Докладване по телефона Избягвайте тези грешки при поздрав

Телефонът звъни, вдигаш го и казваш какво точно? Достатъчно ли е просто здравей или трябва да кажете името си? Поясняваме и ви казваме как правилно да докладвате по телефона.

Отчетете правилно и подходящо по телефона

Когато правите телефонно обаждане, имате само няколко секунди, за да докладвате по подходящ начин и по този начин поставяте основата за приятелски, отворен и доверителен разговор. Формулировката на поздрава по телефона зависи от това дали сте повикващият или някой ви се обажда.

Често се приема мнението, че повикващият е този, който има притеснения и че поради това те са длъжни първо да се идентифицират. Но: Днешната препоръка за телефонно обаждане е, че човекът, който се обажда, отговаря първо и се представя. Повиканият казва, че той или тя на частно телефонно обаждане Име и фамилия и бута един приятелски поздрав на деня след. Тогава е ред на обаждащия се да се представи по същия начин.
Повикващият трябва да приеме, че прекъсва извикания. Поради това е препоръчително да попитате: "Имате ли време за мен?" По-малко приятелски и поради това не се препоръчва е "Смущавам ли?" Това понякога принуждава извикания да отговори недружелюбно: „Да, притеснявате“.
Ако повиканата страна отговаря само с „Здравей“ или „Моля“, повикващият трябва да приеме мълчаливо това. В никакъв случай не трябва да питате "Кой е на линия?" Това може да доведе до това човекът да бъде извикан да реагира раздразнено и да отговори: "Извинете ме, но вие ми се обадихте. Не би ли било учтиво, ако ми кажете името си?" В този случай повикващият няма друг избор, освен да се представи по подходящ начин.
Ако се обадите на личен номер, не трябва да го правите преди 10:00 ч., Не по време на обяд, не между 14:00 ч. И 16:00 ч. И дори след 21:00 ч. Освен ако не знаете точно ежедневието на обаждания. Можете да опитате да установите бизнес връзки по всяко време на деня.
Ако разговорът е прекъснат поради технически дефект, повикващият трябва отново да осъществи контакт по телефона.
Тук ще ви покажем какво можете да направите, ако обаждането не пристигне.

Започнете бизнес разговори правилно

Правилата за бизнес разговори са различни от тези за частни разговори:

Ако ви призовават по работа, трябва да отговорите на телефона възможно най-бързо. Ако е възможно, никога не го оставяйте да звъни повече от три пъти. Поздравете всеки, който се обажда, сякаш е първият за деня - дори и да е вече петдесетият.
Поздравът трябва да бъде кратко, кратко, ориентирано към услугата и мил провалят се. Уверете се, че поздравът ви не е твърде дълъг. Оптимално е: ABC Company, John Doe, Добро утро или Компания ABC, разговаряте с Макс Мустерман, добър ден.
Ако имате активно повикване от вас, влезте по следния начин: Добро утро г-жо./Г-н . Фирма XYZ, казвам се Макс Мустерман.
Когато поздравявате, трябва да използвате разумна скорост и ясно произношение. Говоренето с бързи темпове създава у другия впечатление, че бързате.
Избягвайте свръх приятелско отношение. Това звучи твърде изкуствено и води до рефлекс за бягство у другия човек. Говорете с спокоен глас. Това може малко да успокои разгневените клиенти например.

Все пак трябва да обърнете внимание на това

Ако ви се обаждат в професионален контекст, винаги е препоръчително да запишете името на повикващия, за да можете да реагирате съответно по време на разговора.

Когато правите бизнес разговори, не бива да се изкушавате от съвременните ISDN телефони с разпознаване на номера на повикване да поздравите незабавно обаждащия се с „Здравейте, г-н Клайн“. От една страна, устройството може да се използва и от някой друг. От друга страна, може да се случи повикващият да се почувства малко проверен, ако към него се обърне името им, преди да е отговорил.
По време на бизнес разговор е препоръчително да се обърнете към обаждащия се лично по име веднъж или два пъти. Това му създава усещането, че приемате загрижеността му сериозно и че се интересувате от него.
В края на (успешно) телефонно обаждане има приятелско и обвързващо сбогом и, ако е необходимо, a „Благодаря ви за обаждането!“ подходящо. Ако телефонното обаждане беше по-малко успешно, това правило не трябва да се спазва.
Когато се обадите в представителство трябва да се свържете и с бизнес контакти "на линията на ..." Доклад. За частни телефонни разговори трябва също да посочите собственото си име „тук в ...“ казвам. По този начин избягвате несигурни ситуации и обърквания.

В друг практически съвет ще ви обясним как сами да прикачите мултимедиен контакт.