Как да се разработи управленска политика в една компания
На какво трябва да обърнете внимание при изготвянето на наредби за служителите? И как да се гарантира тяхното изпълнение?
Добре написаният корпоративен документ е мощен инструмент. Такива документи често се наричат „политици“. По същество политиката е всеки документ, който остава относително непроменен дълго време: правила за ценообразуване, технологии за връзки с клиенти, технологични документи и много други. Има определени моменти в дейността по разработване на политики, с помощта на които можете значително да подобрите качеството на тяхното прилагане и да избегнете най-често срещаните грешки.
Топ мениджърите трябва да разработят или одобрят голямо разнообразие от политики. Опитен лидер знае, че или ще отдели време и ще опише добре един процес, или ще трябва да обяснява едно и също нещо на служителите отново и отново, или ще трябва да издава заповеди отново и отново по същата тема. Ако няма политика за установяване на система за отстъпки, ще трябва да одобрявате ръчно отстъпките всеки ден.
Първата грешка - да пише политици на научен език. Ние не защитаваме диплома, където трябва да демонстрираме „научния характер“ на някаква идея. В края на краищата ние разработваме политики за служители с много различно ниво на образование, следователно, колкото по-прости са написаните, толкова по-лесно ще бъдат разбрани и толкова по-добър ще бъде резултатът.
Веднъж при мен се обърна ръководителят на доста голямо индустриално предприятие с въпрос дали е възможно действително да наредбите за системата за управление на качеството да работят. В процеса на изучаване на тези разпоредби установих, че те всъщност са доста прости, но в същото време са представени по ужасно научен начин - някой консултант е бил умен. За да се справя с това, трябваше да отделя време за изясняване на терминологията, използвайки специални речници. Не вярвам, че служителите на това предприятие ще бъдат толкова упорити в разбирането на тези разпоредби. Следователно, за да могат регламентите наистина да работят, те ще трябва да бъдат преведени на език, разбираем за служителите.
За съжаление, общото ниво на грамотност на хората, които идват да работят в бизнеса, намалява всяка година. Ако не искате да прекарате целия си живот в обяснение на политики, напишете ги на възможно най-опростен език, без да губите смисъла им. Колкото по-прости са те, толкова по-лесно ще бъде обучението на персонала, толкова по-добри са резултатите. Когато прилагате някаква политика, не трябва да имате цел да впечатлите хората с научен подход или ерудиция. В този случай има само една цел - бързо и точно предаване на служителите на правилата, благодарение на изпълнението на които ефективността на работата ще се увеличи.