Как да създадете падащи списъци в Excel
Изображение: “AdrenalinaLibre Breaking Limits” от Adrenalina Libre. Лиценз: CC BY 2.0
Кога трябва да се използва падащ списък?
Един важен въпрос - кога и защо изобщо трябва да използвате този инструмент? По принцип падащите списъци са винаги подходящи, ако искате да използвате точно определени стойности по подразбиране за конкретна клетка. Това означава поне два избора. Няма максимално ограничение за броя на записите в падащото меню. За по-голяма яснота препоръчваме да използвате не повече от 10-15 различни елемента.
Ако имате предвид това, този инструмент предлага много предимства - включително значително опростяване на въвеждането. Вместо да въвеждате съответната стойност сами, просто изберете запис. Това винаги гарантира валиден отговор, дори ако потребителят на инструмента все още не знае точно желания резултат. Това ще избегне излишни грешки.
Друго предимство: По-късно можете да присвоите определени стойности на различните опции, които могат да се използват за по-нататъшна обработка.
Пример за падащ списък.
Инструкции: Възможностите за създаване на падащия списък
За да създадете падащ списък, Excel предлага няколко начина. Сега ще ви ги представим индивидуално. Точната информация се отнася до версията на Excel 2013. В по-старите версии има незначителни отклонения, но те не са от значение за прилагането на тези инструкции.
Вариант 1: Директен вход
С този най-прост вариант маркирате клетка на вашия работен лист на Excel, която е предназначена за списъка. След това преминете към раздела „Данни“ в лентата на менюто и изберете опцията „Проверка на данните“ в раздела с инструменти за данни.
Ще се отвори изскачащ прозорец. В раздела „Настройки“ вече ще намерите раздела „Критерии за валидност“. Тук можете да изберете различни опции. За да създадете падащия списък, потърсете записа "Списък". След това се появява полето „Source“. Там въвеждате всички стойности, разделени с точка и запетая, които искате да имате в списъка. Ако сега потвърдите с OK, първият ви падащ списък вече е създаден в Excel.
Как да създадете списъка с помощта на директно въвеждане.
Вариант 2: Въвеждане на опциите чрез отделен списък
Този вариант има предимството: Можете лесно да използвате стойностите за няколко падащи менюта. Ако трябва да направите последваща промяна, трябва само да коригирате записа в първоначалния списък. След това програмата актуализира всички падащи списъци, създадени с нея.
Първо запишете стойностите - в идеалния случай някъде в работния ви лист на Excel - в колона една под друга или в ред една до друга. Внимавайте да не оставяте празни клетки между записите. След това изберете клетката, която сте определили за падащия списък. Сега продължете, както е описано по-горе при „Вариант 1“. След като се активира полето "Източник", въведете знак за равенство (=). Сега маркирайте първия запис във вашия завършен списък. Името на клетката се приема автоматично в полето "Източник". Там поставяш дебело черво зад него. След това кликнете върху последната стойност от вашия списък, натиснете OK - готово!
Но можете също така просто да маркирате цялата област на вашия списък. Това също се прехвърля автоматично в полето "Източник". Това ви спестява едно щракване на мишката.
Въвеждане от списък в същия работен лист.
Вариант 3: Определете стойностите за избор, като използвате отделен работен лист
Също така имате възможност да използвате друг работен лист с различните критерии за подбор. Тогава вашият списък вече няма да се показва в действителния документ. В този случай ще трябва да дадете име на списъка си за по-нататъшна употреба. Тази задача също е много проста. За да направите това, просто маркирайте съответните клетки с мишката. Ако щракнете върху тази област с десния бутон на мишката, се появява контекстно меню с обозначението „Определяне на име“. След заданието потвърдете с OK.
Как да дадете име на списъка.
Създаването на падащото меню е до голяма степен идентично с описаната по-горе процедура. Единствената разлика е информацията в полето "Източник". Тук също първо поставяте знака за равенство. Трябва само да въведете името на вашия списък, който току-що сте задали. Ако сега щракнете върху OK, падащият списък със стойностите ще се появи във вашия документ.
Използвайте списък от външен работен лист.