Експертна комисия по организацията и проверка на стойността на документите
Такава работа се извършва в организацията постоянно. Състои се в изследване на документи за установяване на условията за тяхното съхранение. Компетентната проверка на стойността на документите се извършва на няколко етапа и в съответствие с регулаторните и методологични изисквания:
Номенклатура на дела и процес на образуване на дела
Подготовка на делата за изпращане в държавно хранилище
Когато дадена организация е източник на придобиване на държавен или общински архив (т.е. документите на тази организация ще бъдат прехвърлени там за постоянно съхранение). Обикновено работниците в архивни организации си сътрудничат с такива институции. Ако не сте чували за източниците на набиране, тогава със сигурност нямате нищо общо с тях.
За човек, който не познава архивните дела, всичко по-горе ще изглежда доста трудна задача. Всъщност с поставената задача не е толкова трудно да се справите, колкото изглежда. И така, първо първо.
Тук можете да намерите списък с нормативни и методически документи, по които е организирана работата.
Проверка на стойността на документите може да се извърши в деловодството самостоятелно или с участието на специалисти, с които те сключват подходящ договор за предоставяне на услуги.
Експертна комисия на организацията
Независимо от опцията, която ще бъде избрана за изпълнение на такава задача като проверка на стойността на документите, в институцията се създава експертна комисия. Съставът на комисията се утвърждава със заповед на директора. Примери за заповед за създаване на експертна комисия, заповед, която регулира промяната в състава на експертната комисия, можете да намерите по-подробно в специалния раздел "Примерни поръчки" на нашия уебсайт.
Също така се изисква разработва правилник за експертната комисия институции. Следната примерна наредба (док файл) може да бъде взета за основа.
Експертната комисия включва най-малко 3 души: лицето, отговорно за поддържането на архива, е задължително, а за оптимална работа - специалисти от различни области на дейност. В малка организация е възможно ограничението до счетоводител и секретар. Обикновено за председател на експертната комисия се назначава един от заместник-ръководителите.
Във всяка компания се провеждат заседания на експертната комисия със задължително съставяне на протоколи и толкова често, колкото е необходимо. Тук можете да видите пример за протокола от заседание на експертната комисия. Той включва всички основни въпроси, които се срещат в дейността на компанията: относно разглеждането на описи на дела от архива, актове за унищожаване на документи, инструкции за водене на дела и тяхната номенклатура.
Проверка на стойността на документите
Всяка година структурните отдели извършват подбор на документи, които се съхраняват постоянно и временно (> 10 години), за да ги прехвърлят в архива на компанията, решават необходимостта от съхраняване на дела с периоди от време (