Цикъл на логистична поръчка - Основи на логистиката
Управлението на обществените поръчки в най-голяма степен оперира с такова понятие като „поръчка“. Специфичността на тази концепция се крие във факта, че тя обединява като цяло различните интереси на продавача и купувача и допринася за тяхното прилагане. И, което е типично, основната работа за осигуряване
поръчката се извършва от продавача (доставчик), докато купувачът (потребителят) само генерира поръчки и след получаване на поръчаните стоки осъществява частичен контрол за спазване на изискванията за поръчка.
Процесът на закупуване на материали включва редица логически взаимосвързани видове работа. Разграничават се следните етапи от процеса на възлагане на обществени поръчки
1) изготвяне на заявления;
2) анализ на приложенията;
3) избор на доставчици;
4) подаване на поръчки;
5) контрол върху изпълнението на поръчките;
6) завършване на процеса на придобиване.
Съставяне на заявления. Заявленията за закупуване на материали се изготвят от съответните служители на функционалните подразделения на предприятието. Те съдържат информация за това какви видове и колко материали се нуждаят от компанията, кога трябва да бъдат получени и кой е подал заявлението. Заявките са проектирани така, че очакваните количества материали за получаване да изпреварват действителните изисквания за тях.
Времето между подаване на поръчки и получаване на материали се нарича време за изпълнение. Служителите, отговорни за изготвянето на заявленията, трябва да определят времето за доставка на материалите възможно най-скоро, като вземат предвид възможностите на доставчика и нуждите на потребителя на материалите.
Анализ на приложенията. Заявките за консумация на материали се анализират в службата за обществени поръчки с участието на специалисти от
други единици. Целта на анализа е да осигури минималните разходи за всеки вид материали, чиито специфични потребителски свойства трябва да бъдат използвани при производството на продукти.
Услугата за доставка няма право да заменя материалите, посочени в заявленията. Служителите на отдела трябва да анализират входящите заявления и да предлагат такива опции за закупуване на материали, които могат да доведат до намаляване на цената на поръчките.
Избор на доставчици. При избора на доставчици основните критерии са: надеждност на доставчик, способен да осигури необходимите ресурси с подходящо качество и в точното време, доставка на материални ресурси на възможно най-ниски цени, отдалеченост на доставчика от потребителя, наличност на капацитет на доставчика и т.н.
От списък на доставчици със солидна репутация се избират тези, които предлагат най-изгодните условия по отношение на цената и времето за доставка. Препоръчително е да разпределите големи поръчки между двама или голям брой доставчици, за да проверите конкурентоспособността на основния доставчик и да се предпазите от възможни изненади.
Подаване на поръчки. Придобиването на материали се извършва по различни методи, в зависимост от вида на материалите и компонентите.