Изпълнение и наблюдение на подпроцес на проекти - проектни процеси -

Задачи на управлението на проекти в процесите за изпълнение на проекта

Предметът на подпроцеса „изпълнение и мониторинг“ е изпълнението на оперативното планиране. Те включват:

Актуализиране на планирането на разполагането на персонала, както и планирането на материални и финансови ресурси
Водещ екипа на проекта
Пускане в експлоатация, проследяване и одобряване на работни пакети
Мониторинг и контрол на проектния процес, като се вземат предвид приоритетите
Идентифициране и ограничаване на рисковете
Извършвайте осигуряване на качеството
Документирайте хода на проекта

В подпроцеса „внедряване и мониторинг“ управлението на проекти се оспорва с всички техни технически и преди всичко социални ноу-хау. В крайна сметка това показва качеството на предишното планиране. Ръководството на проекта има за задача да ръководи екипа и да реагира адекватно на конфликти и изисквания за квалификация.

На практика е показано, че справянето със социалните конфликти, перспективното управление на риска и - като се вземат предвид често оскъдните ресурси и бюджети в ежедневието - планирането на адаптация, ориентирано към решение, са основните ключове за успешното изпълнение на проекта.

Когато работните пакети се обработват и резултатите се представят, тези работни резултати се проверяват за пълнота и качество от ръководството на проекта и се одобряват вътрешно. Това подготвя завършването на проекта. Процесите на подпроцеса „Прилагане“ са представени и обяснени по-долу. Процесите са показани и на Фигура 23. Тази илюстрация и всички други илюстрации, свързани с този раздел, ще намерите в практическата част на този раздел.

Извършване на начален удар

След като бъде одобрено планирането на проекта, стартовата среща е официалната прелюдия към изпълнението на проекта и важна възможност за мотивиране на служителите към целите и процедурите. Тъй като в ранната фаза на проекта се задават много курсове. Графикът за стартиране и възможното участие на избрани служители трябва да се съгласува с отдела за планиране на ресурсите (вж. Фигура 24 в практическата част).

Водещ на екипа

Екипното лидерство е процес, който съпътства целия подпроцес „внедряване и наблюдение“. Ръководството на проекта изпълнява управленски задачи, които са свързани пряко с изпълнението на проекта. Воденето на хора е основната задача на управлението на проекти и има значително влияние върху резултатите от проекта (вж. Фигура 25 в практическата част). Това поставя високи изисквания към отговорника на проекта и със сигурност не е резултат от еднократни усилия. На практика, в допълнение към непрекъснатата саморефлексия на собственото лидерско поведение, професионалната подкрепа от ментори и треньори е от полза.

Предаване на работните пакети

В този подпроцес се предават работни поръчки за започване на изпълнението на задачата. Лицата, отговорни за работния пакет, са запознати с техния работен сегмент, с обяснения на задачата, дискусии и координация (виж Фигура 26 в практическата част).

Ръководството на проекта трябва да предостави необходимата информация за вътрешни и външни въпроси на проекта.

Мониторинг на работните пакети

В този подпроцес изпълнението на работните поръчки и състоянието на работните пакети се наблюдават от ръководството на проекта (вж. Фигура 27 в практическата част). Тези дейности са тясно свързани с контрола, който предоставя данните, необходими за вземане на решения, и прави съответни целеви/реални сравнения. В допълнение, редовният личен контакт с отговорниците за работния пакет и други служители по проекта е важен за реалистична оценка на напредъка в работата и за наблюдение на възложените задачи.

В допълнение към проверката на изпълнението чрез наблюдение на изпълнението на работните пакети, които са били предадени, става въпрос и за постоянен контакт с изпълняващите служители, например, за да осъзнаете потенциалните проблеми, възможностите за подобрение или настоящите изисквания на ранен етап. За тази цел се провеждат както лични разговори, така и редовни срещи с участниците.

Извършване на контрола

Термините за контрол и мониторинг на работните пакети са тясно преплетени и често се използват като синоними. Под контрол тук се разбира всички дейности за събиране, събиране и обединяване на данни, свързани с проекта, и тяхната оценка под формата на целеви/реални сравнения. Тези сравнения между целта и действителността формират отправна точка за дейностите за наблюдение на напредъка на проекта (вж. Фигура 28 в практическата част).

Контролът на напредъка на проекта е централна задача на подпроцеса „внедряване и мониторинг“ и съществена предпоставка за контрол на проекта. Текущото състояние на проекта по отношение на усилия, време и резултат непрекъснато се записва с цел идентифициране на отклонения между планирането и действителния ход на ранен етап и, ако е необходимо, иницииране на подходящи контрамерки.

Друг важен аспект е изпращането на съответните данни към вътрешното фактуриране. Например във външни проекти записът на изпълнението често се използва като метод за запис на изпълнението. В началото това често е достъпно само за съответния служител или ръководителя на проекта. Всички документи, свързани с услугите, предоставяни от клиента, трябва да бъдат предоставени на фактурата своевременно. Същото се отнася и за пасивите.

За контрола на проекти ключови цифри от текущите проектни операции (състояние на проекта, записи за изпълнение, използване на ресурси, вземания и пасиви, свързани с проекта) се прехвърлят към инструменти за контрол.

