Имаш поща! „- Как можете да спрете потока от имейли“
„Само роби могат да бъдат достигнати през цялото време“ - може би сте чували тази поговорка и преди. По отношение на зависимостта от мобилни телефони и имейл акаунти, тя е по-актуална от всякога.
Или не сте от хората, които непрекъснато проверяват вашия смартфон или входящата електронна поща, като говорят с всеки сигнал "Пушка в крака"? Ако не искате да бъдете тероризирани от потока от имейли, прочетете нашите съвети за това как можете да намалите до минимум броя на пинговете само с няколко щраквания и да станете забележимо по-свободен човек.
Имейлът отвлича вниманието от работата
Отнема около 15 минути, преди да можете да се концентрирате напълно върху оригиналната си работа, след като прочетете имейл или се обадите. Можете да предприемете контрамерки - с прости средства.
По принцип трябва всъщност да предположим, че нашата работа може да стане по-ефективна, тъй като разполагаме с имейли и онлайн инструменти като уикита. Проучване, проведено от американската треньорска компания Apex Performance противоречи на това очакване. Резултатът показва, че много служители се оставят да бъдат разсеяни от други задачи чрез многобройни прекъсвания на работното място. Имейлът се превърна във важен фактор тук
Реорганизирайте вашия имейл трафик
Обективно погледнато, има разлика между „филцовия“ обем на имейла, включително времето, което отделяте за него, и реалните числа.
Ако работите в управлението, може да намерите 300 имейла на ден съвсем нормално. Някои от вашите служители обаче считат за нормално да получават и отговарят между 20 и 30 имейла на ден.
Авторите на анкетата, споменати по-горе, са на мнение, че някой, който получава повече от 100 имейла на ден, „Определено надхвърля приемлива граница“. Никоя мениджърска работа не налага да бъдете информирани за повече от 100 факта всеки ден. Ако не вярвате в това, правите нещо нередно.
1. Ако наистина искате да направите нещо, за да сведете до минимум дневната си квота за електронна поща, проверете в колко пощенски списъка се появявате. Оставете се да бъдете изтрити във всички онези, от които не се нуждаете спешно. Например, ако колега ви включи в пощенски списък, без да пита, говорете с него за това.
2. Използвайте функцията „Изтриване автоматично“ - напр. Б. за имейли от конкретни хора или определени ключови думи. Вашият имейл клиент може да бъде програмиран по такъв начин, че входящите съобщения или да бъдат незабавно изтрити, или да попаднат в определена папка.
3. Дори бюлетини, които си струва да прочетете, обикновено идват в неподходящо време - най-доброто нещо е да поставите информацията в определена папка и да я прочетете, когато имате време. Трябва да се отпишете от бюлетини, които само архивирате, но никога не поглеждате.
4-ти. В някои компании потвържденията за получаване и четене съставляват 30 процента от общия обем на имейлите. Отървете се от тези инструменти, те не са наистина надеждни и дразнят повечето получатели.
5. Все още ли получавате спам? След това уведомете вашия ИТ отдел - отдавна е възможно да се работи без спам.
6-то. Следете основните си задачи, което е особено важно на ръководни длъжности. Проверете входящата си поща - не повече от 40 процента от съобщенията се отнасят до основните ви задачи.
7-ми. Функцията CC може да се превърне в истинска тежест. Ако сте ръководител, можете да помолите служителите си да не бъдат CCed всеки път, защото не можете да прочетете всичките много копия. Ако сами използвате функцията CC, не забравяйте, че никой имейл не трябва да има повече от двама получатели.
Друг аспект е йерархията във вашата компания: Докато навремето служителите трябваше да отделят много време за подготовка на информация за своите началници, копие от CC сега означава нулево усилие за служителя, но много за шефа. Освен това не всеки автоматично съхранява в главата си копие от съдържанието на имейл. Това звучи малко просто, но в много компании се очаква всяко копие да бъде прочетено и разбрано - не предполагайте, че нито вашите колеги, нито вашият шеф.
Но това не е всичко: Почти всеки имейл на CC генерира нови имейли, защото получателите отново пишат на получателя на CC. Единственият начин да разрешите проблема е да сте наясно как искате да бъдете информирани. Ако поискате да бъдете пощадени от копия от CC, това не означава, че искате да се откажете от информацията. Можете да направите това само ако сте създали система за отчитане, поискате анотирани копия на информация и демотивирате външни създатели на CC, като ги насочите към отговорните служители.
8-ми. В допълнение към основните си задачи, служителите на ръководни длъжности също трябва да правят неща, които отговарят на понятието необходимо зло. Много от тях идват по електронен път. Вероятно не можете да избегнете това изцяло, но можете да го намалите. Разграничете необходимите лоши имейли от тези, които губят време. Ще бъдете изумени колко висок е техният дял.
9. Някои служители имат навика да привличат ръководителите към ежедневния бизнес с помощта на имейл. Това може да е знак, че сте смазани, липсва ви важна информация или искате да се предпазите. Решете тези проблеми и гарантирано ще получите десетки по-малко имейли.
Намалете до минимум прекъсванията на имейлите
Обратно към проучването на представянето на Apex: от 300 респонденти около 70 процента получават поне 21 имейла на ден. Повече от 50 процента проверяват входящата си поща поне единадесет пъти на ден, а всеки трети проверява входящата си поща след всяко известие. 21 имейла не е много в сравнение със 100 до 300 съобщения на ден, които получава всеки трети взимащ решения. Но дори и с 21 имейла, необходимото време е значително - в крайна сметка оставяте работата си зад себе си 21 пъти. Две трети от анкетираните заявяват, че дори са прекъсвани на всеки 20 минути.
Тези постоянни почивки оказват огромно влияние върху производителността на работниците, според проучване на Microsoft. Там беше определено колко време е необходимо на служителите, преди да могат да се концентрират върху действителната си работа след имейли, обаждания или съобщения в чата. Отнема средно 15 минути. Това не включва факта, че служителите вече са изпратили имейл отговор, ако е необходимо. Мъжете отговарят на бизнес имейл след един до четири часа, жените обикновено правят това в рамките на един час от получаването.
Постоянната електронна поща не само разсейва, но и причинява стрес. Учени от Калифорнийския университет и американската армия отрязват служителите от техните имейл акаунти. След това пулсът им беше по-естествен и те работеха по-фокусирано и продуктивно.
Производителността на компютъра може лесно да се увеличи - например чрез деактивиране на уведомяването за нови имейли или чрез използване на специални инструменти като JediConcentrate в помощ.
Не се превръщайте в роб на вашия имейл акаунт
Ръка за сърце: Вие също ще получавате куп имейли всеки ден, от които светът не се нуждае - и със сигурност не. Авторът и "дигитален терапевт" Анитра Еглър обяснява на SPIEGEL ONLINE как може да работи дигиталната диета. Тя твърди, че електронната поща ви прави глупави, болни и бедни. Това е и заглавието на една от нейните книги, друга се нарича „Facebook те прави глупав, сляп и неуспешен“
Научаваме, че авторът посочва фиксирани времена за превключване в своя имейл подпис и постоянно игнорира бутона за получаване в програмата си за електронна поща. „Свикнах с това. Винаги правех това, когато не знаех какво да правя след това ... "
Тя също има много твърдо мнение за хората, които непрекъснато проверяват пощенските си кутии, и го казва по следния начин: „Честно казано, мисля, че щракнете, за да видите дали има имейл, който все още не е показан вече съмнителни. Просто трябва да си представите как би изглеждало по аналогия: Ако някой отива до пощенската кутия на всеки 15 минути или винаги стои долу, за да прихване пощальона, той ще се озове в капана. В миналото никоя компания не би изисквала служителите да пазят входящата поща от 7:00 до 21:00 часа. "
Anitra Eggler също подчертава, че средностатистическият човек има дванадесет часа оргазъм в 75-годишен живот, но прекарва осем месеца в изтриване на нежелани имейли. Тя изчисли математиката: от 12 години тя „изпраща по имейл“ една и половина и две и половина „сърфира“, следователно четири години не е живяла в реалния свят. Тя гледа на това като на „лош запис“. И това води до въпроса: „Какво получавам обратно от времето, когато инвестирам в имейли?“
Днес тя чете имейл съобщенията си два пъти на ден - в 10 ч. И 16 ч. Тя критикува хората, които винаги очакват незабавна обратна връзка и които се обаждат след пет минути, за да се обадят за отговор по имейл. Освен спешния лекар, никой не е задължен да бъде постоянно на разположение, казва Анитра Еглър.
Тя също съветва компании и понякога намира странни практики там - напр. Например служителите пишат имейл в 17:00 и не позволяват на програмата да го изпрати до 23:00. Шефът трябва да мисли, че работят толкова дълго. Като цяло тя наблюдава спад в ефективността и спад на производителността. Какво доказва тяхната теза, че имейлите ви правят бедни и болни.
Но защо всъщност имейлите правят хората глупави? С тази ключова дума Anitra Eggler се позовава и на постоянните прекъсвания, които увреждат концентрацията. Тя прави изчисление, че на всеки единадесет минути ни безпокоят в работата - от имейли, от мобилни телефони, от колеги. Твърди се, че мозъчните изследователи са открили, че мозъкът ни се пристрастява към него.
Заключение: Вместо да мислим, ние просто търсим нов стимул и натискаме бутона за получаване.