Илюстративен урок за Microsoft Outlook 2002 ›Още функции на Outlook›

Архивиране на елементи

Съдържанието на личните папки на Outlook се разраства с създаването на елементи, подобно на купчина хартия на бюро. Понякога вашият работен плот се подрежда: документи, които са важни, но не се използват много често, се разглеждат и депозират; по-малко важни хартии (например вестници и списания) се изхвърлят в зависимост от възрастта им или се поставят в големи кутии и се забравят до по-добри времена. В Outlook старите елементи се прехвърлят в архивния файл.

В раздела „Автоархивиране на раздела“ малко засегнахме въпроса за архивирането на елементи, но не описахме напълно защо е необходимо архивирането, какви са предимствата на периодичното архивиране и др. Тук, в допълнение към отговорите на тези въпроси, ще разгледайте по-отблизо процедурата за автоматично архивиране. „ръчно“ архивиране, както и процедурата за разархивиране на елементи.

Нека започнем с отговори на въпросите по-горе:

Архивирането е необходимо като превантивна мярка, предотвратявайки запушването на папки с ненужни елементи и остаряла информация, което забавя и затруднява намирането на необходимите данни.
Архивирането не унищожава елементи (въпреки че тази опция също е възможна), а само ги премества на друго място, докато не се нуждаете от тях отново.
Ако неизправности в Outlook или информация се прехвърлят от един компютър на друг, необходимите елементи могат лесно да бъдат извлечени от архива.

Нека да преминем сега директно към процеса на архивиране на елементите. Има две стандартни процедури: автоматично архивиране и "ръчно".

Автоматично архивиране

Опциите за автоматично архивиране са зададени в диалоговия прозорец Автоархивиране (Автоархивиране).