Как ефективността може да се увеличи чрез стандартизиране на дейностите

Как ни помагат оперативните процедури?

Концепцията за повишаване на ефективността е все по-често срещана в света на бизнеса. Първоначално това беше концепция, специфична за производствените дейности, но неизбежно се разпростираше и върху офис дейности. Успехът на системите за ефективност в производствените компании не може да остане без ехо в сферата на услугите.

Дори ако сертифицирането на тези подобрения на процеса е по-трудно количествено, отколкото в случай на производство поради факта, че произведените продукти/ден или замяна не могат да бъдат отчетени, резултатите съществуват и се намират в увеличението на печалбата или в намаляването на оперативните разходи.

Разбира се, всички, които координират дадена дейност, консумират много енергия, опитвайки се да намерят начини за рационализиране на специфичните за дадена дейност процеси. Тази статия иска да ви предостави инструмент, проверен и сертифициран в много конкретни ситуации като с висок добив и повишен процент на успех.

Този инструмент се нарича:

стандартизация на работните процедури.

Със сигурност в компанията на всеки от вас има вътрешни оперативни процедури, които повече или по-малко се спазват. Има достатъчно случаи, в които тези процедури вече не съответстват на реалното положение на компанията, защото са направени в друго икономическо време или на друг етап от развитието, в който се намира компанията. Още по-объркваща е ситуацията, когато тези оперативни процедури са създадени на строго теоретична основа или са копирани от други компании, без да бъдат адаптирани към спецификата на компанията, в която са интегрирани, и спазването им би довело до блокажи в дейността.

Във всички тези ситуации оперативните процедури не достигат предложената им цел и дори повече, те си противоречат. Излизането от този вид ситуация е просто: създаване на система от оперативни процедури, която съответства на реалността и е достатъчно гъвкава, за да може трайно да се адаптира към реалната ситуация от различни периоди от време.

Вместо тези тромави оперативни процедури, предоставени във файл, с който никой не се консултира, освен може би при наемане, могат да бъдат създадени специфични процедури за всяка позиция в компанията с точно позоваване на ежедневната дейност.

Нека вземем прост пример:

Имаме секретарска позиция с атрибуциите на директен интерфейс с клиенти и сътрудници. Процедура, специфична за тази длъжност, би включвала ясното определяне на лицата, с които клиентите или сътрудниците трябва да се свържат, в зависимост от категорията, към която принадлежат (например: клиенти физически или юридически лица) и вътрешната организация на компанията (която е определена да се занимава с тази категория и ако това лице липсва, кой поема задълженията).

Да вземем малко по-сложен пример:

Регионален мениджър продажби - стандартизацията на работните процедури се извършва в този случай в тясна връзка с целите, които трябва да бъдат постигнати и трябва да бъде инструмент за улесняване постигането на тези цели. Поради тази причина стандартните оперативни процедури трябва да съдържат всички ключови необходими дейности и времето, в което те трябва да бъдат извършени.

1. Всяка сутрин от 8 до 9 часа - оперативна среща с подчинени търговски представители.
2. Ежедневен анализ на продажбите от предходния ден и сравняването им с предложените цели (след края на срещата и решаване на неотложни проблеми).
3. Всеки следобед, в края на програмата, събиране на дневни продажби от системата или от полеви агенции (за анализ на следващия ден).
4. Извършване на седмичния отчет и изпращането му в петък до 15:00 на всички директно заинтересовани лица.
5. След реализирането на седмичния доклад, изграждането на стратегията за следващата седмица по отношение на съществуващите цели и реалните резултати в областта.

И в двата случая можем да наблюдаваме някои аспекти, които можем да разглеждаме като ключови елементи в изграждането на стандартни оперативни процедури:

1. Стандартизираната оперативна процедура има проста структура, чрез която се предава малък брой ключова информация

- сложна процедура с много точки, които трябва да се следват, намалява шансовете за изучаване и зачитане от човека, към когото е адресирана.

2. Целта му е да изясни важните аспекти, които трябва да бъдат изпълнени в дейността

- намалява риска от объркване и грешки.

3. Опростете дейността на служителя

- той не трябва да взема ключови решения, за които може да не разполага с цялата необходима информация, което би довело до грешно решение.

4. Потокът от информация в рамките на компанията става ефективен

- информацията достига до всички пряко участващи в процеса и само до тях (без да достига до други хора, чиято дейност не е пряко свързана с тази информация, което би довело до нарушаване на тяхната дейност или увеличаване на риска от изтичане на някои конфиденциална информация).

5. Опростява изпълнението на контролната функция от ръководството на компанията

- всички процеси могат да бъдат проследени много лесно, следвайки стандартната процедура.

6. Създайте a система ефективно в рамките на компанията, в което хората могат да бъдат заменени по-лесно, когато е необходимо

- в случай на отсъствие от работа (отпуск за почивка, медицински отпуск и др.) или в случай на напускане на фирмата (оставка).

Както се казва в последната подточка, изключително важен ефект от стандартизацията на процедурите е този от създаването на вътрешна система, способна постоянно да се адаптира към предизвикателствата. Разбира се, има нужда от прилагане на други мерки за повишаване на ефективността, като същевременно се стандартизират процесите, а кумулативният им ефект е много по-голям, отколкото в случай на единично изпълнение.

Например, за увеличаване на ефективността на инструмента, описан по-горе, е много полезна прагматичната организация на работното място и визуалното управление, изграждането на показатели за ефективност или други инструменти от същата категория инструменти за рационализиране и стабилизиране на оперативните процеси.

---