни дейности. Точно както при създаването на работните пакети на WBS, екипът трябва да установи правила за създаване на дейности по график. Окончателният график трябва да бъде ефективен и ефикасен. Твърде много дейности могат да бъдат също толкова отрицателни, колкото твърде малко. Важно е също така да се определят крайни срокове и етапи, докато разбивате проекта.

прави

Графика на Гант, преминаваща крайни срокове

Стъпка 3 - ред на дейностите

Всяка дейност е свързана с една или повече други дейности. Всяка дейност с изключение на първата и последната има връзка с предшественик и наследник. Редът на дейностите означава, че дейностите се поставят в правилния ред, като се използват правилните взаимоотношения. Има четири типа взаимоотношения:

  • 1. Край - начало - Наследствената дейност може да бъде стартирана само когато предшественикът приключи.
  • 2. начало - начало - Наследствената дейност не може да бъде стартирана, докато предшественикът не бъде стартиран.
  • 3. Начало - край - Наследствената дейност не може да бъде прекратена, докато предшественикът не започне.
  • 4. Край - край - Наследствената дейност може да бъде прекратена само когато предшественикът приключи.

Връзките 1 и 2 са най-често използваните. Край-начало е последователна връзка, начало-начало е типична паралелна или припокриваща се връзка.

диаграма

Стъпка 4 - оценка на ресурсите

Преди да може да се оцени продължителността, ресурсите трябва да бъдат идентифицирани и оценени. Ресурсите включват работна ръка, материали и оборудване. Използват се различни техники за оценка, включително аналогови, параметрични, триточкови и отдолу-нагоре. Уменията, компетентностите и технологиите са ключови фактори, които трябва да се вземат предвид при изготвянето на прогнозата. След оценка на ресурсите те се зареждат в графика за съответните дейности. Създава се и календар на ресурсите, който показва кога са необходими и налични ресурси.

Стъпка 5 - Оценка на продължителността

Продължителност е времето между началото и края на дадена дейност. Прегледайте ресурсите, взаимоотношенията и последователността и преценете продължителността на всяка дейност. Същите техники за оценка, които се използват за оценка на ресурсите, могат да се използват за оценка на продължителността. Не забравяйте обаче да идентифицирате условия, които са ограничения или ограничения за дадена дейност.

прави

Стъпка 6 - Разработете график

Създайте диаграмата на Гант, като заредите цялата информация в софтуерен инструмент за управление на проекти. Прегледайте графика и се уверете, че са взети предвид всички рискове от графика. Уверете се, че включва планове за отговор и условни задължения. Типичен начин за коригиране на непредвидени обстоятелства по график е добавянето на буфери на ниво активност, ниво проект или и двете. Буферът е дейност, която няма ресурси или обхват, за да осигури допълнително време и да намали рисковете от графика. Техниките за оптимизиране на ресурси като изглаждане или изравняване на ресурси се използват за създаване на реалистични графици. Прегледайте и одобрете графика. Одобреният план за диаграмата на Гант се превръща в базова линия на графика.

Как да работите с диаграма на Гант

Базовата графика на диаграмата на Гант е официалният документ, използван за стартиране, наблюдение и контрол на изпълнението на графика на проекта. Членовете на екипа на проекта получиха работни пакети в структурата на разбивка на работата. Съответните членове на екипа оценяват своите дейности в работния пакет по дисциплиниран метод. Има два често използвани метода за определяне на състоянието: 1) Процент на свършената работа и 2) Система за управление на спечелената стойност (EVMS). Първият е лесен за използване, но може да бъде субективен. EVMS, от друга страна, измерва изпълнението на графика въз основа на стойността на свършената работа.

Действителното изпълнение на графика се сравнява с планираното изпълнение, за да се идентифицират всякакви отклонения. Особено внимание се отделя на дейностите по критичния път. Критичният път е най-дългият път в графика и няма буфер. Това се нарича критично, тъй като всяко забавяне на която и да е активност на критичен път ще доведе до съответно забавяне в крайната дата на проекта. Критичният път обикновено е оцветен в червено, когато е показан на диаграмите на Гант. Ако отклонението надвишава зададения праг, екипът на проекта трябва да обмисли предприемането на превантивни или коригиращи действия. Само ако отклонението не може да бъде адекватно взето предвид от тези мерки, екипът по проекта трябва да издава искане за промяна, за да промени официално базовата линия.

гант

Критичният път е показан в червено

Предлагат се редица техники за предприемане на действия за коригиране на несъответствието. Екипът на проекта може да добавя потенциални клиенти или закъснения. Потенциалът е умишлена корекция на дейност чрез задаване на начална дата по-рано от първоначално планираното. Олово може да се използва за ускоряване на графика. Въпреки това, рискът от графика обикновено се увеличава. По същия начин закъснението е умишлена корекция на дейност, която забавя началната дата. Когато работите с олово или изоставане, връзката с графика остава същата. Когато се изисква само ускоряване на графика, се използват две техники, без да се намалява обхватът. Тези две техники са: 1) Бързо проследяване и 2) Срив. Бързото проследяване увеличава припокриването на дейности и може да доведе до повишен риск. Сривът изисква повече ресурси и може да доведе до увеличени разходи.

Друго използване на диаграма на Гант е да се предскаже изпълнението на графика. Диаграмите на Гант са чудесни инструменти за прогнозиране на планове за проекти. Много от тях предлагат методи за прогнозиране, за да се изчисли прогнозата до завършване. Техниките за спечелена стойност също са включени в много приложения за планиране на прогнози.