Как да предоставите обратна връзка на вашите служители
Обратната връзка, един от най-важните процеси, необходими за поддържане на баланса на организацията, е най-прекият начин за предаване на обосновано мнение за качествата и недостатъците на работата, извършена от служител.
За разлика от процеса на оценка, обратната връзка се предоставя в резултат на конкретен проект или за кратък период на дейност. За да сте сигурни, че предоставяте конструктивна, балансирана и ефективна обратна връзка, използвайте тази статия като ръководство и за да научите повече какво е обратна връзка, прочетете повече тук .
I етап - анализ на служителите
Докато процесът на оценяване е колективен и интервалите от време, през които се извършва, се обявяват много предварително, обратната връзка възниква винаги, когато е необходимо прекалибриране на начина на работа. Въпреки че често идва от отдела за човешки ресурси или от ръководството, той може да се предлага и от колеги. Ако искате да започнете с методите, чрез които можете да идентифицирате наистина ценни служители, можете също да вземете курсове за инспектор по човешки ресурси .
За да сте сигурни, че не губите време и енергия с обратна връзка, чиито резултати няма да се видят до края, трябва да се свържете правилно със служителя, към когото се насочвате. Само след точно определяне как най-добре да се обърнете към всеки индивид, можете да знаете как точно да се намесите.
Стъпка 1. Каква личност има той
Независимо от плановете и приоритетите на компанията, която управлявате, растежът ще настъпи само ако адаптирате своя тон на гласа според личността на всеки от служителите. Как бихте характеризирали служителя, на когото ще изпратите обратна връзка? Той е сред онези, които са изпълнявали или вече са мигрирали в лагера на онези, които са пламнали и чиято дейност издава това в пълна степен.?
Ако тенденцията на служителя е да доминира или да влияе на колегите, ще трябва да бъдете внимателни при предоставянето на обратна връзка с баланса между положителните оценки и тези, които биха могли да поставят под съмнение неговия авторитет. Възрастните служители, които проявяват стабилно дългосрочно поведение, ще реагират отбранително на остра критика и ще се чувстват мотивирани, ако оценявате тяхната лоялност, без никакви скъперници.
Стъпка 2. Как реагирате във взаимоотношенията си с началниците и колегите си
Като се има предвид, че сте пристигнали, вие се подготвяте за момента на обратна връзка, вече знаете не само името или длъжността на служителя, но и някои особености, свързани с поведението му. Следователно е доста лесно да добиете представа как ще протече дискусията с уравновесен човек, с импулсивен или с друг, чиято емоция често се проявява.
Не бихте искали да започнете разговора с твърде тържествен тон и да поставите стена пред събеседника. Натоварената атмосфера може да доведе до недоволство или чувство на неудовлетвореност и от двете страни, а тази, която е твърде спокойна, може да разреди посланието ви. Като адаптирате речта си и начина, по който ще поставите на тапета темите за обратна връзка към темперамента на всеки служител, ще започнете отначало с шанса да получите желания резултат.
Стъпка 3. Разберете доколко сте склонни да се промените
Вече е вярно да се каже, че хората са различни помежду си, но може би това е ключът към успеха на една наистина функционална организация: в разбирането на особеностите и в начина, по който всеки от тях е решен. Служителят, който току-що бе призован за дискусия, за да му даде обратна връзка, има свой собствен хоризонт на очаквания относно еволюцията, която го очаква в компанията и неговия специален начин да разбере всичко, което се случва около него.
Ако съобщението, което искате да предадете, е свързано главно с рационализиране на дейността, то трябва да съответства на опита, който сте имали досега със служителя. Ето няколко въпроса, които да си зададете, преди да се срещнете със служителя си:
- Колко мобилност проявява в процесите, в които участва?
- Колко бързо усвоява нови работни методи?
- Как се адаптира към съвременните технологични средства?
- Допринася за преконфигурирането на екипите, в които работи?
Стъпка 4. Как да отговорим на предизвикателствата
Не рядко завършването на проект включва нещо повече от просто познаване на задълженията, изброени в длъжностната характеристика. Пиковите периоди, когато клиентите и бизнес партньорите могат допълнително да усложнят процедурите, ще изискват допълнителни ресурси от вашия служител.
