Имейл етикет Това е добра форма I Robert Half Robert Half

Знаете ли, че електронната поща е най-широко използваното средство за комуникация? Над 281 милиарда (!) Бизнес имейла се изпращат по целия свят всеки ден. Нищо чудно, че дяволите като грешен поздрав или правописни грешки се прокрадват с някои имейли. Това изглежда непрофесионално и затова ви запознаваме с нашия много личен етикет за електронна поща.

Тук можете да прочетете:

Масово произведени имейли

Ако работите в офиса, най-вероятно ще получавате между 30 и 50 имейла на ден, някои дни дори много повече. Само в Германия броят на изпратените имейли се е увеличил с 23% от 2016 до 2017 г., достигайки рекорд за всички времена от 771 милиарда.

В този Маса електронна поща Всъщност вече не е изненадващо, когато етикетът на електронната поща страда. Освен това все повече служители получават и изпращат съобщения чрез своите смартфони. Малкият дисплей, цифровата клавиатура и сляпото доверие във функцията за автоматично коригиране насърчават натрупването на грешки при писане. Прикачените файлове също често са трудни за четене. Това е фатално, защото небрежните имейли също оцветяват професионалното изображение от подателя.

Етикетът се отнася и за новите медии

Правописът и граматиката страдат най-много от масовото производство на имейли: малките и големите букви постоянно се игнорират, запетаите се използват рядко и думите често се съкращават според настроението. Това не само затруднява четенето, но също така казва на получателя на имейла, че авторът не е положил никакви усилия.

Всъщност странно, иначе се опитвате оптимално да спазвате етикетните правила за офиса с шикозен тоалет и сериозен външен вид по телефона. Знанието, че това прави професионално впечатление на бизнес партньорите и колегите, вече е придобило. Защо същото не се отнася за бизнес имейл?

Също така трябва да обърнете внимание на правилата на етикета на електронната поща, когато изпращате служебна електронна поща на хора, с които сте работили от години и следователно са по-неформални в професионален контакт. Активирайте проверката на правописа във вашата програма за електронна поща. Но проверете неговите бележки и заявки за промяна, защото и този софтуер не винаги работи перфектно.

Скорост, скорост: колко бързо трябва да отговорите на имейл?

Основният въпрос в дигиталната комуникация е: Колко бързо трябва да отговаряте на имейли? Или казано по друг начин: Колко дълго можете да държите имейлите да чакат във входящата ви поща, без да сте невъзпитани? Някои смятат, че трябва да отговорите веднага. Но това обикновено нарушава работния процес.

Вместо да отваряте входящата си поща за всеки входящ имейл, по-добре е да резервирате 30 минути всяка сутрин и следобед, в които можете да се концентрирате върху проверката на входящите имейли. Първо сортирайте спешните заявки от по-неотложните и след това решете за кои имейли имате време.

По отношение на ефективното управление на времето, вие отговаряте на имейли, които не изискват незабавно проучване. Ако обработката отнема повече време, изпратете на получателя кратък междинен отчет, че се занимавате с въпроса. Във всеки случай се препоръчва, за отговор в рамките на 24 часа, след като имейлът пристигне във входящата поща.

Няма файлове, които са твърде големи като прикачени файлове

Това, което ви дразни отново и отново с имейл, са много големи прикачени файлове с повече от 10 MB. Те запушват входящата поща и отнема много време, за да се отворят прикачените файлове. Ако трябва да изпратите по-големи файлове, предварително уточнете с получателя размера, до който той може да получава прикачени файлове към имейл. Ако е необходимо, можете също да кликнете Облачни услуги като Dropbox, Google Drive или медийния център T-Mobile.

Общите файлови формати са по-лесни за отваряне

Използвайте и общи за прикачени файлове в имейли Формати като PDF, JPEG или ZIP. Понякога са необходими документи на Word, например ако получателят трябва да редактира документа допълнително. Ако форматът Word не се изисква, използвайте PDF формата. По този начин спасявате получателя от неприятно изкривено форматиране, което е причинено от несъвместими версии на Word или специални шрифтове. Съответните програми за безплатен PDF конвертор могат да бъдат намерени в Интернет.