Ръководството на проекта е отговорно за подпроцеса "Прилагане на контрола".

Мониторинг на осигуряване на качеството

Процесът „Мониторинг на осигуряването на качеството“ (вж. Фигура 29 в практическата част) преминава през целия подпроцес „Изпълнение и мониторинг“. Осигуряването на качеството е много важно и следователно трябва да бъде съзнателно подкрепяно и контролирано от ръководството на проекта. Вашата подкрепа при прилагането на мерки за осигуряване на качеството е от съществено значение за успеха на проекта.

Взети са собствения процедурен модел на компанията и разработен наръчник за управление на качеството, както са дадени. Подпроцесът „Мониторинг на осигуряването на качеството“ се отнася до прилагането на съществуващите общи насоки към конкретните критерии, свързани с проекта. Те са получени от факторите за успех и изискванията за качество като част от управлението на риска и по време на планирането. Целта е да се разработи и приложи план за изпитване. Ръководството на проекта може да делегира изпълнението на мерките на друг служител на проекта, например асистент по проекта.

Документирайте процеса

Задачите за документация трябва да се изпълняват по време на целия подпроцес "внедряване и наблюдение". Управлението на проекта се подпомага в задачите по документацията от асистента на проекта, чиято област на отговорност включва, по-специално, съхраняването на досието на проекта. Съответните задължения за документация бяха договорени между двамата в началото на изпълнението на проекта. Документите служат като източник на информация за представяне на напредъка и за изготвяне на окончателния доклад. Окончателният доклад дава преглед на хода на проекта и обяснява постигнатите резултати (вж. Фигура 30 в практическата част).

Когато документирате хода на проекта, винаги трябва да се внимава да има достатъчно „файлове“, които да гарантират правна сигурност.

Информирайте за курса

Целта на подпроцеса „информиране за курса“ е да предостави нивото на информация, необходима за извършване на работата, и да я разпространи на всички участващи (вж. Фигура 31 в практическата част). В допълнение, „информирането за курса“ служи за изпълнение на маркетингови задачи на проекта и по този начин създава приемане както по отношение на хода на проекта (от страна на тези, които контролират и изпълняват), така и целите (от страна на засегнатите).

Оценете необходимите коригиращи действия

Подпроцесът „Оценка на необходимите коригиращи мерки“ (вж. Фигура 32 в практическата част) се изисква, когато се установят отклонения от плана. Оценката на степента на тежест изисква освен богат опит, въз основа на който може да се сравнява настоящата ситуация, систематичен поглед върху причинно-следствените връзки. Възможните коригиращи мерки могат да варират значително по обхват и дълбочина и зависят пряко от контекста на проекта. Често е необходимо да се изброят възможни коригиращи мерки и въз основа на това да се направи оценка на усилията, необходими за прилагането им, за да може да се оцени тежестта на отклоненията.

Важно е своевременно да се признае необходимостта от коригиращи мерки, за да се избегнат още по-големи отклонения и разходи, както и сериозни конфликти или дори кризисни ситуации. По принцип приемането на коригиращи мерки трябва да се насърчава, тъй като опасностите, причинени от отклоненията и необходимите интервенции, не могат да бъдат разпознати от участващите без достатъчно информация.

В този подпроцес управлението на проекти се нуждае от пълния набор от техните професионални, социални и организационни умения. Защото най-високият приоритет във вашите решения и мерки е постигането на целите на проекта в рамките на определената от договора рамка на проекта.

Координация на по-нататъшния процес с клиента

Ако оценката на необходимите коригиращи мерки доведе до критични отклонения, може да се наложи по-нататъшният ход на проекта да се съгласува с клиента. Това води до подобна йерархия на ескалация, както при подпроцесите „Координиране с клиента“ и „Координация с началници или консултанти на клиенти“ при планирането на подпроцеса. Процесните стъпки за това са показани на Фигура 33 в практическата част.

Корекция на подробното планиране

Координацията на необходимите коригиращи мерки и всяка необходима координация с всички участващи страни вече са извършени в предишните подпроцеси. Тази стъпка на процеса е свързана с разработването на взетите мерки и актуализирането на данните в контролните инструменти (вж. Фигура 34 в практическата част).

Корекцията на действителното подробно планиране е доста технически подпроцес. Всички основни съображения като претегляне на алтернативи или отчитане на общите условия вече са взети под внимание. Сега задачата е да се изработят конкретните подробности за изпълнението.

Важна по-нататъшна стъпка в този подпроцес е да се направят прозрачни причините и последиците от коригиращите мерки в екипа или сред засегнатите и да се получи необходимото приемане. Това е голямо предизвикателство на практика, тъй като промени като коригиращи мерки често срещат съпротива, но без конструктивното сътрудничество на замесените има малък шанс за успех.

Използвайте следните описания на проектните процеси, за да изясните вашите задачи и процеси във фазата на проекта „внедряване и наблюдение“. Използвайте го, за да управлявате вашия проект, обработката на работни пакети и задачи, разполагането на персонала и ресурсите на проекта и да наблюдавате напредъка на проекта и резултатите от него (качество на проекта). Можете да адаптирате процесите към вашите специфични условия.