Устойчивостта на стрес, способността да се намерят нови решения за рекордно кратко време или смелостта да се вземат смели решения в трудни моменти правят разликата между обикновен служител и истински човешки ресурс. Внедряването на нови начини за работа или интегриране в по-голям отдел, което ще изисква максимална способност за работа в екип, са други предизвикателства, които разкриват заслужаващите служители. Ако някой от служителите не успее да се адаптира към изискванията, можете да подходите към проблема по радикален начин, като използвате професионални услуги за набиране на персонал. .
Етап II - как да предоставим действителна обратна връзка
Повече от всякога, ние все повече зависим от комуникацията и емоционалните връзки, установени между колегите. Според проучване в Харвард, днес прекарваме 50% повече време в съвместни дейности, независимо дали става въпрос за срещи, обучения или седмични учебни сесии.
Така че, ако искате успехът на компанията да се превърне в реалност, ще трябва да инвестирате солидни ресурси от време и енергия, за да отвеждате периодично пулса на екипа на тревата. Добре аргументираната обратна връзка може да стимулира професионалната еволюция на вашия служител, докато недостатъчно развитата такава ще задълбочи дилемите му и ще доведе до състояние на изтощение.
Стъпка 1. Лице в лице или писане?
При изготвянето на обратната връзка, която искате да дадете на вашия служител, трябва да вземете предвид както типа взаимоотношения, които възнамерявате да изградите с него, така и степента, до която искате да докарате диалога помежду си. Ако разчитате на факта, че служителят ще получи едновременно критики и признателност по открит начин, можете лесно да резервирате заседателната зала. Ако смятате, че събеседникът ви би бил плах или би взел твърде много смелост след обратната връзка, можете да отидете на опцията да му изпратите подробен имейл с всичко, което бихте искали да общувате.
Започнете съобщението с приятелска забележка, а след това споменете важността на приноса на вашия служител за компанията. Първо дайте положителна обратна връзка и след това тактично насочете дискусията към отрицателната, но превърнете сигналите в съвет. Обяснете подробно отрицателната обратна връзка и изяснете всеки проблем поотделно, дори с примери, ако е необходимо. Той предлага решения и начини, по които нещата могат да се подобрят и да бъдат конкретни относно последиците, които пасивността на служителя може да има. И накрая, покажете готовността си да обясните всякакви въпроси в директна дискусия.
Стъпка 2. Изберете правилния час
Дори ако имейлите летят и натоварванията се натрупват от един час до следващия, някои дни в офиса могат да бъдат по-натоварени, а други по-богати в моменти на почивка. Преди да настроите срещата, е полезно да проверите наличността на служителя. Съществува риск от изваждането му от средата на решаване на сложна сервизна задача, която ще изисква цялото време, необходимо за един работен ден. Също така, дискусия, проведена през първата част на деня, със свежи сили, ще бъде приета с по-голяма възприемчивост.
Не на последно място е важно да сте готови да предоставите обратна връзка. 44% от мениджърите, участвали в проучване от Харвард, признават, че моментът на обратна връзка им причинява стрес. Може би натовареният трафик или разгорещеният разговор по телефона са направили сутринта ви по-неприятна. Натрупаното напрежение по причини, които само вие знаете, може да ви отклони от принципите на спокойна дискусия. Вместо да бързате да започнете дискусия, по-добре изчакайте няколко часа или дори няколко дни.
Стъпка 3. Как да „опаковате“ обратната връзка
Повечето служители показват естествена тенденция да реагират благосклонно на обратната връзка, предоставена по възможно най-положителния начин. По този начин те чувстват, че се развиват професионално и че трупат нови знания или все по-ефективни начини на работа, от един ден на следващия. Вместо да използвате така наречената конструктивна критика, изберете да предложите похвала, но също така и за конструктивни цели и само в пряка връзка с определен успех на служителя.
Не считайте този подход за по-малко достоен от тежкото отношение на вашите служители. Въпреки че някои мениджъри вярват, че възхваляването на подчинените също включва риск от създаване на твърде много откъснатост, проучване на Gallup е в състояние да противоречи на това мнение. 67% от служителите, които са участвали, са показали повече преданост към организацията, в която работят, в резултат на признателността, изразена открито от мениджъра.