Етикет по имейл: 9-те най-ценни правила

CC функция: Помислете кого да поставите в копие на имейл. Наистина ли получателят се нуждае от копие на тази информация? Това помага да не се натоварва излишно пощенската кутия на вашите получатели и спестява ценно време. (Малко упражнение: погледнете, за да видите колко от имейлите ви всъщност не са от значение за вас.)
Ред на тема: The Ядро на вашата заявка трябва да се отрази в темата. Това помага на получателя да прецени с един поглед спешността на имейла. Това изглежда професионално.
Поздрав: Едно от най-важните правила за електронната поща: внимавайте за едно правилен поздрав и учтив поздрав. Ако името не показва дали е жена или мъж, ще ви помогне проверка на порталите в социалните медии или на страницата за контакт на уебсайта на компанията. Съответно, в края на имейл трябва да има съответстващ Сбогом поздрав вмъкнат.
съдържание: Идвам поддържане на дълга история накратко към основния въпрос. Ако вашата загриженост не може да бъде обобщена накратко, трябва да предложите или да предпочетете телефонно обаждане или личен разговор. Ако вашите имейли са заявки за среща, маркирайте срещата или с размер на шрифта, получер, или в цвят. В някои програми за електронна поща може дори да бъде вградена функция за напомняне за получателя.
Просто няма емотикони: Избягвайте да използвате усмивки и други подобни в бизнес имейли. Емотиконите изглеждат игриви и непрофесионални. По-добре да прецизирате текста си, докато той казва точно какво имате предвид.
Избягвайте съкращения: Не използвайте съкращения, освен ако те не са познати във вашата бизнес среда. Поздрави като VG за „най-добри пожелания“ изглежда сякаш не отделяте достатъчно време на получателя да изписва думите. Освен това не можете да сте сигурни, че лицето, на което пишете, ще може да дешифрира съкращенията, които сте използвали.
Корекция: За важно или критично съдържание винаги трябва да използвате имейла коректура от колега или някой, на когото имате доверие позволявам. Съдържанието често достига до получателя на имейла по различен начин от предвиденото. За важно съдържание или информация винаги преценявайте дали има по-смисъл да се свържете лично с вас, отколкото с имейл.
контрол: Добавете Имейл адрес на получателя (получателят) винаги само в края а. Това ще ви попречи да изпращате имейлите си твърде рано или случайно. Внимателно проверете правописа за последен път, поздравите, включително поздрав, дали всички важни факти са споменати в текста, дали е датата и дали файловете са приложени.
време: Като цяло трябва първо спешни запитвания получи отговор. Има обаче едно много важно изключение: Ако се дразните да четете имейл, защото, например, колега или шефът ви обвинява в нещо - неоправдано според вас - тогава то важи първо, Запази спокойствие. Ако това не помогне, първо отхвърлете разочарованието си. Но не изпращайте този имейл при никакви обстоятелства! Запазете това като чернова или в идеалния случай го изтрийте веднага. След това преспи една нощ и седни съответния отговор на следващия ден На.

В стресиращото ежедневие в офисния живот малките небрежности се прокрадват във всички нас. Това е човешко. И все пак трябва да сте сигурни, че пишете имейлите си професионално.

Това важи особено за заявленията по електронна поща: С вашето онлайн приложение вие създавате първо впечатление за вашия потенциален нов работодател. Ето защо, преди изпращане, проверете дали сте спазили горните правила (доколкото те са от значение). Можете да намерите допълнителни съвети за онлайн приложения в Центъра за кариера Robert Half.

И ако все още не знаете на кого да изпратите молбата си - тук ще намерите голяма Избор на работни места във финансите и счетоводството, информационните технологии и в търговския сектор: