Импортирайте данни от Excel в таблица на Access
Изберете командата в прозореца на базата данни Файл ›Външни данни› Импортиране.
В менюто Тип файл изберете Microsoft Office Excel (* .xls), след това в списъка с файлове посочете CatalogsExcel.xls и щракнете върху бутона Внос. Като алтернатива можете да щракнете двукратно върху този файл. Така или иначе ще се стартира съветникът за импортиране на електронни таблици.
На първо място, съветникът трябва да знае какво се импортира - цялата таблица или нейния именуван диапазон. Поименният диапазон в Excel се отнася до определен набор от клетки, до които може да се осъществи достъп с помощта на определено име. В тази таблица няма именувани диапазони, така че оставете избрания бутон за избор Чаршафи. Ако зададете превключвателя Именувани диапазони, списъкът отдясно няма да се промени (тъй като няма именувани диапазони). Данните от таблицата са показани в долната част на прозореца на съветника. Щракнете върху бутона Освен това.
В следващия прозорец можете да посочите заглавия на колони в Excel като имена на полета. Препоръчително е винаги да поставяте отметка в квадратчето Първият ред съдържа заглавията на колоните. В противен случай имената на полетата ще бъдат третирани от Excel като обикновени записи. След като поставите отметка в квадратчето, щракнете върху бутона Освен това.
Съветникът ви позволява да запазвате данни в нова таблица или в съществуваща. Радио бутонът е избран по подразбиране. В новата таблица. Без да променяте нищо в този прозорец, щракнете върху бутона Освен това.
В следващия прозорец се извършват много действия. Първо, можете да преименувате всяко поле, като го изберете в списъка по-долу и посочите името в контролата Име на полето. Второ, можете да посочите индекс, който е обсъден в Глава 11, „Настройване на таблици“. Ако Access затрудни интерпретирането на данните, списъкът се активира Тип данни, с който можете да посочите типа данни за полето. Избор на квадратче за отметка Не импортирайте (пропуснете) полето ще отмени импортирането на конкретното поле. Оставете всички параметри непроменени и кликнете върху бутона Освен това.
В този момент съветникът възнамерява да помогне за дефинирането на първичния ключ. По подразбиране трябва да се създаде нов автоматичен цифров ключ. Изберете радио бутона Define Key и след това от падащия списък вдясно опцията Name. След това кликнете върху бутона Освен това (За информация относно първичните ключове вижте Глава 4, Планиране на базата данни).
В последния прозорец дайте име на новата таблица. Таблица Каталози вече съществува, така че въведете името КаталозиIzExcel и щракнете върху бутона Свършен. На екрана се появява съобщение за импортиране на електронната таблица. Щракнете върху бутона Добре.
В прозореца Растения: база данни намерете нова маса и я отворете. Таблицата с импортирани данни е показана на фиг. 16.3. Много прилича на оригиналната таблица. Каталози - те дори имат общ първичен ключ. Данните в процеса на извършване на операции по износ-внос практически не се променят
MS Access. Използване на формуляри за въвеждане и преглед на данни
Присвояване на формуляри
Формулярите в Microsoft Access са създадени, за да улеснят въвеждането и редактирането на данни, за да предоставят изхода си в лесна за използване презентация. С помощта на такива обекти можете да направите достъпни само част от данните, автоматично да избирате информация от свързани таблици, да изчислявате стойностите на изразите и т.н.
Форми - това са обекти, предназначени предимно за въвеждане и показване на данни на екрана, въпреки че могат да бъдат отпечатани и да съдържат т.нар контроли, като полета, списъци, квадратчета за отметка, радио бутони и др.