Цифрово управление на търгове по-бързо, по-малко; по-разбираемо
Сложният проект често се предшества от продължителен тръжен процес. Колкото по-голям е рекламираният обхват, толкова повече изисквания има, разбира се. Сложната работа започва едва след получаване на офертите: Офертите не само трябва да се сравняват помежду си, но и да отговарят на обявените изисквания. Звучи сложно? То е! Въпреки това трябва да е възможно да се вземе обосновано решение за възлагане.
Базиран на инструменти и систематичен обмен на изисквания подкрепя клиента, наред с други неща. в ...
- ... обменът на сложни описания на услуги и каталози с критерии
(Условия) - ... структурирането на изискванията и повторното използване на услугите
- ... одобрения, управление на варианти и конфигурации
- ... отговорът на каталозите с критерии от оферентите и оценката от
Клиент - ... задължения за предоставяне на доказателства и спазване
Дигитално боравене с тръжни документи
Това, че изискванията и офертите са написани на компютъра, не означава, че не е останало нищо за дигитализиране. Често не става въпрос за дигитализиране на самите документи, а по-скоро за дигитализиране на начина, по който се обработват. Казано направо: Каква полза има разпечатка на Word от 100 страници, която ви се изпраща по пощата? Работата със сигурност няма да бъде улеснена. От наша гледна точка, изпращането по имейл или PDF е по-модерният пощенски маршрут. Само с „истинска“ дигитализация можете да получите тестване, оценка и проследимост с едно натискане на бутон - като общ преглед на съвкупността от изисквания или подробно за много конкретно изискване.
Дигитализацията на тръжните документи разбира се не е самоцел. Оказва изключително положително влияние върху стъпките в тръжния процес.
Илюстрация 1: Тръжен процес
Определяне на изискванията и подготовка на документите за възлагане
Комплексните търгове включват няколко елемента на услуга със свързани услуги и описания на изискванията, както и индивидуални каталози на критериите. Те все още се отнасят до правни изисквания или технически спецификации, като други приложими документи. Появява се сложна мрежа от артефакти за изисквания, които вече не могат лесно да се управляват с продуктите на Office. Модерен инструмент за изисквания като IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next) ви предлага точно функциите за дигитализирано обработване на изискванията, например:
- Създаване на каталози за изисквания за многократна употреба, приложими документи ...
- Проследимост на изискванията (помежду им, но и по отношение на архитектурата, кода и теста)
- Преглед и одобрение на изискванията
- Едновременна обработка и бързо въвеждане на изисквания (базирани на браузър)
Примерът показва фиктивен каталог с изисквания за онлайн портал на търговски офис:
Фигура 2: Каталог на изискванията
Предоставяне на тръжната документация
В съответствие със законодателството за конкуренцията на всички оференти трябва да се предоставя еднаква информация на еднаква основа. В идеалния случай обменът на информация е бърз, лесен и несложен. Това трябва да е така, защото въпреки изискванията за високо качество, естествено има въпроси на кандидатите. Инструментът за изисквания трябва да ви подкрепя тук и да не усложнява и без това сложния процес дори от технически препятствия.
Въпроси за оферент
Стандартизираният формат ReqIF (Requirements Interchange F ormat) е разработен от автомобилната индустрия. Производителите и доставчиците винаги са обменяли изисквания там. ReqIF предлага и стандартизиран работен поток за обмен, т.е. контрол на „играта въпрос-отговор“ в процесите на придобиване. Тръжният процес предлага точно средата, за която е разработен ReqIF: И тук клиентите и потенциалните изпълнители обменят идеи.
Разбира се, ReqIF позволява множество „двупосочни пътувания“: идентификатори, съдържание и структура на изискванията се запазват дори след няколко кръга за коментиране. В допълнение към самите изисквания, файловете, разбира се, могат да се обменят и с помощта на ReqIF (технически по-точно ReqIFZ, Z = ZIP). По този начин файлове като справки или сертификати могат да бъдат прикачени директно към заявка и да бъдат прехвърлени обратно на клиента.
Следващата фигура показва процес на обмен, базиран на ReqIF и поддържан от инструменти:
Фигура 3: Процес на обмен
- Клиент: Експорт на изисквания от IBM ERM DOORS Next като файл ReqIF
- Клиент: Качете файла ReqIF на портала за електронни обществени поръчки
- Участник: Изтеглете и импортирайте ReqIF файла
- Участник: Коментирайте изискванията и експортирайте като ReqIF файл
- Участници в търга: Качете файла ReqIF на портала за електронни обществени поръчки
- Клиент: Изтеглете и импортирайте ReqIF файла.
- Отговаряне/коментиране на въпросите на оферента, коригиране на изискването, ако е необходимо
- Започнете отново с 1 .: Предоставете новата коментирана версия в портала
По-рано се говореше за равни права за оферентите. Това също означава, че не само тези, които купуват лицензи на IBM, имат право да участват. ReqIF е безплатен стандарт и има прост безплатен софтуер (напр. ReqIF Studio).
Фигура 4: ReqIF Studio
Подаване на оферти
Горната процедура, разбира се, може да се използва и за подаване на оферти. Всеки кандидат предлага файл ReqIF.
- ... изискванията от офертата, оценени по отношение на тяхната осъществимост
- ... действителната оферта
- ... проследяемост между оферта и изисквания
Такъв пакет ReqIF улеснява много тестването и оценката, а също така има положително влияние върху проследимостта.
Изследване, оценка и проследимост
Важен правен критерий е проследимостта на решението за възлагане. След като бъдат импортирани окончателните ReqIF файлове на всички оференти, всички свързани с комуникацията данни в инструмента са свързани. Проследяемостта е основно страничен продукт.
В крайна сметка представената процедура позволява на клиента в инструмента ...
- ... проверка на пълнотата и формалната коректност на предложенията на участника с помощта на отчети
- ... систематична оценка на ефективността и претегляне
- ... просто сравнение на няколко оференти
Старт на проекта
Поръчката е възложена и проектът започва. Тръжните документи служат като централен компонент, тъй като съдържат най-важните изисквания. Според V-модела те могат да бъдат усъвършенствани и преобразувани в архитектура. В същото време те служат като критерии за приемане за интеграция и тестове за приемане.
В допълнение към IBM Управление на инженерните изисквания (DOORS Next), платформата за управление на жизнения цикъл на IBM предлага най-важните инструменти в подкрепа на процеса на системно инженерство:
- Интерактивно ръководство през процеса на разработване
- Последователно покритие на всички системни инженерни дисциплини: управление на изискванията и архитектурата, управление на тестове и управление на изходния код, управление на конфигурацията
- Agile платформа за управление на проекти и сътрудничество
Предимствата, обобщени с един поглед:
- Последователен и разбираем обмен на изисквания, дори за "двупосочни пътувания"
- Значително намаляване на времето, усилията и разходите за запитващите и оферентите
- Повторна употреба на спецификациите в проекта за изпълнение
Можете също да прочетете нашия блог за това: Системно инженерство: Без инструменти става скъпо