Ким Скот, един от бившите главни изпълнителни директори на Google и автор на Radical Candor: Be a Kickass Boss без да загубите човечността си, смята, че критикуването на служителите не е част от работата на мениджъра, а е задължение. Тайната обаче се крие в фокусирането върху професионалното поведение, а не върху самия човек. Този съвет може да изглежда парадоксален за идеята за градивна похвала. Комбинацията от твърдост и релаксация обаче може да ви направи по-достоверни пред служител, който не е склонен да ви даде обратна връзка.
Важно е да проведете неудобен разговор през първите 24 часа след събитията, които го причиняват. В противен случай важни подробности за реалистична обратна връзка ще бъдат загубени и получателят на обратната връзка ще може избирателно да използва собствената си версия на събитията. По мнението на Бен Хоровиц, известен бизнесмен и автор, е напълно неподходящо да се доставя сандвич, направен от отрицателна обратна връзка, поставен между две „филийки“ с положителни оценки. Нещо повече, избягвайте да давате обратна връзка на служител пред неговите колеги, особено ако дискусията ще бъде белязана главно от критика към неговата дейност.
Използва конкретни препратки към постиженията и неуспехите на служителя въз основа на конкретни координати във времето. По този начин ще предоставите информирано, уместно и полезно мнение в бъдеще. Попитайте събеседника си дали всичко е ясно и го помолете да направи обобщение на дискусията, в края, за да провери дали е обърнал достатъчно внимание на вашите идеи.
За да му предадете, че се доверявате на бъдещите му действия, поканете го да изрази свободно мнението си, ако вижда други начини на работа. Не на последно място, благодарете на служителя за отделеното време и го уверете, че може да се обърне към вас, в случай че все още има съмнения.
Етап III - Последващи отзиви
За да може плодът да даде плодове в бъдеще, по-добре би било да не разчитате на простото предоставяне на обратна връзка. Проверката как вашите идеи са разбрани от служителя увеличава шансовете те да бъдат приложени по-бързо.
Стъпка 1. Какво разбра служителят от обратната връзка
Веднага щом проведете дискусията със служителя, докато информацията и реакциите на двамата са все още свежи, помолете ги да ви кажат как са получили всичко. Независимо дали реакцията на служителя идва по имейл или просто в последваща дискусия, важно е да разберете какво е мислил за разговора и какви планове има за подобряване на бизнеса си. Също така по този повод можете да покажете готовността си да помогнете на служителя да постигне целите си или да определите най-подходящата помощ сред колегите му.
Стъпка 2. Проверете как се изпълняват вашите предложения
Изхождайки от предпоставката, че отношенията между вас и вашия служител се характеризират с взаимно доверие, веднага след обратната връзка можете да преминете към най-реалистичната оценка на дейността на служителя. Съгласуваният с него списък с цели и очаквания трябва периодично да се сблъсква с начина на работа и с докладите, идващи от йерархичните началници на служителя.
За по-реалистична картина можете да използвате процеса на оценка от 360 градуса или от няколко източника, един от най-широко разпространените и изчерпателни начини, по които работодателят може да получи обратна връзка за служител. Това можете да направите от вас, колеги или клиенти и дори от служителя, по искане на ръководството. Характеризиращ се с анонимност, този метод е доста противоречив, но въпреки някои мнения не може да се счита за шпионаж.
Стъпка 3. Подгответе се за следващата обратна връзка
Формулирана по правилен и професионален начин, обратната връзка може да се счита за успешна, когато достигне целта си.
Ако това води до подобряване или промяна на поведението на служителите, както и до повишаване на ефективността и подобряване на комуникацията, можете да сте сигурни, че сте постъпили правилно. Проследява развитието на служителя и установява следната обратна връзка или на определена дата, или след изпълнение или неуспех на някои показатели за изпълнение, установени заедно със служителя.
Осигуряването на балансирана обратна връзка може да се окаже важно предизвикателство дори за мениджърите с дългогодишен опит зад гърба си. Човешката природа е склонна да влияе на обективността на съобщението и липсата на време изобщо не помага в подготовката на речта. Колкото и сериозно да е това, промените в дейността на вашите служители няма да закъсняват.
Бъдете в течение с най-новото в бизнеса и човешките ресурси!
Ако сте предприемач, мениджър или специалист по човешки ресурси, не бива да пропускате най-полезната информация, за да създадете продуктивен и доволен екип.!