ИТ бюджетът принадлежи на отдела за различно мислене
Бюджетът за ИТ е удобен и всъщност не наранява никого. Предотвратява прозрачността и управляемостта в специализирания отдел и ИТ. В този епизод ще разберете защо е така и какви предимства имате от прозрачността на ИТ разходите и свързаната с това управляемост.
Подготовката за този епизод беше направена в последната събота сутринта, малко преди четири часа. Лежах в леглото на хотела в Мюнхен, задрямах и разбрах за това Тема на ИТ разходите и ИТ бюджета не в юздата.
Забелязах как главата ми обработи преживяването от последния ден. Петък беше първият ден на SM-CAMP в Мюнхен. 29 души с истории, опит и идеи се събраха, за да обсъдят различни теми в 12 сесии.
В три сесии темата за ИТ бюджета (факти за ИТ бюджета за 2016 г.) беше обсъдена от различни ъгли. И точно върху това работи главата ми малко преди 4 в събота сутринта. И преди просто да се преобърна в леглото, започнах да записвам мислите си.
Основната сесия по въпроса за ИТ разходите беше със заглавие: „IT като CostCenter -„ Когато ИТ услугите не се таксуват “. Участник от по-голяма компания съобщи, че нито ИТ отделът, нито специализираните отдели се интересуват от SLA и фактурирането.
Имате ли представа защо бизнесът и ИТ са толкова съгласни? Преминах през своите бивши и настоящи клиенти и никога не съм виждал такава хармония.
Удобно и без задължение
Теорията, разработена в сесията, може да бъде обобщена по следния начин: Удобна е за всички.
Прозрачност и контролируемост
Това бяха най-важните точки от първата част на сесията. Те ще ви изяснят защо фактурирането на ИТ услуги е полезно и необходимо. Бих искал изрично да посоча и изясня причините за вас:
Нека мечтаем
Моля, представете си сега с мен, че и двете страни действително и редовно използват взаимодействието между изискванията и разходите! Виждате ли и как се създава истинско партньорство между доставчик и потребител? Виждате ли как се взимат решения на основата на необходимостта на базата на факти? Виждате ли колко по-щастливи са потребителите? Защото дори те знаят, че не е задължително да е толкова лесно достъпен сега, защото ние плащаме само малко за него. По-малко триене, по-малко актьорско майсторство и повече за бизнес. Виждате ли това? Ами тогава, хайде сега!
Мечтайте и направете първата крачка. Първата стъпка за мен е, че вие от вашия ИТ отдел знаете кои разходи трябва да бъдат разпределени за коя услуга. Но ако имате ясно разбиране за това, което причинява кои разходи в услугата, вие получавате огромна управляемост.
Последицата от прозрачността на разходите е и възможността за сравняване на разходите с други вътрешни или външни доставчици. Така нареченият бенчмаркинг.
Можете да сравните какво струват вашите услуги вътрешно и какво би струвало закупуването им външно. Можете да направите това за всеки сервизен компонент. Това ви дава представа колко голяма е разликата между външното и вътрешното - положителна или отрицателна.
Това ще ви даде отново две точки:
- Можете да видите каква добавена стойност донасяте на компанията, което оправдава по-висока цена. След това можете да се консултирате с бизнеса, за да видите дали екстрата си заслужава.
- Можете да вземате информирани решения за снабдяване. Ако всъщност е много по-евтино да закупите ИТ на пазара, тогава го направете. Можете да вземете решение само ако знаете какви са вашите разходи и какви изисквания съществуват.
Нямате нужда от ИТ бюджет
Вече чухте молба за фактуриране на ИТ услуги. Силно препоръчвам да разясните разходите си, да подкрепите специализираните отдели при определянето на техните изисквания и да компенсирате съответно услугите.
И отивам една стъпка по-напред: ИТ бюджетът принадлежи на специализирания отдел!
Да, имам предвид и това. ИТ отделът не трябва да има собствен бюджет.
Може би сега единият или другият вика „Ерес, изгори го.“ Мога ли да живея с него.
Това е последица от точките, които направих. И това е следствие от мислите, които споделих с вас в последния епизод (ВРЪЗКА).
Помниш? Говорих за това, че третирането на ИТ като център на разходите е адски много, за да направи ситуацията такава, каквато е. Причината винаги да говорим за ИТ разходи е твърде голяма, защото има ИТ бюджет. Фактът, че трябва да продължите да обсъждате с клиентите си придобиването на инструменти, подобренията на процесите и т.н., се дължи на факта, че има ИТ бюджет.
Докато ИТ не е основна компетентност на вашата компания, не бива да разполагате и с ИТ бюджет. И при доставчика на ИТ услуги също няма ИТ бюджет. В най-добрия случай той знае разходите си и изчислява пазарна цена.
Точно това трябва да направите. Точно така трябва да действат вътрешните ИТ отдели.
Питате как работи? В моя свят и затова го прилагам професионално: чрез каталога за услуги. Предпоставките за това са:
- Имате архитектура на услугата и знаете кои компоненти на услугата принадлежат към коя услуга.
- Знаете цената на компонентите на услугата.
- Имате малко разбиране за амортизация, режийни разходи и евентуално данък върху продажбите или добри отношения със счетоводството, което ще отговори на вашите въпроси.
- И не забравяйте, знаете, че без маркетинг, продажби и печалба няма да постигнете успех.
С това създавате каталог на услуги, който съдържа вашето предложение за отделите. Всяка оферта има цена. Възможно различни цени, така че клиентът да може да избира между бронз, сребро или злато.
Таксуването се основава на потреблението. Например на потребител на месец. Или за услугата за заплати на 100 служители, таксувани месечно.
Вашето предложение е съгласувано със специализираните отдели и ясно описано.
Сега както отделът, така и ИТ имат прозрачност и управляемост. Можете да сравнявате на пазара. Вие и вашите връстници можете да вземате информирани решения, когато става въпрос за намаляване на разходите.
И: Отделът може да разгледа разходите за процеса. Защото само тези се броят от моя гледна точка. Ако иновациите, ефективността или ефективността оправдават инвестирането на 5 милиона в каквото и да било, тогава така да бъде. Отделът отговаря за това и отделът го плаща.
За вас като ИТ мениджър, ИТ директор или мениджър на услуги това означава съвсем ново ниво на свобода.
Когато обърнете внимание на важен, малък детайл.
Не забравяйте печалбите си.
В В следващия епизод ще говорим за печалба. Ще ви кажа и как се справям с разходите за въвеждане на нови услуги и как изчислявам цената за тях.
Ще се занимавам подробно и стъпка по стъпка с темите за определяне на разходите за услуги и ценообразуване в новия Servicenerds Club. Следващата седмица ще разберете какво ви очаква в клуба, кога той започва и каква е първата тема. След това изпращам имейл до всички абонати на бюлетина и членовете на библиотеката на Servicenerds.
Ако ви интересува какво е Servicenerds Club, регистрирайте се сега, защото офертата засега е изключително за абонати на бюлетини и членове на библиотеката. Моля, регистрирайте се под статията.
Между другото: Следващият SM-CAMP ще се проведе на 24 и 25 март 2017 г. в Дрезден. Напишете датата в календара. Ще ви уведомя веднага щом билетите са налични.