Добре приготвен от органичния контрол
Подготовка на органичния контрол: какво трябва да се има предвид?
Планирайте по-рано
Компанията вече полага основите за оптимално текущ контрол в ежедневната си работа. Усилията значително намаляват, ако всички документи, необходими за контрола, се актуализират и архивират по ясен начин.
Служителите, на които е възложена подготовката и изпълнението на органичния контрол, трябва да разполагат с достатъчно време за свързаните с това задачи. И не само преди контролния час. Всички служители, необходими за прегледа, трябва да бъдат своевременно информирани за датата. Това е единственият начин да се гарантира, че те са достъпни за информация или че могат да организират еквивалентно представяне. Ако служителите не са разсеяни от други задачи в деня на проверката, това помага да се гарантира, че проверката протича гладко.
Наблюдавайте информационни материали от контролния орган
За да се подготвите за директни проверки, струва си да разгледате информационния материал, изпратен от съответния орган за екоконтрол най-късно с известието за назначението. Изброените там документи трябва да бъдат организирани за деня на проверката и да се съхраняват възможно най-централизирано. Ако по организационни причини документите са налични само на различни места във фирмата, трябва да е възможно да се представят там без дълго търсене.
Следните документи и записи трябва винаги да са готови за проверка по време на биологичната инспекция:
Описание на компанията
Важна основа в процеса на органичен контрол е фирменото описание на операцията. В него са описани, наред с други неща, фирмената структура, произвежданата от компанията храна и мерките й за спазване на законодателството на ЕС относно биологичните храни. Органът за екоинспекция винаги трябва да бъде информиран незабавно за всички съществени промени в описанието. Те включват например:
- Пускане в експлоатация на ново оперативно място
- Въвеждане в експлоатация на подизпълнители
- Промени в персонала в корпоративното управление
След това компанията може да докладва по-малко значими промени по време на биологичната инспекция. Те включват следните списъци от приложението към описанието на компанията:
- Списък на доставчиците
- Списък с клиенти
- Списък на суровините
- Списък на артикулите
Известия за доставка и фактури
Всички входящи сурови и изходящи готови стоки трябва да бъдат удостоверени с оригиналите на документите за доставка и фактурите. Фактурите трябва да показват, че са били правилно резервирани.
Документи за проверка входяща проверка на стоки
Регламентите на ЕС за биологични продукти изискват от биологичните компании да извършат документирана проверка на документите за входящите стоки и доставените органични суровини. Тези тестови документи трябва да са готови за органичен контрол. Това включва и валидни биологични сертификати от доставчиците. Освен това трябва да е разбираемо как са се справяли с отклоненията, установени по време на входящата проверка на стоките.
Рецепти и етикети
В експлоатационните документи използваните в момента рецепти и свързаните с тях етикети трябва да бъдат ясно отделени от остарелите версии.
Документиране на потреблението на суровини и производствените количества
Централна точка на органичния контрол е сравняването на потреблението на суровини с изделия от тях. За тази цел всички данни за използваните суровини, производствените количества, продажните количества, текущите наличности и запаси от контрола от предходната година трябва да бъдат на разположение в ясна форма.
Документация за почистване
Основна мярка за защита на органичната храна от забранени вещества или смесването с конвенционална храна е почистването на складовите и производствените съоръжения. Доказателството за почистване, което трябва да бъде проверено, трябва да докаже, че почистването винаги се е извършвало преди съхранението на биологичните стоки и преди началото на биологичното производство. Освен това успехът на почистването трябва да бъде документиран.
Документация за контрол на вредителите
Дневниците на мерките за борба с вредителите и използваните методи трябва да бъдат в хронологичен ред. Ако те се архивират онлайн от поръчана компания за контрол на вредителите, достъпът до базата данни трябва да е възможен в деня на инспекцията.
Анализи на замърсители
Например, ако компанията има анализи на пестициди на своите органични суровини и органични изделия, те също трябва да бъдат на разположение за биологична инспекция. Това включва, ако е необходимо, преглед на мерките, предприети за отстраняване на отклоненията.
Запис на жалба
Жалбите на клиентите трябва да бъдат сортирани според датата, на която са получени и причината за жалбата. Също така е важно да документирате предприетите мерки за разрешаване на жалбата.
Ако всички контролни препарати са взети присърце, това не само има положителен ефект върху контролната атмосфера, но по-простото и бързо изпълнение също така в крайна сметка намалява разходите за органичния контрол.