Анализ на заинтересованите страни в 3 стъпки - Идентифициране и оценка на групи по интереси 23 от Sonia Mos -

Sonia Mos - Жена в продукт

16 септември 2019 г. 12 минути четене

Както вече беше споменато в първата част от поредицата за управление на заинтересованите страни, темата е важна област за собствениците на продукти.За съжаление, малко организации на производители се занимават с управлението на заинтересованите страни и не правят подходящ анализ на заинтересованите страни преди началото на проекта. С това ще ви покажа защо това е важно и как работи - като се започне от идентифицирането на всички заинтересовани страни до тяхната оценка и анализ.

Различни шаблони или методи са подходящи за анализ на заинтересованите страни - но улеснете себе си и използвайте това, с което се разбирате най-добре. Можете да създавате мрежови графики, таблици, матрици или различни модели. Картата за анализ на горните заинтересовани страни или портфолиото на заинтересованите страни (вж. По-долу) се оказа добър метод, който използвах - тя съдържа много важна информация и с удоволствие я разработвам.

Можете да разделите анализа на заинтересованите страни на три стъпки:

Идентифицирайте заинтересованите страни: Кои всъщност са моите заинтересовани страни? За целта можем първо да направим мозъчна атака, да си направим бележки и да създадем списък на всички заинтересовани страни с имена, техните функции и свързани компании.
Категоризирайте и оценете заинтересованите страни: Можете да класифицирате различните заинтересовани страни според тяхното отношение към проекта (положително, неутрално или отрицателно), сила или влияние върху вашия проект или други хора (силни или слаби, независимо дали в положителен или отрицателен смисъл), техните индивидуални интереси и болка и печалби списък и скорост.
Покажете взаимоотношения и конфликти между заинтересованите страни: Разберете връзките между заинтересованите страни, т.е. кой е свързан с кого и как са свързани с вас - пряко или косвено. Как заинтересованите страни си влияят взаимно и какви конфликти могат да възникнат между техните интереси?

Целите на анализа на заинтересованите страни трябва да са ясни за всеки собственик на продукта. Те могат да бъдат обобщени в няколко точки. Намерението зад него е:

за да идентифицираме кой се интересува от нашия проект и защо,
разкрийте правилния достъп до заинтересованите страни,
Проследете опонентите, които могат да саботират нашия проект,
Намиране на адвокати, които могат да подобрят нашия проект,
Разпознайте конфликтите по-рано и им противодействайте.

Тази работа е подобна на детективска работа. Готино нали? Продължи!

Можете да намерите заинтересованите страни, които имат отношение към вашия проект, почти навсякъде. В зависимост от продукта и бизнес модела на дадена компания (независимо дали е вътрешен продукт, B2C потребител или B2B SAAS) имате понякога повече, понякога по-малко различни групи по интереси и среди, които трябва да идентифицирате и да наблюдавате.

На първо място, можете да потърсите подобни проекти от миналото във вашата компания и да попитате кой е участвал. Можете да използвате фирмената организационна диаграма, за да идентифицирате вътрешните заинтересовани страни. Социалните медии също са добър начин за намиране на потенциални групи по интереси. Затова потърсете там вашата компания и колеги и с кого са свързани. Съществува и възможността да разделите развитието на вашия проект на груби фази и след това да помислите кой би могъл да участва в коя фаза.

Някои заинтересовани страни стават ясни за вас непосредствено преди началото на проекта, но много остават „скрити“ още малко и ще можете да ги идентифицирате само в хода на проекта. Тези примерни въпроси ще ви помогнат:

Кои са крайните потребители на продукта и кой трябва да плати за продукта?
Кои участници участват активно в проекта (не само от моя отдел/компания)?
Кой участва в управленска, стратегическа или консултативна роля?
Кой взема решенията?
Кой може да се възползва от резултата от проекта или да бъде в неравностойно положение от него и кой се интересува от хода на проекта?
Кой може да бъде против проекта, да има притеснения или нещо, което да загуби заради него и евентуално да застраши успеха на вашия проект?
Кой финансира проекта?
Чия подкрепа ми е необходима, за да направя проекта успешен?
Кой определя рамката на проекта?
Кои закони или изисквания трябва да се спазват?

Със сигурност ще мислите за много хора или групи хора. Запишете ги всички - само в следващата стъпка можете да решите дали всички те са подходящи или трябва да съкратите списъка си.

След като създадохме списък с нашите заинтересовани страни, искаме да направим първоначална груба категоризация, за да получим преглед на всички страни. Едва тогава стигаме до оценката на заинтересованите страни и се опитваме да разберем техните интереси. Тогава можем да решим кой може да бъде от значение за нас и проекта.

Категории и критерии за оценка - процедурата

2.1. Груба категоризация на заинтересованите страни
Както бе споменато по-горе, първата стъпка е категоризирането. За да направите това, можете да разделите изброените хора на групата на вътрешни (от вашата компания) и външни (извън вашата компания) заинтересовани страни и/или според принадлежността им към отдели, компании или организации и да ги маркирате.

