Архивирайте сканиране как цифровизират архивни документи
Електронният превод на исторически документи и формирането на бази данни на базата на архивни описи е един от най-трудните видове дигитализация, изискващ специално оборудване, технологии и внимателно внимание към оригиналите на документите.
Както във всички други клонове на държавната и търговска дейност, дигитализацията на фондове в държавните и общинските архиви служи за решаване на няколко проблема едновременно: подреждане на нещата в счетоводството на запасите, опростяване на търсенето на документи, намаляване на натоварването на служителите и времето при обработката потребителски заявки, запазващи стари оригинали, за предоставяне на архивни услуги в електронна форма, включително платени услуги.
Работата по прехвърлянето на архивни фондове в електронна форма започва в началото на хилядолетието. Оттогава стотици хиляди исторически документи и описи са цифровизирани в руските архиви. Но все пак това е само малка част от Архивния фонд на Руската федерация.
Два подхода
Много институции използват цифровизацията за еднократни, тесни задачи. По аналогия с внедряването на разнообразни софтуерни продукти за всяка малка задача, такава дигитализация се нарича „пачуърк“. Например, във връзка с годишнината на лице, значимо за темата на Руската федерация, се очаква увеличаване на интереса на изследователите към архивни документи. Архивът получава финансиране, сканира тези средства и превежда съответните инвентаризации във формат база данни 2-3.
Този път е несистематичен подход, който ви позволява да отчитате извършената работа за кратък период от време, но по никакъв начин не засяга общата ефективност на архива, тъй като общият обем документи, преведени в електронна форма, е част от процента от средствата на институциите. Много архиви минават по този път единствено поради липса на финансиране. Но мнозинството все още разбира, че е необходима дългосрочна, планирана работа.
Например, във връзка с годишнината на значима личност за темата на Руската федерация, се очаква увеличаване на интереса на изследователите към архивни документи. Архивът получава финансиране, сканира тези средства и превежда съответните инвентаризации във формат база данни 2-3.
Приоритет в него се дава на електронната версия на целия научен и справочен апарат. Този път ви позволява да преминете към пълноценно автоматизирано счетоводно отчитане на фондове, включително създаването на единни информационни системи за регионалните архиви.
Освен това има възможност за лесно и удобно търсене по фондове, което улеснява вътрешните дейности и ви позволява да преминете към предоставяне на архивни услуги в електронна форма.
Документите се сканират в текущия режим при получаване на заявки от потребители. За това архивът се нуждае от поне един професионален скенер. Но за цифровизацията на големи масиви, описи, както и особено ценни документи, все още участват експерти от организации, специализирани в сканиране и ретро конверсия.
Специфика на дигитализирането на архивни документи
Сега нека разгледаме по-подробно някои от характеристиките на сканирането и индексирането на архивни документи и описи. За разлика, например, на публикуваните книги, в архивите почти всеки документ е уникален. Огромна отговорност е на оператора за сканиране, който трябва да види специалното състояние на документа (разрушаване, повреда, оставяне на текста в гръбначния стълб, специални шевове и т.н.) и бързо да настрои оборудването или да изпрати документа за възстановяване.