2.2. Оценявайте според силата и отношението към проекта
След това ги оценете според тяхната сила или влияние върху вашия проект и други заинтересовани страни, както и отношението им към проекта. Дори малка възможност и анализ на риска не могат да навредят - т.е. какво може да направи човек, който е против вашия проект, в най-лошия случай и какви могат да бъдат последствията? И обратно за другата страна.

2.3. Разберете интереси
Само когато сте завършили оценката от стъпка 2.2. можете да започнете, като откриете индивидуалните интереси и цели на отделните заинтересовани страни и техните болки и печалби. Бъдете активни и говорете с другите за вашия проект и заинтересованите страни, за да научите колкото се може повече за тях. Четете между редовете и си правете бележки за всичко, което забележите.

Вътрешен срещу външни заинтересовани страни и техните принадлежности

Можете да разделите всички заинтересовани страни от вашия предварително създаден списък на тези, които принадлежат на вашата компания, и тези, които са извън вашата компания. За класификацията е достатъчна проста таблица.

С помощта на лесна за създаване и ясна мисловна карта можете да категоризирате всички заинтересовани страни според тяхната принадлежност към отдели, компании или организации. Разделянето според ролите в проекта (напр. Потребител, купувач, оператор) също може да има смисъл.

Отношение на заинтересованите страни към проекта

Заинтересованите страни могат да имат отношение към проекта по различни начини. Това може да бъде свързано със съответните интереси или отношения. Можете да подразделите настройката на три категории:

Позитивно отношение: Или сте добри приятели, или хората с това отношение се надяват на добър резултат от вашия проект, от който те определено ще се възползват пряко или косвено. Тези хора могат да подкрепят вашия проект.
Неутрално отношение: Както подсказва името, тези хора не се интересуват от вашия проект. Нито са много заинтересовани, нито ще се възползват от това. Проектът също няма да им навреди, затова се дистанцират от него.
Отрицателност: Хората с негативно отношение вероятно ще претърпят недостатъци от вашия проект, ще трябва да жертват ресурси, да не стоят зад идеята или просто да не ви харесват:-).

Можете да оцените настройката от 1–3 или 1–5. Или оставате с позитивно, неутрално и негативно отношение или добавяте междинни стъпки, като например Б. леко положителни и леко отрицателни.

Влияние на заинтересованите страни върху проекта или силата

Тук можете да видите какво влияние могат да окажат заинтересованите страни върху вашия проект. Можете ли да упражнявате властта сами, да прилагате собствените си идеи и желания безкомпромисно, да вземате финансови, политически или технически решения или да влияете на други важни хора? Това може да бъде както положително, така и отрицателно. Някои от заинтересованите страни може да познават други важни и силни хора?

Подобно на настройката, можете да се придържате към силни и слаби, когато оценявате влиянието, или можете да направите общо пет стъпки, за да стигнете до общия знаменател:

много силно влияние,
силно влияние,
средно влияние,
слабо влияние,
никакво влияние.

Могат ли заинтересованите страни също да окажат положително влияние върху вашия проект? Ако да как? За съжаление мощни хора, които също имат негативно отношение към проекта, могат безмилостно да го саботират.

Разберете интереси, нужди и болки и печалби

Ще ви отнеме известно време, за да разберете индивидуалните интереси на заинтересованите страни. Затова наблюдавайте всички много внимателно, напр. Б. по време на семинари или интервюта. Вашата цел е да определите:

Интереси на заинтересованите страни и персони
Всяка заинтересована страна има различен интерес, свързан с вашия проект. Те често могат да бъдат противоречиви. Можете да разделите интересите на известни и приети интереси.

Като пример за различните интереси:

Акционерите или инвеститорите искат да постигнат висока възвръщаемост на инвестициите (възвръщаемост на инвестициите), да изградят проспериращ бизнес и бързо да се увеличат.
Клиентите обикновено искат добро съотношение цена-качество, отлично качество на продукта и добро обслужване на клиентите.
Крайните потребители искат интуитивен и красив продукт, който да им помогне да решат проблем.
Мениджърите може да искат финансови стимули, сигурна работа или висок статус, а служителите получават работа, която им харесва и признание за тяхното представяне.
Доставчиците искат надежден партньор, който да им предоставя редовни поръчки и да им плаща справедливо.
Държавата би искала да получава данъци и такси, настоява за спазване на законовите изисквания и се надява да създаде работни места.
Това, което също е важно и не трябва да се подценява, е какви интереси имате и от какво се нуждаете от заинтересованите страни? Контакти? Поддържа? ресурси?

Разбира се, това са доста повърхностни и общи интереси. Трябва да поразровите малко и да разберете по-подробна информация за това.

Следователно за най-важните заинтересовани страни, като вашите потребители и клиенти, трябва да инвестирате повече време и да ги наблюдавате в естествената им среда на използване, да им съпреживявате, да действате категорично и да провеждате проучвания, за да разберете техните нужди и реалните изисквания към продукта, който трябва да бъде разработен.

Не е важно КАКВО интересува заинтересованите страни и КАКВО се надяват от вашия продукт, но ЗАЩО. След това можете да използвате тази информация, за да създадете потребителски/клиентски персони за визуализация, които включват интересите, нуждите, целите или мотивацията на заинтересованите страни.

Семинари
Семинарите, които организираме за нашите най-важни заинтересовани страни, служат като източник на информация за нас. Те могат да бъдат проведени под формата на начална среща в началото на проекта, в която говорим за важността на проекта и неговите процеси, цели, рискове и желания. Този тип уъркшоп ни помага да идентифицираме фокус групи, т.е. Групи участници с еднакви интереси.

Интервюта
Можете да интервюирате заинтересовани страни, които не желаят да участват в групови семинари или които не искат да говорят открито за своите мнения в по-голяма група. Това може да стане по телефона, писмено под формата на въпросници и лично, което по-скоро бих препоръчал.

Таблица на платното за предложение за стойност и болка
Болките и печалбите на заинтересованите страни, т.е. какво им причинява проблеми с този проект и какво могат да спечелят, ако проектът е успешен, можем да съставим и визуализираме с помощта на платното за стойностно предложение или таблицата на веригата на болката.

В допълнение към критериите за оценка, споменати по-горе, можете също да пишете бележки за най-важните заинтересовани страни по отношение на техните ценности, черти на характера или мироглед.

Грешки в оценката на заинтересованите страни - 8 съвета

Не всяка преценка, която правим, се основава на факти. За жалост. Всеки има определени предразсъдъци, които могат да имат силно положително или отрицателно влияние върху и да фалшифицират оценката на дадено лице. Следователно, когато извършвате анализ на заинтересованите страни, трябва да вземете присърце следните съвети:

Фокусирайте се върху хората с най-голямо влияние и най-силни нагласи, независимо дали са положителни или отрицателни, и признайте възможните възможности и рискове - това са вашите ключови заинтересовани страни. Те са най-важни за вас.

Не само самите заинтересовани страни и тяхната оценка според властта, отношението или интересите са изключително важни за нас, тъй като ще научим какво се очаква от проекта или от нас като собственик на продукта. Информацията за взаимоотношенията един с друг и със себе си също е от съществено значение. В края на краищата искаме да намерим правилния достъп до съответните заинтересовани страни.

Защо? Трябва да мислим и да действаме стратегически, за да получим достъп до информацията, която ще ускори развитието на нашия продукт и напредъка на проекта. Ако знаете какво ви е необходимо за успеха на вашия проект, можете да разберете кой от вашите заинтересовани страни може да ви помогне и да имате добра връзка с по-влиятелните, с които биха могли да установят контакт.

Говорете открито за неща, които ви водят напред, попитайте директно дали някой знае това и това. Мрежата е ключовата дума тук! Ще пиша повече за ангажирането на заинтересованите страни и поддържането на контакти в част 3/3 от управлението на заинтересованите страни.

Идентифицирайте конфликти между групи по интереси

След като сте наясно с целите и интересите на заинтересованите страни, можете да идентифицирате потенциални конфликти между тях.

Конфликти могат да възникнат поради противоречиви интереси на няколко заинтересовани страни и да окажат влияние върху нашия проект. Като прост пример: крайният клиент иска да получи високо качество на ниски цени, а производителят иска да използва по-високи цени, за да генерира повече доходи и да плаща справедливо на служителите си. Или по смисъла на банките, които ни дадоха капитал за бизнес идея, е съкращаване на работни места и генериране на същия оборот и по този начин повече печалба с по-малко служители. Това е разбираемо, но от друга страна не трябва да се забравят интересите на служителите и обществото.

Ефекти върху проекта - потенциали и рискове

В допълнение към силата и отношението към нашия проект, трябва да ни е ясно кои потенциали или рискове могат да бъдат скрити поради нашите заинтересовани страни. Големите рискове или възможности могат да окажат огромно влияние върху нашия проект. Следните въпроси ще ви помогнат да ги идентифицирате:

Кое точно поведение или действия на нашите заинтересовани страни могат да навредят или да подкрепят нашия проект?
Какви щети могат да причинят рисковете?
Могат ли заинтересованите страни да ни отворят врати за други важни хора, нови пазари, клиенти или инвеститори?
Къде могат да възникнат конфликти?
Могат ли заинтересованите страни да използват своята мрежа и да популяризират вътрешно нашия продукт, за да намерят допълнителни поддръжници?

Използвайте разумно възможностите, но и контактите на вашите контакти и по този начин минимизирайте рисковете, които могат да възникнат от негативно настроените, но мощни заинтересовани страни.

Мисля, че най-късно до тогава осъзнахте колко важен е анализът на заинтересованите страни за вашия проект, нали? Но за да започнете с действителния анализ или оценка на заинтересованите страни, трябва да знаете кои са вашите заинтересовани страни.

След следващите стъпки, в които ги категоризираме, оценяваме ги по много критерии и установяваме кои конфликти могат да съществуват между различните интереси на заинтересованите страни и кои заинтересовани страни имат контакти с други хора, които са важни за нас, ни става ясно коя от групите по интереси за нас са наистина важни.

Сега идва друга интересна част в следващия пост: ангажиране на заинтересованите страни, което включва избор на най-подходящата стратегия за съответната заинтересована страна и прилагане на мерките за поддържане на контакти.